企业档案鉴定制度

企业档案鉴定制度一、总则（一）目的为加强企业档案管理，科学合理地判定档案的保存价值，确保档案资源的优化配置，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案鉴定工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家档案法律法规及相关行业标准，确保档案鉴定工作合法合规。2.全面考量原则：综合考虑档案的来源、内容、时间、形式等因素，全面评估其保存价值。3.科学准确原则：运用科学的方法和标准，准确判定档案的保存期限和密级。4.便于利用原则：以满足企业各项工作对档案利用的需求为出发点，合理确定档案的存毁。二、档案鉴定组织与职责（一）鉴定组织成立企业档案鉴定委员会，由企业分管领导担任主任，档案管理部门负责人担任副主任，各相关部门负责人为成员。鉴定委员会下设办公室，设在档案管理部门，负责日常鉴定工作的组织协调。（二）职责分工1.鉴定委员会负责制定和修订档案鉴定制度、标准和工作计划。对重大档案鉴定事项进行审议和决策。监督检查档案鉴定工作的执行情况。2.档案管理部门负责组织实施档案鉴定工作，制定具体的鉴定方案和操作流程。收集、整理和提供待鉴定档案的相关信息。对鉴定结果进行汇总、统计和上报。负责档案鉴定工作文件材料的归档保存。3.各相关部门负责提供本部门形成档案的鉴定意见和建议。配合档案管理部门开展档案鉴定工作，协助整理和审核相关档案。三、档案鉴定标准与方法（一）鉴定标准1.文件材料的重要性反映企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。涉及企业重大决策、重要业务、重大项目、重要事件的文件材料。具有查考利用价值的合同、协议、产权证书、财务报表等文件材料。反映企业发展历程、文化传承、荣誉成就等方面的文件材料。2.文件材料的完整性成套性文件材料，如项目文件、科研课题文件等，应保持其完整性。缺少重要组成部分的文件材料，应根据具体情况评估其保存价值。反映同一事项的文件材料，应收集齐全，包括请示与批复、来文与复文、正件与附件等。3.文件材料的时间跨度具有长期历史查考价值的文件材料，如企业成立初期的重要文件、涉及企业发展关键阶段的文件等，应适当延长保存期限。对近期形成且仍有现实利用价值的文件材料，可根据实际情况确定较短的保存期限。4.文件材料的密级涉及国家机密、商业秘密和企业内部敏感信息的文件材料，应按照相关保密规定确定密级和保存期限。随着时间推移和情况变化，及时对密级文件进行解密和调整保存期限。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审阅档案内容，逐件判定其保存价值，避免只看题名、目录而忽视内容的现象。2.分析比较法：将待鉴定档案与同类档案或相关标准进行比较，分析其异同点，从而确定其保存价值。3.专家评估法：对于专业性较强、价值难以准确判断的档案，可邀请相关领域专家进行评估，提供专业意见。四、档案鉴定工作流程（一）鉴定准备1.档案管理部门根据企业档案管理的总体要求和实际情况，制定年度档案鉴定工作计划，明确鉴定范围、时间安排、工作步骤等。2.收集待鉴定档案的相关信息，包括档案形成部门、时间、内容摘要以及前期整理情况等，为鉴定工作提供基础资料。3.组织鉴定人员学习档案鉴定制度、标准和方法，熟悉鉴定工作流程和要求。（二）初步筛选1.档案管理部门按照鉴定工作计划，对库存档案进行全面清查，确定待鉴定档案清单。2.根据鉴定标准，对清单中的档案进行初步筛选，剔除明显无保存价值的档案，如重复文件、一般性事务文件、已过保密期限且无利用价值的文件等。（三）详细鉴定1.将初步筛选后的档案分发给鉴定人员，鉴定人员按照直接鉴定法和分析比较法，对每一份档案进行详细审阅和评估。2.鉴定人员根据档案的来源、内容、时间、形式等因素，综合考量其保存价值，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）和密级。3.在鉴定过程中，如遇疑难问题或存在争议的档案，鉴定人员应及时与档案形成部门沟通核实，并提交鉴定委员会研究决定。（四）结果汇总与审核1.档案管理部门负责对鉴定人员提交的鉴定结果进行汇总，形成档案鉴定结果汇总表，包括档案编号、题名、形成时间、保管期限、密级等信息。2.将汇总表提交鉴定委员会审核，鉴定委员会对鉴定结果进行全面审查，并召开会议进行审议。如有必要，可要求鉴定人员进一步说明情况或补充相关材料。3.鉴定委员会根据审核情况，对鉴定结果进行调整和确定，形成最终的档案鉴定意见。（五）销毁与保管1.对于确定销毁的档案，档案管理部门应按照相关规定办理销毁手续。销毁前，应编制销毁清册，经审批后，由专人负责监销。销毁清册应永久保存。2.对于确定继续保存的档案，档案管理部门应按照保管期限和密级要求，进行分类整理和妥善保管，确保档案的安全和完整。3.根据档案鉴定结果，及时调整档案管理系统中的相关信息，确保系统数据与实际档案情况一致。五、档案鉴定工作监督与检查（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对档案鉴定工作进行审计监督，检查鉴定工作是否符合制度规定和工作流程，鉴定结果是否准确合理。2.档案管理部门定期对自身开展的档案鉴定工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况向鉴定委员会报告。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和情况说明。2.根据外部监督机构提出的意见和建议，及时改进档案鉴定工作，不断提高工作质量和水平。六、档案鉴定工作的信息化管理（一）建立档案鉴定信息系统利用信息技术手段，建立档案鉴定信息系统，实现档案鉴定工作的信息化管理。系统应具备档案信息录入、鉴定流程管理、结果统计分析、数据查询等功能。（二）电子档案鉴定对于电子档案的鉴定，应遵循电子文件管理的相关规定和标准，结合电子档案的特点，制定相应的鉴定方法和流程。在鉴定过程中，要关注电子档案的元数据、背景信息等，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）数据安全与保密在档案鉴定信息化管理过程中，要高度重视数据安全与保密工作。采取必要的技术措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。对涉及敏感信息的鉴定操作，应