军休业务档案制度

军休业务档案制度一、总则（一）目的为加强军休业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，更好地服务军休干部，依据国家有关法律法规和行业标准，结合军休工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的军休业务档案管理工作，包括军休干部基本信息档案、服务管理档案、财务档案、活动档案等各类与军休业务相关的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映军休业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理与军休业务相关的各类文件、资料，确保档案的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及军休干部个人隐私和敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，保证档案管理的科学性和一致性。5.便利性原则：档案管理应便于查询、调阅和利用，提高工作效率，更好地为军休干部服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善军休业务档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理本公司/组织的军休业务档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案的查阅、借阅、复制等服务工作，按照规定办理相关手续。（二）业务部门职责1.负责本部门军休业务档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的形成和积累过程，对档案的真实性、完整性负责。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和意见。4.在开展军休业务活动过程中，严格执行档案管理制度，妥善保管和使用档案资料。（三）军休干部职责1.积极配合公司/组织的档案管理工作，如实提供个人相关信息和资料。2.妥善保管个人档案资料，不得擅自涂改、销毁或转借他人。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.军休干部基本信息档案：包括入伍登记表、转业审批表、离退休审批表、个人简历、健康状况等资料。2.服务管理档案：涵盖服务协议、服务记录、走访慰问记录、志愿者服务记录、军休干部意见反馈等。3.财务档案：包含经费预算、决算报表、财务凭证、收费记录等。4.活动档案：涉及各类军休活动的策划方案、活动通知、活动照片、视频资料、活动总结等。5.其他与军休业务相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂抹或损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将军休业务档案分为不同的类别，如文书档案、会计档案、业务档案等。每个类别下再根据具体情况进行细分，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类等。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应清晰、准确，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案的内容，避免损坏文件。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.按照档案的类别和保管期限，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经允许不得进入库房。加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。存储系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，确保电子档案的安全。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对电子档案的访问进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。4.定期检查电子档案的可读性和完整性，发现问题及时处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关法律法规和行业标准，结合军休业务档案的实际情况，制定科学合理的档案鉴定标准。2.档案鉴定应坚持全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行综合分析，判断档案的价值。2.参考档案的利用情况，对于利用率低、已失去保存价值的档案进行重点鉴定。3.征求业务部门和军休干部的意见，确保鉴定结果符合实际需求。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制销毁清册，报公司/组织领导审批。2.销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.军休干部本人、公司/组织内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经公司/组织领导批准后，方可借阅。2.借阅档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并与档案管理部门签订借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]天，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅登记档案管理部门应建立查阅与借阅登记制度，对查阅和借阅档案的人员、时间、内容、期限等信息进行详细记录。查阅与借阅登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应定期对军休业务档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理工作提供数据支持。2.统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案的基本信息、变动情况、利用情况等。3.统计分析结果应形成报告，上报公司/组织领导，并为档案管理决策提供参考依据。（二）移交工作1.军休干部去世后，其个人档案应按照规定进行整理和移交。移交时，档案管理部门应填写档案移交清单，经双方签字确认后，将档案移交至相关部门。2.公司/组织发生机