档案室自查制度

档案室自查制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本自查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案室管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案室管理工作合法合规。2.全面自查原则：对档案室的各个环节进行全面、细致的检查，不留死角。3.及时整改原则：对自查中发现的问题，及时制定整改措施，限期整改到位。4.持续改进原则：通过自查不断完善档案室管理制度和工作流程，提高管理水平。二、自查内容与标准（一）档案管理制度1.制度建设是否建立健全档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等各项管理制度，并以正式文件发布。各项制度是否符合国家法律法规和行业标准要求，是否涵盖档案室管理的各个环节。2.制度执行档案管理人员是否熟悉并严格执行各项档案管理制度。对违反档案管理制度的行为是否有相应的处罚措施。（二）档案收集1.收集范围是否明确各类档案的收集范围，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。收集范围是否涵盖公司各项业务活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.收集及时性各部门是否及时将应归档的文件材料移交档案室，有无积压、拖延现象。档案室是否定期对各部门档案收集情况进行检查和督促。（三）档案整理1.分类标准是否按照国家或行业通用的分类标准对档案进行分类，如年度机构保管期限分类法等。分类是否科学合理，便于查找和管理。2.整理质量档案整理是否符合规范要求，包括文件材料的装订、编目、编号、装盒等。整理后的档案是否排列有序，标识清晰。（四）档案保管1.保管条件档案室是否具备适宜的保管环境，如温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备是否齐全且运行正常。档案库房是否清洁卫生，通风良好。2.档案装具档案装具是否符合标准要求，如档案盒、档案架的规格是否统一，质量是否合格。档案装具是否摆放整齐，便于档案的存放和查找。3.档案存储档案是否按照分类和编号顺序存放，不同门类、不同保管期限的档案是否分开存放。电子档案是否进行安全存储，备份是否及时、有效。（五）档案鉴定1.鉴定组织是否成立档案鉴定工作小组，明确鉴定人员的职责和分工。鉴定工作小组是否具备相应的专业知识和业务能力。2.鉴定标准是否制定科学合理的档案鉴定标准，包括档案的保存价值、保管期限等。鉴定标准是否符合国家法律法规和行业标准要求。3.鉴定程序档案鉴定工作是否按照规定的程序进行，包括初步鉴定、复查鉴定等。鉴定过程中是否形成详细的鉴定记录。（六）档案销毁1.销毁审批档案销毁是否履行严格的审批手续，经公司领导批准后方可实施。审批文件是否齐全，留存是否规范。2.销毁程序档案销毁是否按照规定的程序进行，包括造册登记、监销等。销毁过程中是否确保档案信息的安全，防止失泄密事件发生。3.销毁记录档案销毁是否形成详细的记录，包括销毁时间、地点、内容、数量等。销毁记录是否妥善保存。（七）档案利用1.利用制度是否建立档案利用制度，明确利用范围、利用方式、利用手续等。利用制度是否符合国家法律法规和公司保密规定。2.利用手续档案利用者是否按照规定办理利用手续，填写利用登记表。档案管理人员是否对利用情况进行详细登记。3.利用效果跟踪是否对档案利用效果进行跟踪，了解利用者对档案信息的反馈意见。根据利用效果跟踪情况，是否及时调整档案管理工作。（八）档案信息化建设1.系统建设是否建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。档案信息化管理系统是否具备安全性、稳定性和易用性。2.数据录入档案数字化录入是否准确无误，与纸质档案内容是否一致。录入进度是否与档案整理进度相匹配。3.信息安全档案信息化管理系统是否采取有效的安全防护措施，防止数据泄露、丢失、篡改等情况发生。是否定期对档案信息化管理系统进行安全检查和维护。三、自查组织与实施（一）自查组织1.成立档案室自查工作领导小组，由公司分管领导担任组长，档案室负责人担任副组长，各部门相关人员为成员。2.自查工作领导小组负责制定自查方案，组织实施自查工作，协调解决自查过程中出现的问题。（二）自查实施1.自查工作每年至少开展一次，可根据实际情况分阶段进行。2.自查人员应按照自查内容与标准，对档案室管理工作进行全面、细致的检查，并填写自查记录表。3.自查过程中，如发现问题应及时记录，并分析原因，提出整改建议。四、整改措施与跟踪（一）整改措施1.针对自查中发现的问题，档案室应制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。2.整改措施应具有可操作性，能够有效解决问题，提高档案室管理水平。（二）整改跟踪1.自查工作领导小组应定期对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按计划推进。2.整改责任人应及时向自查工作领导小组汇报整改进展情况，对整改过程中遇到困难和问题应及时提出，以便协调解决。3.对未按时完成整改任务的责任人，应进行督促和问责。五、自查结果报告与公示（一）结果报告1.自查工作结束后，档案室应撰写自查报告，总结自查工作开展情况、发现的问题及整改措施等。2.自查报告应经档案室负责人审核后，报公司分管领导审批。（二）结果公示1.自查报告经公司分管领导审批后，应在公司内部进行公示，接受