消防设施档案制度

消防设施档案制度一、总则（一）目的为加强公司消防设施管理，确保消防设施完好有效，保障公司人员生命财产安全，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本消防设施档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有消防设施的档案管理，包括但不限于火灾自动报警系统、消防水系统、气体灭火系统、灭火器、消火栓、消防应急照明和疏散指示标志等。（三）职责分工1.安全管理部门负责制定、修订和完善消防设施档案制度，并监督制度的执行情况。组织建立和管理消防设施档案，定期对档案进行检查和更新。协调各部门对消防设施档案管理工作的配合与支持。2.设施管理部门负责消防设施的日常维护、保养和维修工作，并做好相应记录。及时向安全管理部门提供消防设施维护、保养和维修等相关信息，确保档案内容准确完整。3.使用部门负责本部门消防设施的日常巡查，发现问题及时报告，并配合设施管理部门进行维修和保养。协助安全管理部门做好消防设施档案资料的收集和整理工作。二、消防设施档案的建立（一）档案内容消防设施档案应包括以下内容：1.基本信息消防设施名称、型号、规格、数量、设置位置等。生产厂家、产品编号、购置时间、启用时间等。2.技术资料产品质量合格证明、使用说明书、安装图纸、操作手册等。消防设施的设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。3.维护保养记录定期维护保养计划、维护保养记录（包括维护保养时间、内容、人员等）。故障维修记录（包括故障发生时间地点、故障原因、维修情况等）。4.检测报告消防设施定期检测报告（包括检测时间、检测机构、检测结果等）。年度检测报告及相关整改记录。5.运行记录消防设施运行状态记录（如火灾自动报警系统的报警信息、消防水系统的压力流量等）。值班人员巡查记录（包括巡查时间、巡查人员、巡查情况等）。6.变更记录消防设施位置变更、改造、升级等相关记录。设备零部件更换记录。（二）档案建立流程1.资料收集安全管理部门负责收集消防设施的基本信息、技术资料等原始文件，并进行初步审核。设施管理部门在消防设施采购、安装、调试完成后，及时将相关资料移交安全管理部门。2.档案录入安全管理部门安排专人将收集到的资料按照档案内容要求录入电子档案系统，并建立纸质档案。档案录入应确保信息准确、完整，字迹清晰，数据录入后应进行核对，避免错误。3.档案审核安全管理部门负责人对录入的消防设施档案进行审核，确保档案内容符合要求。审核通过后的档案进行归档保存。三、消防设施档案的分类与编号（一）分类消防设施档案按照消防设施类别进行分类，主要分为以下几类：1.火灾自动报警系统档案2.消防水系统档案3.气体灭火系统档案4.灭火器档案5.消火栓档案6.消防应急照明和疏散指示标志档案7.其他消防设施档案（二）编号为便于档案管理和查询使用，对每一类消防设施档案进行编号。编号规则如下：1.编号结构：采用“设施类别代码+年份+流水号”的形式。2.设施类别代码：根据消防设施类别，分别设定对应的代码。例如，火灾自动报警系统代码为“FZ”，消防水系统代码为“XS”等。3.年份：取档案建立年份的后两位数字。4.流水号：按照档案建立的先后顺序依次编排，从001开始。例如，2023年建立的第5份火灾自动报警系统档案编号为：FZ23005。四、消防设施档案的保管（一）保管方式消防设施档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。1.纸质档案设立专门的档案柜，按照消防设施类别和编号顺序存放纸质档案。档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、损坏。2.电子档案建立电子档案数据库，将消防设施档案信息录入数据库进行存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并分别存放于不同地点。（二）保管期限消防设施档案的保管期限为长期。对于已报废或不再使用的消防设施档案，应在档案上注明“作废”字样，并单独存放，保管期限不少于5年。（三）档案查阅与借阅1.查阅公司内部人员因工作需要查阅消防设施档案时，应填写《消防设施档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅因特殊原因需要借阅消防设施档案的，应填写《消防设施档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和归还时间，经安全管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过7个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得遗失、损坏或擅自复印、传播档案内容。归还档案时，安全管理部门应进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员责任。五、消防设施档案的更新与维护（一）更新原则消防设施档案应根据消防设施的实际情况及时进行更新，确保档案内容与设施现状一致。（二）更新内容1.当消防设施发生位置变更、改造、升级、维修、更换零部件等情况时，设施管理部门应及时将相关信息告知安全管理部门，安全管理部门负责在档案中进行更新记录。2.消防设施定期维护保养、检测后，设施管理部门应将维护保养记录、检测报告等资料移交安全管理部门，由安全管理部门更新档案内容。（三）维护要求1.安全管理部门应定期对消防设施档案进行检查，确保档案资料的完整性和准确性。如发现档案内容缺失或错误，应及时补充或更正。2.对电子档案数据库应定期进行维护，检查数据的存储和读取情况，防止数据丢失或损坏。如发现问题，应及时采取措施进行修复。六、消防设施档案的销毁（一）销毁条件消防设施档案在保管期限届满或因其他原因需要销毁时，应按照以下条件进行审核：1.档案内容已无保存价值，如消防设施已报废且相关信息已更新到新的档案中。2.档案资料损坏严重，无法修复且已备份重要信息。（二）销毁流程1.申请由安全管理部门填写《消防设施档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，报公司主管领导审批。2.审批公司主管领导对销毁申请进行审核，批准后方可进行销毁操作。3.销毁纸质档案的销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。电子档案的销毁应通过专业的数据删除软件进行彻底