档案8项制度依据

档案8项制度依据一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，特制定本档案8项制度依据。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集公司在生产经营、管理活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便利性原则：档案管理应便于档案的查找、利用和开发，提高档案的使用效率。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件；股东会、董事会、监事会会议记录；公司规章制度；工作计划、总结；各类请示、报告、批复等。2.经营管理类：市场调研报告；销售合同、协议；采购合同、订单；财务报表、审计报告；税务资料；生产计划、统计报表等。3.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩等文件；劳动合同、薪酬福利资料；员工档案等。4.项目管理类：项目立项、可行性研究报告；项目设计方案、图纸；项目施工、验收文件；项目成果报告等。5.技术研发类：科研项目申报书、研究报告；技术方案、工艺文件；专利、商标、著作权等知识产权文件。6.企业文化类：公司宣传资料、画册；企业文化活动记录；员工文化作品等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案移交至公司档案室。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案不遗漏、不丢失。对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交。3.在收集档案过程中，应注意对档案的原始性进行保护，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。（三）收集流程1.各部门档案收集人员定期对本部门的文件资料进行清理和分类，将符合归档要求的档案整理成册。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.将整理好的档案连同移交清单一并移交至公司档案室，档案室管理人员进行核对、签收。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，确定合理的保管期限。3.便于档案的保管、利用和统计。（二）分类方法1.年度分类法：根据文件形成的年度进行分类，将同一年度的档案归为一类。2.机构分类法：按照公司内部的组织机构进行分类，将各部门形成的档案分别归类。3.问题分类法：根据文件的内容所反映的问题进行分类，如行政管理、经营管理、人力资源等。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订，确保文件整齐、牢固。2.分类：按照确定的分类方法，将档案进行分类。3.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标明档案编号及相关信息。四、档案保管制度（一）保管场所1.公司应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，以防数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。具体保管期限根据档案的重要程度和利用价值确定。（四）档案鉴定与销毁1.公司应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报公司领导审批后，由专人负责销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，并由两人以上监销，确保销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认。五、档案利用制度（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.公司员工因个人学习、工作等原因需要查阅本人档案的。3.外单位因工作需要，经公司领导批准查阅公司档案资料的。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅档案的目的、内容、范围等信息，并提交所在部门负责人签字同意。2.审批：申请表经档案管理部门审核后，报公司领导审批。3.查阅：经批准后，利用者在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.归还：查阅完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。2.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，须经公司领导批准，并办理相关手续，限期归还。3.利用者不得在档案上圈划、批注及污损档案，如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理人员。六、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等信息。3.档案管理人员的工作情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成统计报表。3.利用计算机软件等工具，对档案统计数据进行管理和分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计要求1.档案统计工作应做到及时、准确、完整，如实反映档案管理的实际情况。2.统计报表应按时报送公司领导和上级主管部门，为公司决策提供依据。七、档案保密制度（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等机密信息的档案。2.公司内部尚未公开的重要文件和资料。（二）保密措施1.对保密档案实行专人专柜保管，严格限制接触人员。2.在档案利用过程中，严格按照规定的审批程序进行，确保保密档案不被泄露。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任心。4.对涉及保密档案的计算机系统和存储设备，应采取加密、访问控制等安全措施