会计制度档案制度

会计制度档案制度一、总则（一）目的本会计制度档案制度旨在规范公司会计档案的管理，确保会计档案的真实、完整、安全和有效利用，为公司的财务管理和决策提供可靠依据，同时符合国家相关法律法规及行业标准的要求。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的会计档案管理工作。涵盖了会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等各类会计档案。（三）依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》以及相关行业规范制定。二、会计档案的定义与分类（一）会计档案的定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。（二）会计档案的分类1.会计凭证类包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证；汇总凭证是对一定时期内反映同类经济业务的多张记账凭证进行汇总编制而成的凭证。2.会计账簿类涵盖总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账；固定资产卡片是记录固定资产详细信息的卡片，用于固定资产的核算和管理。3.财务报告类包括月度、季度、年度财务报告，含会计报表、附表、附注及文字说明等。会计报表是综合反映公司某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件，如资产负债表、利润表、现金流量表等；附表是对主表中某一项目或某些项目所作的进一步详细说明的报表；附注是对在会计报表中列示项目所作的进一步说明，以及对未能在这些报表中列示项目的说明等；文字说明是对财务报告相关内容进行解释、分析和说明的文字材料。4.其他会计资料类如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。银行存款余额调节表是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收、本单位未收账项数额，减去对方已付、本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法的记录；银行对账单是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录；纳税申报表是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格；会计档案移交清册是记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员时详细情况的清单；会计档案保管清册是记录会计档案保管情况的清册，包括档案名称、数量、保管期限等；会计档案销毁清册是记录会计档案销毁情况的清册，包括销毁档案的名称、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。三、会计档案的归档（一）归档责任部门公司财务部门负责会计档案的整理、装订和初步归档工作。各业务部门应及时将涉及财务核算的原始资料传递给财务部门，确保资料的完整性和准确性。（二）归档时间会计凭证应在每月终了后[X]个工作日内完成整理、装订并归档；会计账簿应在年度终了后[X]个月内归档；财务报告应在年度终了后[X]个月内归档；其他会计资料应在形成后及时归档。（三）归档要求1.会计凭证应按编号顺序排列，附件齐全，折叠整齐，加具封面、封底，装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等内容。2.会计账簿应按账户顺序编号，账页齐全，账表相符，账账相符。活页账应撤出空白账页，装订成册，并在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容。3.财务报告应按规定格式和内容编制，数字准确，内容完整，签章齐全。年度财务报告应装订成册，加盖公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料应分类整理，编号成册，注明资料名称、日期、编号等内容，并编制目录。四、会计档案的保管（一）保管部门公司设立专门的会计档案室，由财务部门指定专人负责会计档案的保管工作。会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全存放。（二）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.永久保管年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.30年保管会计凭证、会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿）等。3.10年保管月度、季度财务报告，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。不同保管期限的会计档案应分别存放，并设立明显标识。2.会计档案保管人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整无缺。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制。3.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限公司内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到会计档案室查阅。涉及重要财务信息或机密资料的查阅，需经财务部门负责人审核，报公司分管领导批准。外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，经公司负责人批准后，方可查阅。查阅内容涉及国家机密的，应按照国家有关保密规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员应提前预约查阅时间，并在预约时间到达会计档案室。2.查阅人员应在会计档案保管人员的陪同下进行查阅，不得擅自翻阅、抽取、涂改、销毁会计档案。3.查阅人员如需复制会计档案，应填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经批准后，由会计档案保管人员按照规定的程序进行复制。复制件应加盖公司公章，并由查阅人员签字确认。（三）查阅记录会计档案保管人员应对查阅和复制情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、复制内容及用途等。查阅记录应妥善保存，以备查考。六、会计档案的移交（一）内部移交公司内部各部门之间因工作需要移交会计档案时，应填写《会计档案内部移交清单》，注明移交档案的名称、数量、起止日期、保管期限等内容，交接双方签字确认，并报财务部门备案。（二）外部移交公司因合并、分立、撤销、解散或破产等原因进行清算时，应将会计档案移交至相关部门或单位。移交时，应编制《会计档案外部移交清册》，详细记录移交档案的内容、数量及去向等，经交接双方签字确认，并报上级主管部门备案。七、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.会计档案销毁清册应经单位负责人签署意见后，报上级主管部门批准。2.批准销毁的会计档案，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（三）销毁记录会计档案销毁过程中，应详细记录销毁时间