档案三全一制度

档案三全一制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三全一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案工作实行统一领导，由综合管理部门负责统筹协调，各部门按照职责分工，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.全面覆盖原则涵盖公司各类业务活动中形成的各种载体形式的档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等，确保档案的全面性和完整性。3.全程管理原则对档案从形成到销毁或永久保存的全过程进行有效管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、利用、统计、移交等环节，实现档案管理的规范化和科学化。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案采取特殊的保密措施。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门档案工作。3.集中统一管理公司各类档案，包括接收、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作。4.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司各项工作提供服务。6.负责公司档案工作的对外交流与合作，组织档案工作人员的业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织领导，指定专人负责档案管理工作。2.按照公司档案管理制度的要求，负责收集、整理、保管本部门在业务活动中形成的各类档案，并定期向综合管理部门移交。3.积极配合综合管理部门做好档案的鉴定、统计、销毁等工作，提供档案利用所需的相关资料。4.对本部门档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和公司档案管理制度，履行档案管理职责。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的完整、准确和系统。对电子档案，要做好数据备份和安全维护工作。3.严格遵守档案保管制度，妥善保管档案，防止档案的损坏、丢失和泄密。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。按照规定办理档案查阅、借阅、复制等手续，做好利用登记工作。5.参与档案的鉴定工作，提出档案保管期限的初步意见。对已到保管期限的档案，按照规定进行整理和移交。6.负责档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为公司档案管理决策提供数据支持。7.做好档案管理的其他相关工作任务，完成领导交办的临时性工作。三、档案收集（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、验资报告、审计报告、评估报告等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、决议、纪要等。3.公司各类业务活动中形成的文件材料，如合同协议、项目计划、可行性研究报告、招投标文件、业务往来信函、财务报表、审计报告、税务资料等。4.公司行政管理工作中形成的文件材料，如行政公文、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、劳动工资报表、教育培训记录等。5.公司生产经营管理中形成的文件材料，如生产计划、工艺流程、质量控制文件、设备档案、物资采购合同、销售合同等。6.公司科研开发工作中形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告、专利申请文件等。7.公司基本建设项目中形成的文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、工程预算、工程决算、竣工验收报告等。8.公司外事活动中形成的文件材料，如出国考察报告、接待外宾记录、合作协议等。9.公司声像档案，包括照片、录音、录像等，记录公司重要活动、会议、工程建设、产品研发等方面的情况。10.公司电子档案，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、数据库文件、电子报表等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照一定的分类标准进行整理。3.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保文件内容真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保电子文件的可读性和可利用性。同时，要做好电子文件的备份工作。5.声像档案应及时整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行妥善保管。（三）收集时间1.日常业务活动中形成的文件材料，应在业务活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。2.年度终了后，各部门应在次年一季度内将上一年度形成的档案整理完毕，并移交综合管理部门。3.公司重大活动、项目结束后，相关部门应在活动或项目结束后一个月内将形成的档案收集整理完毕，并移交综合管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.区分不同价值，便于档案的鉴定和管理。3.便于计算机管理，提高档案管理的信息化水平。（二）整理方法1.纸质档案整理分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。装订：对纸质文件进行装订，确保文件的整齐、牢固，便于保管和查阅。2.电子档案整理分类：按照纸质档案的分类方法进行分类，建立电子档案分类目录。命名：电子文件的命名应简洁明了，反映文件的主题和内容，便于查找和识别，并遵循一定的命名规则。存储：电子文件应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。更新：电子文件应及时进行更新，确保文件内容的准确性和时效性。同时，要做好电子文件的版本管理，保留不同版本的文件。3.声像档案整理分类：按照声像档案的内容和形式进行分类，如照片档案可分为会议照片、工程照片、活动照片等；录音录像档案可分为会议录音录像、讲座录音录像、活动录音录像等。编号：对每一类声像档案进行编号，编号应与纸质档案或电子档案相对应，便于查找和利用。编目：编制声像档案目录，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行简要说明。存储：声像档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。存储设备应具备良好的兼容性和稳定性，确保声像档案的质量和可读性。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐，确保档案的系统性和完整性。2.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。对破损、褪色的档案应进行修复或复制。同时，要做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。3.电子档案整理应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。同时，要建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.声像档案整理应注重内容的准确性和完整性，确保声像档案能够真实反映公司的各项活动和发展历程。同时，要做好声像档案的数字化处理工作，便于长期保存和利用。五、档案保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准要求，一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，要建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、层号、案卷号等信息。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行分类存储。同时，要建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.声像档案应按照分类编号顺序存放在专用的存储设备或档案盒中，并进行标识。同时，要建立声像档案目录索引，便于查找和利用。（三）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。2.各部门应按照档案保管期限的划分标准，对本部门形成的档案进行初步鉴定，并在档案移交时注明保管期限。综合管理部门在接收档案后，应进行复查，确保档案保管期限的准确划分。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。同时，要做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，确保档案的安全。3.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的正常运行和数据安全。4.声像档案应定期进行检查和维护，确保声像档案的质量和可读性。同时，要做好声像档案的数字化处理工作，便于长期保存和利用。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.公司员工因个人需要，可查阅本人的人事档案、工资档案等。3.外单位因工作需要，经公司领导批准，可查阅、借阅公司相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理人员的陪同下，在档案查阅室查阅档案。查阅时，应遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案。2.借阅：档案利用者因工作需要，可办理档案借阅手续，将档案借出使用。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，并应按时归还。借阅期间，档案利用者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。3.复制：档案利用者因工作需要，可申请复制档案。复制档案应经档案管理人员审核，并按照规定办理复制手续。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，与原件具有同等效力。（三）利用程序1.申请：档案利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用方式等内容，并经部门负责人签字同意。2.审核：档案管理人员对档案利用申请表进行审核，根据档案利用范围和审批权限，报相关领导审批。3.查阅：经批准后，档案利用者可按照规定的时间和地点查阅、借阅或复制档案。档案管理人员应做好利用登记工作，记录利用者姓名、部门、利用时间、利用内容等信息。4.归还：档案利用者借阅档案期满后，应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。（四）利用要求1.档案利用者应严格遵守档案利用制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案。2.档案利用者不得将档案转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理复制手续。3.档案管理人员应积极为档案利用者提供服务，及时准确地提供档案信息。同时，要做好档案利用登记工作，对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。4.涉及公司机密的档案，应严格按照公司保密制度的规定进行管理和利用，防止档案信息泄露。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度，结合公司实际情况，对档案的价值进行全面、客观、准确的评估。鉴定标准主要包括档案的内容、来源、时间、形式等方面，具体如下：1.反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.反映公司一般工作活动，但在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。4.已失去保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组按照档案鉴定标准，对公司保管期满的档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。2.档案管理人员根据鉴定意见，编制档案鉴定清册，注明档案的名称、年度、保管期限、卷号、鉴定