自查档案制度

自查档案制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，规范档案自查工作，提高档案管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的自查活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案自查工作必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖公司/组织各类档案，包括但不限于行政文件、业务合同、财务报表、人事档案、技术资料等，确保无遗漏。3.真实准确原则：自查过程中要如实反映档案的实际情况，保证档案信息的真实性和准确性。4.及时整改原则：对自查中发现的问题要及时进行整改，确保档案管理工作持续改进。二、档案自查的组织与职责（一）成立自查工作小组公司/组织成立档案自查工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务骨干。工作小组负责制定自查计划、组织实施自查工作、汇总自查结果并提出整改建议。（二）职责分工1.档案管理部门负责制定档案自查工作方案和标准，明确自查内容、方法和步骤。组织开展档案自查培训，提高自查人员的业务水平。对各部门自查情况进行指导和监督，及时解决自查过程中出现的问题。汇总整理自查结果，撰写自查报告，向公司/组织管理层汇报。负责建立档案自查工作档案，保存自查记录、报告及整改情况等资料。2.各部门负责本部门档案的自查工作，按照档案管理部门的要求，组织本部门人员对档案进行全面清查。如实填写自查表格，详细记录档案存在的问题，并及时向档案管理部门反馈。根据自查结果，制定本部门档案整改措施，明确整改责任人及整改期限，确保整改工作落实到位。三、档案自查的内容与标准（一）档案的完整性1.文件材料收集检查各类档案是否按照文件形成规律和归档要求，及时、完整地收集齐全。包括文件的正本、副本、定稿、草稿、附件等。重点检查重要会议文件、业务往来文件、项目文件等是否有遗漏。2.档案整理查看档案分类是否合理，是否符合公司/组织档案分类方案。检查档案编号是否连续、准确，卷内文件排列是否有序，目录与卷内文件是否一致。核实装订是否牢固、整齐，有无散页、掉页现象。（二）档案的准确性1.文件内容审查档案中文件的内容是否真实、准确，有无虚假、错误信息。检查文件中的数据、日期、人名、地名等关键信息是否一致且准确无误。2..档案标识查看档案封面、卷内目录、备考表等标识信息是否准确，与档案内容相符。检查档案密级、保管期限等标注是否正确。（三）档案的安全性1.实体安全检查档案存放场所是否符合安全要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。查看档案装具是否完好，有无破损、变形等情况。档案存放是否整齐有序，便于查找和利用。2.信息安全审查档案信息化管理系统的安全性，是否设置了合理的用户权限，防止档案信息泄露。检查档案数字化过程中的数据备份情况，确保数据的完整性和可恢复性。关注档案信息传输过程中的安全防护，防止信息被窃取或篡改。（四）档案管理制度执行情况1.归档制度执行情况检查各部门是否按照规定的时间和要求进行文件归档，有无拖延归档或不归档的现象。核实归档文件是否经过整理、编目等程序，符合归档质量要求。2.借阅制度执行情况查看档案借阅登记是否完整，记录借阅时间、借阅人、归还时间等信息。检查借阅手续是否齐全，是否经过审批，借阅档案是否按时归还，有无逾期未还情况。3.保密制度执行情况审查档案管理人员及接触档案人员是否遵守保密规定，有无泄露档案机密信息的行为。检查档案查阅场所是否符合保密要求，是否采取了必要的保密措施。四、档案自查的方法与步骤（一）自查方法1.实地检查档案管理人员到各部门档案存放地点，对档案实体进行逐一查看，核实档案的完整性、准确性和安全性。2.系统查询与比对利用档案信息化管理系统，查询档案目录、借阅记录等信息，与实际档案情况进行比对，检查数据的一致性和准确性。3.抽样检查按照一定比例从各类档案中抽取样本进行详细检查，以推断整体档案的质量状况。抽样比例根据档案数量和重要程度合理确定。（二）自查步骤1.准备阶段档案管理部门制定自查工作方案，明确自查目的、范围、内容、方法、时间安排及人员分工等。收集相关法律法规、行业标准以及公司/组织档案管理制度等文件资料，作为自查依据。准备自查所需的表格、工具等，如档案检查表、借阅登记表等。2.培训阶段组织自查人员参加培训，学习档案自查的内容、标准、方法和流程，确保自查人员熟悉自查要求。对自查人员进行答疑解惑，使其明确自查过程中的注意事项。3.自查实施阶段各部门按照自查工作方案，组织本部门人员对档案进行全面自查。自查人员按照自查标准，认真检查档案的各项情况，如实填写自查表格。档案管理部门对各部门自查情况进行指导和监督，及时发现并解决自查过程中出现的问题。自查人员在自查过程中发现档案存在问题时，要详细记录问题的性质、所在档案类别、具体位置等信息。4.汇总整改阶段各部门将自查结果汇总后报送档案管理部门。档案管理部门对各部门自查结果进行整理分析，形成公司/组织档案自查报告初稿。针对自查报告中提出的问题，组织相关部门和人员进行讨论，分析原因，制定整改措施。明确整改责任人及整改期限，确保整改工作落实到位。档案管理部门跟踪整改情况，对整改结果进行复查，确保问题得到彻底解决。五、档案自查结果的处理（一）整改要求1.对于自查中发现的一般性问题，如档案整理不规范、标识错误等，相关部门应立即进行整改，确保档案质量符合要求。2.对于较为严重的问题，如档案缺失、信息错误等，要制定详细的整改方案，明确整改步骤和时间节点，限期完成整改。整改过程中要采取有效措施，防止问题进一步扩大。3.整改责任人要认真履行职责，按照整改要求和期限完成整改任务。整改完成后，要提交整改报告，说明整改情况及整改结果。（二）复查与验收1.档案管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保整改工作按要求落实到位。复查内容包括整改措施的执行情况、整改后的档案质量等。2.对于整改完成的档案，档案管理部门组织相关人员进行验收。验收合格的档案，纳入正常管理；验收不合格的，责令重新整改，直至达到验收标准。（三）结果通报与存档1.档案管理部门将档案自查结果及整改情况向公司/组织管理层进行通报，对自查工作中表现优秀的部门和个人进行表扬，对存在问题较多的部门提出批评。2.将档案自查报告、整改方案、整改报告等相关资料进行整理归档，作为公司/组织档案管理工作的重要记录，以备查阅和参考。六、档案自查工作的监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案自查工作监督小组，由管理层成员、纪检部门人员等组成，负责对档案自查工作进行全程监督。2.监督小组定期检查档案自查工作的组织实施情况，包括自查计划的执行、自查人员的工作态度和质量等，确保自查工作公正、客观、真实。3.接受员工对档案自查工作的监督举报，对举报内容进行及时调查核实，对违规行为严肃处理。（二）考核办法1.制定档案自查工作考核指标体系，对各部门档案自查工作进行量化考核。考核指标包括档案完整性、准确性、安全性、管理制度执行情况以及整改落实情况等。2.将档案自查工作考核结果纳入部门绩效考核体系，与部门和员工的绩效奖金、评先评优等挂钩。对