档案专用九防制度

档案专用九防制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织档案的完整、安全和有效利用，防止档案在保管和使用过程中受到各种不利因素的影响，特制定本九防制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门和人员，包括档案的形成、收集、整理、保管、借阅、利用等各个环节。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立完善的防范措施和管理机制，提前预防可能对档案造成损害的各种因素，确保档案安全。2.全面覆盖原则涵盖档案管理的各个方面，包括实体档案和电子档案，从档案的形成到最终处置，全过程实施九防措施。3.责任明确原则明确各部门和人员在档案九防工作中的职责，确保各项防范措施得到有效落实。4.科学规范原则依据相关法律法规和行业标准，采用科学合理的方法和技术手段，确保制度的科学性和规范性。二、档案防盗（一）档案库房安全管理1.档案库房应设置在安全位置，远离易燃、易爆、易腐蚀等危险区域。库房门窗应坚固防盗，窗户应安装防护栏，门应采用防盗性能良好的铁门，并配备可靠的门锁。2.库房应安装防盗报警装置，如红外线报警器、震动报警器等，确保在非法入侵时能及时发出警报。报警装置应与安保部门或监控中心相连，保证能迅速响应。3.库房内的照明、通风、空调等设备应安装在安全位置，避免因设备故障或线路问题引发安全隐患。同时，应定期对设备进行检查和维护，确保其正常运行。（二）人员出入管理1.严格控制档案库房的出入人员，设立专门的档案库房管理人员，负责库房的日常管理和出入登记。非库房管理人员未经批准不得进入库房。2.进入库房的人员必须进行身份登记，记录姓名、部门、进入时间、事由等信息。登记薄应妥善保存，以备查阅。3.库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查门窗是否关闭、防盗设施是否正常运行等。发现异常情况应及时报告并采取相应措施。（三）监控与巡查1.在档案库房内外安装监控摄像头，确保全方位覆盖，监控录像应保存一定期限，以便在需要时进行查阅。2.安保部门应定期对档案库房进行巡查，检查防盗措施的落实情况，发现问题及时整改。巡查记录应详细记录巡查时间、巡查人员、发现的问题及处理情况等。三、档案防火（一）消防设施配备1.档案库房应按照规定配备足够数量、种类合适的消防设施，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统、火灾报警系统等。消防设施应定期进行检查、维护和保养，确保其性能良好。2.灭火器应根据库房面积和火灾危险等级合理配置，一般每50平方米应至少配备1具4公斤及以上的ABC类干粉灭火器。灭火器应放置在明显、便于取用的位置，并定期检查压力和有效期。3.消火栓应保证水源充足、水压正常，消防水带和水枪应完好无损，随时可投入使用。消火栓周围不得堆放杂物，确保通道畅通。4.自动喷水灭火系统应定期进行调试和维护，确保其在火灾发生时能及时启动，有效控制火势。火灾报警系统应保持灵敏可靠，与消防部门的报警中心保持联网状态。（二）防火分隔与疏散通道1.档案库房应采用防火墙、防火卷帘等进行防火分隔，将不同类别的档案区域分开，防止火灾蔓延。防火分隔设施应符合相关标准要求，确保其防火性能良好。2.库房内的疏散通道应保持畅通无阻，不得堆放任何物品。疏散通道应设置明显的疏散指示标志和应急照明灯具，确保在火灾发生时人员能够迅速疏散。3.疏散通道的门应向外开启，不得设置门槛和障碍物，保证人员疏散时的顺畅。（三）用火用电管理1.档案库房内严禁使用明火，如电炉、明火灯具等。因特殊情况需要进行电气焊等明火作业时，必须办理动火审批手续，采取相应的防火措施，并在专人监护下进行。2.对库房内的电气设备进行定期检查和维护，确保其电线、插头、插座等无破损、无漏电现象。严禁私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备。3.下班后，应关闭库房内的所有电器设备电源，切断总电源开关，防止因电气故障引发火灾。