基础档案借阅制度

基础档案借阅制度一、总则（一）目的为了加强公司基础档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及基础档案借阅的相关活动。（三）基本原则1.严格审批原则：档案借阅必须经过严格的审批流程，确保借阅目的正当、合理。2.安全保密原则：借阅人员应妥善保管档案，不得泄露档案内容，确保档案的安全与保密。3.限期归还原则：借阅档案必须在规定期限内归还，如需延期，应办理相关手续。二、档案定义与分类（一）档案定义基础档案是指公司在各项业务活动中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等。（二）档案分类1.行政档案：包括公司的规章制度、会议记录、工作计划与总结、行政公文等。2.人事档案：员工的个人简历、入职离职手续、薪资福利记录、培训档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型划分，如销售合同、采购订单、项目文档等。三、借阅流程（一）借阅申请1.借阅人需填写《基础档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要对申请进行审核，并签署意见。（二）档案管理部门审核1.申请表经部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行进一步审核，重点审核借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定等。2.如审核通过，档案管理部门在申请表上签署同意借阅意见，并安排档案管理人员准备档案。（三）借阅登记1.档案管理人员根据申请表，对借阅档案进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、预计归还日期、档案名称及编号等信息。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式同时进行，确保记录的准确性和可追溯性。（四）档案交付1.档案管理人员按照申请表上的要求，将借阅的档案交付给借阅人。2.交付时，双方应进行档案数量和完整性的核对，确保无误后在借阅登记表上签字确认。四、借阅期限（一）一般规定1.普通档案的借阅期限一般为[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理延期手续。2.重要档案（如涉及公司核心机密、重大项目等）的借阅期限根据具体情况另行确定，但最长不得超过[X]个工作日。（二）延期申请1.如因工作需要无法按时归还档案，借阅人应在借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提交《档案借阅延期申请表》，说明延期原因及预计归还日期。2.档案管理部门对延期申请进行审核，如同意延期，应在申请表上签署意见，并重新确定借阅期限。五、借阅权限（一）部门内部借阅1.各部门员工因工作需要在部门内部借阅基础档案的，由部门负责人批准后，可直接到档案管理部门办理借阅手续。2.部门内部借阅仅限于日常工作参考，不得将档案带出部门范围。（二）跨部门借阅1.不同部门之间因工作需要借阅基础档案的，需填写《基础档案借阅申请表》，经借阅人所在部门负责人和档案使用部门负责人共同审批后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.跨部门借阅的档案应严格按照规定的借阅期限归还，如需延期，应分别经两个部门负责人同意。（三）特殊情况借阅1.因公司外部单位（如政府部门、合作伙伴等）查阅需要借阅基础档案的，需由公司相关业务部门提出申请，经公司分管领导批准后，档案管理部门按照规定办理借阅手续。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的借阅，必须经公司保密委员会批准，并严格按照保密规定进行管理（具体保密规定另行制定）。六、借阅要求（一）借阅人责任1.借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。2.借阅人不得将档案转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复印、拍照、扫描档案内容。如需复印或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续。3.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理手续。逾期未归还的，档案管理部门将进行催还，催还无效的，将按照公司相关规定进行处理。（二）档案使用场所1.借阅的档案原则上应在公司内部指定的场所使用，如需带出公司，必须经档案管理部门负责人批准，并办理相关登记手续。2.带出公司的档案应采取必要的安全措施，确保档案的安全与保密。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（三）档案归还1.借阅人应在借阅期限届满前，将所借阅的档案完整、无损地归还至档案管理部门。2.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案的数量、完整性和安全性，如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。3.归还档案后，档案管理人员应在借阅登记表上注明归还日期，并将档案归还原位。七、档案查阅（一）查阅申请1.因工作需要查阅基础档案的，查阅人应填写《基础档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要对申请进行审核，并签署意见。（二）档案管理部门审核1.申请表经部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行进一步审核，重点审核查阅目的是否合理、查阅范围是否符合规定等。2.如审核通过，档案管理部门在申请表上签署同意查阅意见，并安排档案管理人员协助查阅。（三）查阅方式1.档案管理人员应在指定场所协助查阅人查阅档案，查阅过程中不得离开现场。2.查阅人只能查阅申请表上注明的档案内容，不得擅自扩大查阅范围。如需摘录或复印档案内容，应按照规定办理相关手续。（四）查阅记录1.档案管理人员应对查阅过程进行记录，记录查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案名称及编号、查阅内容等信息。2.查阅记录应采用纸质和电子两种方式同时进行，确保记录的准确性和可追溯性。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管、限制访问等保密措施。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得私自复制、传播档案信息。（二）保密协议1.对于因工作需要接触公司重要档案的人员，公司应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容，确保公司档案信息的安全与保密。（三）泄密处理1.如发现档案管理人员或借阅人有泄密行为，公司将按照相关法律法规和公司规定进行严肃处理。2.对于因泄密给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任，并要求其赔偿相应损失。九、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，检查内容包括借阅登记、档案归还、档案保管等方面。。2.定期检查应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改，并将检查结果向公司领导汇报。（二）不定期抽查1.公司内部审计部门或其他相关部门应不定期对档案借阅情况进行抽查，重点检查档案借阅审批流程的执行情况、档案的安全与保密情况等。