档案存放环境制度

档案存放环境制度一、总则（一）目的为了确保公司各类档案的安全与完整，延长档案使用寿命，便于档案的查阅和利用，特制定本档案存放环境制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案的存放管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案在存放过程中不发生丢失、损坏、泄密等情况。2.科学管理原则：依据档案的特性和保管要求，采用科学合理的存放方式和管理方法。3.方便利用原则：在保证档案安全的前提下，便于档案的查找、借阅和使用。二、档案存放环境要求（一）温度1.档案库房温度应保持在14℃24℃之间。温度过高易使纸张变脆、字迹褪色、胶片变形；温度过低则可能导致纸张发脆、产生静电吸附灰尘等问题。2.夏季高温时，应采取有效的降温措施，如安装空调设备，确保库房温度不超过24℃。冬季寒冷时，要注意保暖，防止库房温度低于14℃。（二）湿度1.档案库房相对湿度应控制在45%60%之间。湿度偏高会使纸张受潮发霉、字迹模糊；湿度偏低则易使纸张干裂、静电增强。2.配备湿度调节设备，如除湿机、加湿器等，根据季节和实际湿度情况进行调节。在梅雨季节或潮湿地区，要重点加强除湿工作；在干燥季节，可适当进行加湿。（三）清洁卫生1.档案库房应保持清洁，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等。2.严禁在库房内吸烟、饮食、堆放易燃、易爆物品，防止污染档案。3.档案存放架、柜等应定期擦拭，保持干净整洁。（四）通风1.库房应具备良好的通风系统，保证空气流通，排除有害气体。2.通风设备应定期检查和维护，确保其正常运行。在通风时，要注意防止灰尘、害虫等进入库房。（五）防虫、防鼠1.采取有效的防虫措施，如放置驱虫药品、安装防虫网等，防止害虫对档案的侵害。2.加强防鼠工作，封堵鼠洞，定期检查库房内是否有鼠迹，发现老鼠及时采取灭鼠措施，避免档案被鼠咬、污染。（六）防火、防盗1.库房内应配备必要的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防火、防盗报警装置，如烟雾报警器（七氟丙烷灭火系统）、红外线报警器等，与安全监控中心联网，实现24小时监控。3.严格库房出入管理制度，非库房管理人员未经批准不得进入库房。库房管理人员离开时，要确保门窗关闭、设备断电，做好安全防范工作。三、档案存放设备（一）档案架、柜1.档案架、柜应选用坚固耐用、防火、防潮、防虫的材质制作，如金属材质或木质材质（需经过防火防潮处理）。2.档案架、柜的规格应符合档案存放要求，层数和格数应根据档案数量和分类合理设计，便于档案的存放和查找。3.档案架、柜应排列整齐，编号清晰，便于标识和管理。（二）存储箱、盒1.对于一些特殊档案或珍贵档案，可采用专用的存储箱、盒进行存放。存储箱、盒应具备良好的密封性、防潮性和防虫性。2.存储箱、盒应根据档案的类别、尺寸等进行定制，确保档案能够整齐有序地存放。3.在存储箱、盒上应标明档案的名称、类别、日期等信息，便于快速查找。（三）温湿度监测设备（温湿度传感器）1.在档案库房内安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温度和湿度情况。2.温湿度监测设备应具备数据记录和显示功能，能够将监测数据存储下来，并可随时查看历史数据。3.定期对温湿度监测设备进行校准和维护，确保其监测数据的准确性。（四）通风设备（新风系统）1.安装通风设备，如新风系统，保证库房内空气的流通和质量。2.通风设备应具备过滤、净化空气的功能，能够有效排除有害气体和灰尘。3.定期对通风设备进行清洁和维护，检查风机、滤网等部件的运行情况，确保通风效果良好。（五）消防设备（灭火器、消防栓）1.根据库房面积和消防要求，合理配备灭火器、消防栓等消防设备。2.灭火器应定期检查压力和有效期，确保其能够正常使用。消防栓应保证水源充足、管道畅通，阀门开关灵活。3.定期组织消防演练，使库房管理人员熟悉消防设备的使用方法和应急处置流程。（六）防虫、防鼠设备（防虫网、鼠夹、鼠药）1.在库房门窗处安装防虫网，防止害虫进入库房。2.放置适量的鼠夹、鼠药等防鼠设备，定期检查和更换，确保其有效性。3.防虫、防鼠设备的放置应安全合理，避免对档案造成损害。四、档案存放管理（一）档案分类存放1.根据档案的类别、年度、保管期限等进行分类，制定详细的分类方案。2.按照分类方案将档案存放在相应的档案架、柜或存储箱、盒中，并在存放位置标明档案的类别、名称、年度等信息。3.对于电子档案，应按照存储介质和文件格式进行分类存储，并建立电子档案目录，便于查找和管理。（二）档案上架排列1.档案上架时应遵循从左到右、从上到下的顺序，按照档案编号或时间顺序依次排列。2.同一类档案应集中存放，便于查找和利用。对于厚度不同的档案，应合理搭配，使档案架、柜保持整齐美观。3.在档案架、柜的每层设置标识牌，标明该层存放档案的类别、起止年度等信息。（三）档案存放顺序调整1.当档案数量发生变化或档案分类需要调整时，应及时对档案的存放顺序进行调整。2.在调整档案存放顺序时，要做好记录，包括调整的时间、原因、涉及的档案类别和数量等信息。3.调整后的档案应重新进行标识，确保档案存放的准确性和规范性。（四）档案存储介质管理1.