（四）防火教育与培训1.定期组织档案管理人员进行防火安全教育和培训，提高其防火意识和应急处置能力。培训内容应包括消防法律法规、消防设施的使用方法、火灾报警程序、初期火灾扑救等。2.每年至少组织一次消防演练，检验和提高档案管理人员在火灾发生时的应急反应能力和疏散逃生技能。演练应制定详细的预案，明确各人员的职责和行动步骤，并对演练效果进行评估和总结。四、档案防潮（一）库房温湿度控制1.档案库房应安装温湿度调节设备，如空调、除湿机、加湿器等，将库房内的温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。温湿度调节设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.配备温湿度监测设备，实时监测库房内的温湿度变化情况，并做好记录。记录应包括日期、时间、温度、湿度等信息，以便及时掌握库房环境状况。3.根据温湿度监测数据，及时调整库房内的温湿度。当湿度偏高时，应开启除湿机进行除湿；当湿度偏低时，可适当开启加湿器进行加湿；当温度过高或过低时，应及时调整空调温度。（二）防潮材料与措施1.档案库房的地面、墙面应采用防潮性能良好的材料进行装修，如防潮地板、防潮涂料等。地面应平整，无裂缝，防止地下水渗透。2.档案架应采用防潮材质制作，如不锈钢、铝合金等，避免木质档案架因受潮而变形、发霉。档案架应与墙面保持一定距离，便于通风和防潮。3.档案应采用密封包装或存放在防潮容器内，如档案盒、档案袋等。密封包装材料应具有良好的防潮性能，防止潮气侵入档案。4.在库房内放置适量的干燥剂，如硅胶干燥剂、生石灰干燥剂等，吸收空气中的潮气。干燥剂应定期更换，确保其吸湿效果。（三）通风换气1.档案库房应设置合理的通风系统，保证空气流通。通风口应安装过滤装置，防止灰尘、杂物等进入库房。2.定期对通风系统进行检查和维护，清理通风管道内的灰尘和杂物，确保通风效果良好。在潮湿季节或天气变化较大时，应适当增加通风次数。五、档案防虫（一）防虫药品使用1.在档案库房内放置适量的防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等。防虫药品应放置在档案架底部、墙角等不易被人员接触的位置，避免对档案和人员造成危害。2.定期检查防虫药品的使用情况，及时补充或更换失效的药品。防虫药品的种类和使用剂量应符合相关标准要求，不得随意增加或减少。3.注意防虫药品的安全性，避免使用对档案有腐蚀作用或气味较大的药品。在使用防虫药品时，应采取必要的防护措施，如佩戴口罩、手套等。（二）清洁与消毒1.定期对档案库房进行清洁，清除库房内的灰尘、杂物等，保持库房环境整洁。清洁时应使用干净的工具，避免对档案造成污染。2.对档案架、档案盒等进行定期消毒，可采用物理消毒方法，如紫外线消毒、高温消毒等；也可采用化学消毒方法，如使用消毒剂擦拭等。消毒应在不影响档案安全的前提下进行，消毒后应通风换气，确保库房内无异味。3.对库房内的周边环境进行整治，清除杂草、垃圾等，减少害虫的滋生场所。（三）防虫检查与防治1.定期对档案进行防虫检查，查看档案是否有虫蛀迹象，如发现虫蛀，应及时采取措施进行处理。处理方法可根据虫蛀情况选择，如采用冷冻杀虫、熏蒸杀虫等。2.建立防虫档案，记录防虫措施的实施情况、检查结果、虫蛀处理情况等信息。防虫档案应妥善保存，以便总结经验教训，不断完善防虫工作。3.加强与专业防虫机构的合作，定期邀请专业人员对档案库房进行防虫指导和检查，及时发现和解决防虫工作中存在的问题。六、档案防鼠（一）防鼠设施建设1.档案库房的门窗应安装防鼠板，防鼠板高度应不低于60厘米，且与地面紧密贴合，防止老鼠进入库房。2.封堵库房内所有可能的鼠洞和缝隙，对通风口、排水管道等孔洞应安装防鼠网，防鼠网的网孔应小于1厘米，防止老鼠钻入。3.档案架底部应采用金属材质或进行防鼠处理，避免老鼠啃咬档案架和档案。档案架之间应保持适当距离，便于检查和清理，防止老鼠在档案架内藏匿。（二）防鼠物品放置1.在库房内放置适量的防鼠物品，如鼠夹、鼠笼、粘鼠板等。防鼠物品应放置在老鼠经常活动的区域，如墙角、档案架底部等。2.定期检查防鼠物品的使用情况，及时清理和更换捕获的老鼠或失效的防鼠物品。