大学档案利用制度

大学档案利用制度一、总则（一）目的为了加强大学档案的管理与利用，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门以及全体师生员工在档案利用方面的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和档案管理的相关规定，确保档案利用活动合法合规。2.服务为本原则以服务教学、科研、管理等工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，切实保障档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案利用范围（一）教学档案利用1.教师利用教学档案进行教学研究、课程设计、教学方法改进等工作。2.学生利用学籍档案、成绩档案等了解自己的学习情况，办理休学、复学、转学、毕业等手续。（二）科研档案利用1.科研人员利用科研项目档案、学术成果档案等进行项目申报、成果鉴定、学术交流等活动。2.学校管理部门利用科研档案对科研工作进行统计、评估和决策参考。（三）行政管理档案利用1.学校各部门利用行政管理档案进行工作查考、政策制定、工作流程优化等。2.对外单位因工作需要，经学校批准后可查阅相关行政管理档案。（四）人事档案利用1.教职工利用人事档案了解个人人事信息，办理职称评定、工资调整、岗位变动等手续。2.学校人事管理部门利用人事档案进行人员考核、选拔任用、人才培养等工作。三、档案利用流程（一）提出利用申请1.校内利用者教师、学生、管理人员等因工作或学习需要利用档案的，应填写《大学档案利用申请表》，注明利用档案的名称、用途、利用时间等信息。将申请表提交至所在学院或部门审核，学院或部门负责人签署意见后，报送学校档案管理部门。2.校外利用者外单位因工作需要查阅本校档案的，应提前向学校档案管理部门提交书面申请，说明查阅档案的目的、内容、范围等。申请单位需加盖公章，并注明联系人及联系方式。（二）审核与批准1.学校档案管理部门收到利用申请后，对申请内容进行审核。审核申请利用档案的必要性和合理性，确保符合档案利用范围。核实利用者身份及申请用途的真实性。2.对于校内利用申请，经审核符合要求的，档案管理部门负责人签署批准意见；对于校外利用申请，需报学校分管领导审批，批准后方可办理查阅手续。（三）查阅与利用1.校内利用者凭批准后的申请表到档案管理部门查阅档案。档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并协助利用者查找所需信息。利用者应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。2.校外利用者经批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅档案。查阅过程中，利用者应严格遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复制档案，应按照学校相关规定办理审批手续，并支付相应的复制费用。（四）归还与注销1.利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还档案进行检查，确保档案完整无损。2.档案管理部门在利用申请记录中注明档案归还情况，并注销利用申请。四、档案利用的限制与保密规定（一）限制利用情况1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，按照国家有关保密规定限制利用。2.正在形成过程中的档案，未经档案形成部门和档案管理部门同意，不得提前查阅利用。3.对档案的利用可能影响学校正常工作秩序或造成不良影响的，档案管理部门有权限制利用。（二）保密规定1.档案管理人员应对档案利用过程中的信息严格保密，不得向无关人员泄露档案内容。2.利用者在查阅档案过程中，应遵守保密承诺，不得擅自传播档案信息。对于涉及保密内容的档案，利用者如需摘录、引用，应经档案管理部门审核同意。3.档案管理部门应采取必要的技术措施和管理措施，保障档案信息的安全保密，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。五、档案利用的监督与检查（一）内部监督1.学校档案管理部门定期对档案利用情况进行自查，检查利用申请的审批流程是否规范、档案利用是否符合规定范围和程序、档案归还是否及时完整等。2.对自查中发现的问题及时进行整改，并将整改情况记录在案。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的业务指导和监督检查，积极配合上级部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受学校内部审计、纪检监察等部门的监督，对档案利用过程中的违规行为依法依规进行处理。六、档案利用的信息化管理（一）档案信息系统建设1.建立完善的大学档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.将各类档案按照一定的分类标准进行数字化录入，建立档案数据库，方便利用者通过网络查询和利用档案信息。（二）信息化利用流程1.利用者可通过学校档案信息管理系统提交档案利用申请，填写相关信息并上传必要的证明材料。2.档案管理部门在系统中对申请进行审核，审核结果通过系统反馈给利用者。3.利用者在系统中预约查阅档案的时间和地点，按照预约信息到档案管理部门查阅数字化档案。如需复制档案，可在系统中提交申请，经审核后在线支付复制费用，档案管理部门通过系统提供电子或纸质复制件。（三）信息安全保障1.加强档案信息系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止档案信息被非法入侵和篡改。2.定期对档案信息系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行和数据的安全可靠。3.对档案信息系统的操作权限进行严格管理，不同人员根据工作需要授予相应的操作权限，防止信息泄露。七、档案利用的收费管理（一）收费标准1.本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要利用档案的，原则上不收取费用。2.校外单位查阅本校档案，按照国家有关规定和学校实际情况收取一定的查阅费用，收费标准如下：查阅一般档案，每卷次[X]元。查阅特殊档案（如涉及机密、珍贵档案等），每卷次[X]元。复制档案的收费标准：纸质档案复制，A4纸每页[X]元；电子档案复制，根据存储介质和复制量收取相应费用。（二）收费方式1.校外利用者在办理查阅手续时，按照收费标准向学校财务部门缴纳查阅费用，财务部门出具收费凭证。2.档案管理部门凭收费凭证为利用者提供档案查阅服务。（三）费用管理与用途1.档案利用收费纳入学校财务统一管理，专款专用。2.收费主要用于档案管理工作的日常开支，包括档案整理、数字化加工、保管保护、设备购置等