社团档案规范制度

社团档案规范制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织社团档案的管理，确保社团档案的完整、准确、系统和安全，便于社团工作的开展和历史资料的查考利用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有社团的档案管理工作。（三）定义1.社团档案：指本公司/组织内各类社团在开展活动、组织建设、成员管理等过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等。2.档案管理职责部门：[具体部门名称]，负责社团档案管理工作的统筹、指导、监督和检查。（四）管理原则1.集中统一管理原则：社团档案由档案管理职责部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映社团活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集社团在各个方面形成的档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及社团机密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。二、档案分类与编号（一）分类1.社团组织建设类：包括社团成立申请、章程、组织机构设置、负责人名单及任免文件等。2.活动策划与实施类：涵盖各类活动的策划方案、活动通知、活动照片、视频、活动总结等。3.成员管理类：有成员登记表、成员考核记录、奖惩情况等。4.财务收支类：包含社团经费预算、决算报表，经费收支凭证等。5.对外交流类：涉及与其他社团、组织的合作协议、交流活动记录等。6.其他类：如社团获得的荣誉证书、重要文件的签收记录等。（二）编号1.采用年度流水号与分类号相结合的方式进行编号。2.年度流水号：以四位数字表示年份，如“20XX”。3.分类号：按照上述分类，分别用一位大写字母表示，如“Z”表示社团组织建设类，“H”表示活动策划与实施类等。4.编号格式为：年度流水号+分类号+顺序号，例如“2023Z001”表示2023年社团组织建设类的第1份档案。三、档案收集（一）收集范围1.社团在筹备、成立、活动开展、换届等各个阶段形成的文件材料。2.社团成员提交或参与形成的各类资料，如活动方案设计、工作总结等。3.社团与外部单位交流合作过程中产生的文件、协议等。4.社团获得的荣誉、奖励相关材料。（二）收集要求1.社团各部门及成员应及时将各自工作中形成的档案材料整理后移交至档案管理职责部门。2.档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.电子文件应确保内容完整、格式通用，并按照规定进行命名和存储。（三）收集时间1.对于常规性活动，活动结束后一周内相关责任人应将活动档案材料收集整理完毕并移交。2.社团换届完成后两周内，应将换届相关档案材料移交。3.其他临时性工作完成后，应在工作结束后立即将相关档案材料移交。四、档案整理（一）整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照分类要求，对收集到的档案进行分类。2.同一类档案按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制；对于电子文件，应进行格式转换和备份，确保其可读性和可利用性。五、档案归档（一）归档流程1.档案整理人员将整理好的档案移交至档案管理人员。2.档案管理人员对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。3.档案管理人员按照编号顺序将档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、年度、起止编号等信息。4.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并更新档案库存目录。（二）归档要求1.归档的档案应保持整理后的顺序和状态，不得随意打乱。2.档案盒应选用符合标准的材料，确保档案的安全保管。3.档案库存目录应清晰、准确，便于查找和统计档案数量。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，并按照档案类别和编号顺序进行排列。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.永久保管：涉及社团核心机密、重要历史资料、具有重大价值的荣誉证书等档案。2.长期保管：社团组织建设、活动策划与实施等方面具有一定历史意义和查考价值的档案，保管期限为10年以上。3.短期保管：一般性的活动记录、成员管理等档案，保管期限为110年。（三）保管措施1.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变等情况，发现问题及时处理。2.对电子档案进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。3.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和期限，确保档案安全。七、档案利用（一）利用范围1.社团内部成员因工作需要查阅档案。主要用于了解社团历史、活动情况、成员信息等，以便更好地开展社团工作。2.外部单位因合作交流、研究等需要查阅档案。在符合相关规定和审批程序的前提下，提供必要的档案信息。（二）利用方式1.查阅：社团内部成员凭有效证件到档案管理职责部门查阅档案。外部单位查阅档案需提前提交查阅申请，经审批同意后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅和借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.如需复印、拍照档案内容，应经档案管理职责部门同意，并按照规定进行操作。3.查阅和借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理职责部门定期对保管期限已满的档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、社团负责人及相关业务骨干组成。3.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确定销毁的档案，编制销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.销毁清单经档案管理职责部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可实施销毁。3.在指定地点，由专人负责监督销毁档案，确保档案彻底销毁，防止失泄密。4.销毁完毕后，监销人员应在销