同时，应注意防鼠物品的放置位置，避免对人员和档案造成伤害。3.可在库房内放置一些驱鼠物品，如薄荷油、辣椒水等，利用其气味驱赶老鼠。驱鼠物品应放置在安全位置，避免对档案和人员造成不良影响。（三）环境卫生管理1.保持档案库房内的环境卫生，及时清理食物残渣、纸张碎片等垃圾，减少老鼠的食物来源。2.库房内不得存放与档案无关的杂物，特别是易燃、易腐物品，防止吸引老鼠。3.定期对库房周边环境进行清理，清除杂草、杂物等，减少老鼠的栖息场所。七、档案防尘（一）库房清洁与密封1.定期对档案库房进行全面清洁，包括地面、墙面、档案架等，清除灰尘和杂物。清洁时应使用干净的抹布、拖把等工具，避免扬尘。2.将档案库房的门窗关闭严密，防止灰尘进入。可在门窗周边粘贴密封条，增强密封效果。3.对档案库房的通风口、空调出风口等进行密封处理，安装空气过滤器，过滤进入库房的空气，减少灰尘含量。（二）档案整理与包装1.在档案整理过程中，应尽量减少灰尘的产生。整理人员应佩戴口罩、手套等防护用品，避免直接接触档案。2.对整理好的档案应及时进行包装，采用密封性能良好的档案盒、档案袋等进行封装，防止灰尘进入档案。3.在档案上架时，应轻拿轻放，避免因震动产生灰尘。档案架上的档案应排列整齐，便于通风和检查，同时也可减少灰尘积聚。（三）设备维护与管理1.对库房内的设备，如空调、通风设备、吸尘器等，应定期进行维护和保养，清理设备内部的灰尘，确保其正常运行，减少因设备故障产生的灰尘。2.吸尘器应定期清理尘盒，避免灰尘堆积影响吸力。在使用吸尘器时，应选择合适的吸头，确保能有效吸除各个角落的灰尘。八、档案防光（一）库房采光控制1.档案库房应采用人工照明为主，自然采光为辅的方式。窗户应安装遮光窗帘，避免阳光直射档案。2.合理布置库房内的照明灯具，确保光线均匀分布，避免出现光照死角。灯具应选择无紫外线、红外线辐射的节能灯具，减少光线对档案的损害。3.根据档案的重要性和保存期限，合理控制库房内的光照强度。对珍贵档案和长期保存的档案，应适当降低光照强度，可采用低照度照明或局部照明。（二）档案装具选择1.档案装具应采用具有防光性能的材料制作，如无酸纸档案盒、不锈钢档案架等。无酸纸档案盒能有效阻挡光线对档案的侵蚀，延长档案寿命。2.档案装具的颜色应选择深色或中性色，避免使用白色或浅色，减少光线反射对档案的影响。3.在档案装具的设计上，应考虑减少光线进入档案内部的可能性，如档案盒应采用密封设计，档案架应具有一定的遮挡功能。（三）光环境监测与调整1.定期对档案库房的光环境进行监测，使用专业的光照度计等设备，测量库房内不同位置的光照强度。监测结果应记录在案，以便及时发现光环境变化情况。2.根据光环境监测数据，及时调整库房内的照明设备和遮光措施。如发现光照强度过高，可适当减少照明灯具数量或降低灯具亮度；如发现遮光窗帘损坏，应及时更换。3.注意光环境对档案的长期影响，定期检查档案的保存状况，如发现档案有褪色、老化等迹象，应分析是否与光环境有关，并采取相应措施进行调整。九、档案防磁（一）磁性物质管理1.严格控制档案库房内磁性物质的进入，禁止携带手机、电脑、磁性存储设备等进入库房。如因工作需要必须携带，应将其放置在库房外的指定区域，并进行屏蔽处理。2.对库房内的设备和物品进行检查，确保其不含有磁性物质。如发现设备或物品带有磁性，应及时采取措施进行处理，如更换非磁性部件或进行消磁处理。3.在档案整理和存储过程中，避免使用带有磁性的工具和材料，如磁性夹子、磁性标签等。（二）防磁装具使用1.档案应存放在具有防磁性能的装具内，如防磁档案柜、防磁档案盒等。防磁装具应符合相关标准要求，其防磁性能应能有效保护档案免受磁场干扰。2.防磁档案柜应采用优质的防磁材料制作，柜体应密封良好，防止磁场泄漏。档案盒应采用无磁材料制作，并具有一定的厚度和强度，以增强防磁效果。3.在选择防磁装具时，应根据档案的磁性敏感度和保存要求进行合理配置。对于重要的磁性档案，应选择防磁性能更高的装具。（三）磁场监测与防护1.定期对档案库房的磁场环境进行监测，使用专业的磁场测试仪等设备，测量库房内不同位置的磁场强度。监测结果应记录在案，以便及时发现磁场变化情况。2.根据磁场监测数据，采取相应的防护措施。如发现磁场