村档案保管制度

村档案保管制度一、总则（一）目的为加强本村档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在本村各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村各类档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁及查阅利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本村档案由村档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁或转移档案。2.真实性原则：档案内容必须真实反映本村各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集本村在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及本村机密、敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置设立专门的村档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全适宜。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集本村各部门在工作中形成的各类文件材料，定期督促各部门及时移交应归档的文件。按照档案整理规范，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.档案保管妥善保管本村档案，做好档案的日常维护工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施解决。严格执行档案库房管理制度，保持库房清洁卫生，控制库房温度、湿度，防止档案受损。3.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案提出销毁意见。按照规定程序，组织实施档案销毁工作，确保销毁过程合规、档案信息彻底消除。4.档案查阅利用建立档案查阅利用登记制度，对查阅档案的人员、目的、时间、内容等进行详细记录。根据档案查阅利用规定，为查阅人员提供必要的服务，确保档案查阅利用工作有序进行。5.档案统计与信息化管理做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、保管期限等信息，为档案管理决策提供依据。积极推进档案信息化建设，逐步实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：村党组织建设、党员管理、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：村行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度等文件。3.经济发展类：本村经济规划、产业发展、财务收支、土地承包等相关文件。4.社会事务类：民政、社保、教育、卫生、文化等社会事务管理工作中产生的文件。5.农业农村工作类：农业生产、农村基础设施建设、农村环境整治等方面的文件。6.其他类：上级部门下发的与本村工作相关的文件、本村对外签订的合同协议、重要活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地移交档案室。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格符合要求，破损或褪色的文件应进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、农业农村工作等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：对每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等项目，目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询利用。4.装订：对纸张规格不一致或破损的文件进行修整，按照一定顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。2.严格控制库房温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。可配备温湿度调节设备，确保库房环境符合要求。3.库房应安装防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，如火灾自动报警系统、防盗门窗、防虫药品、防潮剂、挡鼠板等，确保档案安全。4.档案架应排列整齐，标识清晰，便于档案的存放和查找。档案应按照类别、年度、保管期限等顺序依次上架存放，不得随意堆放。（二）档案装具管理1.选用符合档案保管要求的档案柜、档案盒等装具，档案柜应坚固耐用，档案盒应规格统一、质量良好。2.对档案装具进行定期检查和维护，发现损坏及时修复或更换，确保装具能够正常使用。3.在档案装具上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本村主要职能活动和历史面貌的，对本村发展具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如本村重大决策、重要会议记录、重要人事任免、土地房产凭证等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年和10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是在一定时期内对本村工作有查考利用价值的文件材料，如年度工作计划与总结、重要项目文件、财务报表等。保管期限为10年的档案：在较短时间内对本村工作有参考价值的文件材料，如一般性会议记录、短期统计报表等。（四）档案定期检查1.建立档案定期检查制度，每年至少对档案进行一次全面检查。检查内容包括档案的保管状况、装具情况、库房环境等。2.检查过程中发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理；发现装具损坏或库房设施故障，应及时维修或更换。3.对检查情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等，形成检查报告存档。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村档案室负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。对反映本村重要历史事件、重大决策、核心业务等具有重要参考价值的档案，应予以重点保留；对已失去查考利用价值的档案，可考虑销毁。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本村实际情况，确定档案的保管期限。对于保管期限已满的档案，应进行鉴定，判断是否仍需继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.将《档案销毁清册》报村领导审批，经批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程中，应确保档案信息彻底消除，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。六、档案的查阅利用（一）查阅范围本村村民、工作人员以及因工作需要查阅本村档案的外部单位或个人，均可按照规定查阅相关档案。（二）查阅手续1.本村村民查阅档案，需持本人有效身份证件，填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称等信息，经档案室工作人员核实身份后，方可查阅。2.本村工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅申请表应注明查阅目的、档案名称、查阅时间等内容。3.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅登记表》，经村领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案安全。（三）查阅要求1.查阅人员应严格遵守档案查阅利用规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。复印或摘录的档案材料应与原件核对无误，并注明出处。3.查阅档案应在档案室指定