部门档案制度

部门档案制度一、总则（一）目的为加强本部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门各科室及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：部门档案由专门的档案管理人员集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本部门档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本部门各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等，方便档案查阅利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.组织开展档案业务培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各科室职责1.负责本科室档案的收集、整理、移交工作，确保档案的完整准确。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理，并配合档案管理部门做好相关工作。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本科室档案的形成、积累和保管。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、鉴定、保管、利用等。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全保密。4.积极主动为各科室和员工提供档案查阅利用服务，及时反馈档案利用情况。5.定期对档案管理工作进行总结分析，提出改进措施和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、通知、指示等。2.本部门制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本部门召开的重要会议文件、记录、纪要等。4.本部门开展业务工作形成的文件、合同、协议、项目资料、技术资料、业务档案等。5.本部门员工的人事档案、培训档案、考核档案等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应及时将本科室形成的档案材料收集齐全，整理规范，并在规定时间内移交档案管理部门。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般分为文书档案、业务档案、人事档案等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，目录应打印成册或电子存储。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本部门一般工作活动，在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映本部门一般性工作活动，在较短时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全。2.库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）档案的数字化随着信息技术的发展，逐步推进档案的数字化工作。将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的在线查阅和利用。数字化档案应与纸质档案同步管理，确保其一致性和完整性。五、档案的利用（一）利用范围1.本部门员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本部门档案，须经本部门负责人批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案，须按照有关法律法规办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、档案名称、查阅内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提等原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各科室负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值和保管期限等进行鉴定。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值和保存必要性。3.效益评估法：从档案的利用效益、社会价值等方面进行评估，确定其是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁清册经部门负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，