对于电子档案，应采用多种存储介质进行备份，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地点。2.定期对存储介质进行检查和维护，确保其数据的完整性和可读性。如发现存储介质损坏或数据丢失，应及时进行修复和恢复。3.对于存储介质的使用和更换，应做好记录，包括存储介质的编号、存储内容、使用时间、更换原因等信息。（五）档案标识管理1.在档案架、柜、存储箱、盒等存放设备上应标明清晰的标识，包括档案类别、名称、年度、保管期限等信息。2.档案标识应采用耐久性好的材料制作，如金属标识牌、不干胶标签等，确保标识长期清晰可读。3.定期检查档案标识的完整性和准确性，如有损坏或模糊不清的情况，应及时更换或修复。五、档案存放环境检查与维护（一）日常检查1.库房管理人员应每天对档案存放环境进行检查，包括温度、湿度、清洁卫生、通风、防虫、防鼠等情况。2.检查温湿度监测设备的运行情况，记录实时温湿度数据，并与规定的温湿度范围进行对比。如发现温湿度异常，应及时采取调整措施。检查库房内是否有灰尘、杂物、害虫、鼠迹等，如有发现应及时清理和处理。3.查看通风设备、消防设备、防虫防鼠设备等是否正常运行，如有故障应及时报修。（二）定期检查1.每月对档案存放环境进行一次全面的定期检查，除日常检查的内容外，还应检查档案架、柜、存储箱、盒等存放设备的完好情况，是否有损坏、变形等问题。2.每季度对温湿度监测设备、通风设备进行一次校准和维护，确保其监测数据的准确性和通风效果良好。3.每年对消防设备进行一次全面检查和维护，包括灭火器的压力测试、消防栓的试水等，确保消防设备能够正常使用。（三）维护措施1.根据检查结果，及时采取相应的维护措施。如温湿度异常时，调整空调、除湿机、加湿器等设备的运行参数；库房清洁卫生较差时，进行全面清扫；存放设备损坏时，及时进行修复或更换。2.对于档案架、柜等存放设备，定期进行擦拭、保养，如涂抹防锈漆、润滑油等，延长其使用寿命。3.对防虫、防鼠设备进行定期更换和补充，确保其有效性。如发现害虫或老鼠活动频繁，应加强防范措施，采取针对性的驱虫、灭鼠方法。（四）检查记录与报告1.库房管理人员应认真做好每次检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等信息。2.对于检查中发现的重大问题或隐患，应及时向上级领导报告，并提出整改建议和措施。3.定期对检查记录进行整理和分析，总结档案存放环境管理中存在的问题和经验教训，不断完善档案存放环境管理制度。六、档案查阅与利用过程中的环境管理（一）查阅场所环境要求1.设立专门的档案查阅场所，查阅场所应保持清洁卫生、通风良好，温度、湿度应符合档案存放要求。2.查阅场所应配备必要的桌椅、照明设备（无紫外线）等，为查阅人员提供舒适的查阅环境。3.在查阅场所应设置明显的标识，提醒查阅人员遵守档案查阅规定，爱护档案和查阅场所设施。（二）查阅过程中的保护措施1.查阅人员查阅档案时，应在档案查阅场所内进行，不得将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续。2.查阅人员应使用干净、整洁的工具查阅档案，避免直接接触档案，防止对档案造成污染或损坏。如使用铅笔、圆珠笔等书写工具时，应在档案下方垫上干净的纸张，防止字迹污染档案纸张。3.在查阅过程中，如发现档案有损坏或字迹模糊等情况，应及时向档案管理人员报告，不得擅自处理。（三）归还档案的检查1.查阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和整洁性，如发现档案有损坏、丢失、涂改等情况，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。2.对归还的档案进行整理和消毒处理，确保档案能够正常存放。如档案被污染或受潮，应进行清洁和干燥处理；如档案有破损，应及时进行修复。七、人员培训与教育（一）培训内容1.档案存放环境管理制度的培训，使相关人员了解制度的目的、适用范围、基本原则和具体要求。2.档案存放环境要求的培训，包括温度、湿度、清洁卫生、通风、防虫、防鼠、防火、防盗等方面的知识和技能。3.档案存放设备的使用和维护培训，如档案架、柜、存储箱、盒、温湿度监测设备、通风设备、消防设备、防虫防鼠设备等的正确使用方法和日常维护要点。4.档案查阅与利用过程中的环境管理培训，使相关人员掌握查阅场所环境要求、查阅过程中的保护措施以及归还档案的检查方法等。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请档案管理专家或经验丰富的管理人员进行授课，讲解档案存放环境管理的相关知识和技能。现场操作演示，针对档案存放设备的使用和维护，进行实际操作演示，让培训人员亲身体验和学习。2.发放培训资料，如制度手册、操作指南、宣传资料等，供相关人员在日常工作中学习和参考。3.在线学习平台，建立档案存放环境管理在线学习平台，上传培训视频、课件、案例等资料，方便相关人员随时进行学习。（三）培训频率1.新入职员工应在入职后一周内接受档案存放环境管理制度和相关知识的培训，确保其能够尽快熟悉工作要求。2.每年至少组织一次全体档案管理人员的集中培训，对档案存放环境管理的新知识、新技术、新要求进行全面培训。3.根据实际工作需要，不定期组织专项培训，如针对某种档案