档案管理制度大局

档案管理制度大局一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作。档案管理部门可根据实际情况配备相应的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理工作进行检查和考核。4.根据公司/组织发展需要，及时调整档案管理工作重点，提高档案管理水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化、规范化和科学化。6.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几类：1.行政管理类档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.人事管理类档案：包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件，员工档案、劳动合同、社会保险等。3.财务管理类档案：包括财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿、报表等。4.业务管理类档案：包括市场调研、市场营销、客户管理、项目管理、生产管理、质量管理、技术研发等相关文件。5.合同管理类档案：包括各类合同的签订、履行、变更、终止等相关文件。6.知识产权管理类档案：包括专利、商标、著作权等相关文件。7.其他类档案：包括公司/组织荣誉证书、资质证书、固定资产档案、基建档案等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，采用分类编号法进行编号。具体编号方法如下：1.一级类目编号：采用大写字母表示，如“A”表示行政管理类档案，“B”表示人事管理类档案，“C”表示财务管理类档案，“D”表示业务管理类档案，“E”表示合同管理类档案，“F”表示知识产权管理类档案，“G”表示其他类档案。2.二级类目编号：采用两位数字表示，如“A01”表示公司设立文件，“A02”表示公司章程，“A03”表示规章制度等。3.三级类目编号：采用三位数字表示，如“A01001”表示公司设立申请书，“A01002”表示公司设立批复等。4.档案编号应在档案整理过程中进行编制，并在档案目录中注明。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.档案收集范围应包括本部门在工作中形成的各种文件、资料、图表、声像等材料。3.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，对重要文件和资料应进行重点收集。4.各部门应定期将收集的档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类标准对收集的档案进行整理，确保档案分类准确、编号规范、排列有序。2.档案整理应包括档案的装订、编目、装盒等工作，确保档案整齐、美观、便于查阅。3.档案编目应包括档案目录的编制和档案索引的建立，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，档案索引应包括档案编号、题名、关键词等内容。4.档案装盒应按照档案编号顺序进行装盒，每个档案盒应标明档案编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般职能活动和历史面貌的，对公司/组织有一定利用价值的档案，应长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织短期职能活动和历史面貌的，对公司/组织有短期利用价值的档案，应短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全保管。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，确保电子档案的安全存储。4.对档案库房应定期进行清洁和消毒，防止档案受到污染和损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容和利用价值等因素，对档案进行全面、客观、公正的鉴定。4.档案鉴定小组应出具档案鉴定报告，明确档案的存毁意见。（二）档案销毁1.对经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，报公司/组织领导审批。2.档案销毁清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.档案销毁工作应在公司/组织领导的监督下进行，确保档案销毁工作的安全、保密。4.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅重要档案或涉及公司/组织商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的档案，应经公司/组织领导批准后，方可查阅。3.外部单位查阅档案，应持单位介绍信，经公司/组织领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应遵守档案管理部门的各项规定。2.查阅人员如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准后，方可进行。复印、摘录的档案内容应与原件一致，并注明出处。3.查阅人员查阅档案后，应及时归还档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）利用管理1.档案管理部门应积极为公司/组织各项工作提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案资料。2.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用目的等。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，为公司/组织决策提供参考依据。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标公司/组织档案信息化建设的目标是实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和水平，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案利用服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案管理系统建设：建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的共享和利用，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案利用服务。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案信息化建设的管理，确保档案信息化建设的顺利进行。2.档案管理人员应具备一定的计算机知识和技能，能够熟练操作档案管理系统。3.档案管理部门应加强对电子档案的安全管理，确保电子档