档案局管理制度

档案局管理制度一、总则（一）目的为加强档案局的规范化管理，提高档案管理工作的质量和效率，确保档案的完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员，以及本局所管理的各类档案资料。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映历史事实。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，实现档案管理的规范化、标准化。4.安全保密原则：切实保障档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：以服务为宗旨，优化档案管理流程，提高档案利用效率，满足社会各界对档案信息的需求。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设置档案局设立综合档案室，负责集中统一管理本局各类档案。综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责本局各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导本局各部门的档案工作，监督检查档案管理制度的执行情况。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全局人员的档案意识和业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。6.做好档案的安全保密工作，确保档案信息的安全。7.完成上级交办的其他档案管理工作任务。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻国家有关档案管理的法律法规和方针政策，熟悉档案管理业务。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、质量合格。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全与完整，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。5.积极开展档案利用工作，热情接待查阅档案的人员，按照规定提供档案信息，做好利用登记和效果反馈工作。6.负责档案信息化管理工作，录入档案数据，建立档案数据库，维护档案管理系统的正常运行。7.做好档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供依据。8.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案信息。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.本局在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。3.本局与其他单位签订的合同、协议、纪要等文件材料。4.本局召开的重要会议、活动形成的文件、记录、纪要等。5.本局人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉档案等。6.本局下属单位报送的各类文件、报表、总结等材料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的档案材料要进行初步整理，按照类别、年度等进行分类，剔除重复、无用的材料。4.各部门应定期将收集的档案材料移交至综合档案室，交接时要办理交接手续，填写交接清单。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录、卷内文件目录等。2.科技档案整理：按照项目、专业等进行分类，建立项目档案卷，编制项目档案目录、卷内文件目录等。3.会计档案整理：按照会计年度、类别等进行分类，装订成册，编制会计档案目录等。4.声像档案整理：按照载体、内容等进行分类编目，注明拍摄时间、地点、人物等信息。5.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度等进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录等。四、档案的归档与保管（一）档案归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核合格的档案进行装订、编目等处理，编制档案检索工具。3.将档案装入档案盒，填写档案盒封面、脊背等信息，按照分类顺序上架排列。4.建立档案台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。（二）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）档案保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。6.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本局实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判定档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）档案鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案的内容和价值。3.根据鉴定结果，提出档案存毁意见，填写档案鉴定表。4.档案鉴定表经档案管理部门负责人审核后，报本局主管领导审批。（三）档案销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门负责组织实施。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁档案应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，由监销人员签字确认。六、档案的利用与统计（一）档案利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和本局档案管理制度提供档案利用服务。2.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高服务效率，方便利用者查阅档案。3.安全保密原则：在提供档案利用服务过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）档案利用方式1.查阅利用：利用者可到综合档案室查阅纸质档案，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，做好查阅登记。2.借阅利用：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续，借阅期限一般不超过[具体期限]，借阅人员应妥善保管档案，按时归还。3.复制利用：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经批准后由档案管理人员按照规定进行复制，复制件应加盖档案局印章。（三）档案利用登记与统计1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅、复制档案的情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，填写档案利用统计报表，及时掌握档案利用动态，为档案管理决策提供依据。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案管理工作效率和质量，方便档案的收集、整理、存储、检索、利用等。3.加强档案信息资源的整合与共享，为社会提供更加便捷的档案信息服务。（二）档案信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、存储、检索、统计、借阅管理、安全保密等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时准确地录入档案数据，确保档案信息的完整性和准确性。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保障系统的正常运行。4.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，防止档案信息泄露和被篡改。（三）电子档案管理1.电子档案应与