考察文书档案制度

考察文书档案制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则。归档的文书应真实反映公司各项活动的实际情况，内容准确无误。3.及时归档原则。各部门应及时将办理完毕的文书整理归档，防止文件积压和散失。4.方便利用原则。档案管理应便于公司内部各部门及相关人员查阅和利用，提高工作效率。二、文书档案的范围（一）行政管理类1.公司制定的各项规章制度、办法、规定等文件。2.公司年度工作计划、总结、报告等。3.公司会议纪要、决议、记录等。4.公司各类行政事务的请示、批复、通知等文件。5.公司与上级主管部门、政府部门及其他单位的往来文件。（二）业务管理类1.公司各类业务项目的策划书、方案、合同等文件。2.业务部门的工作报告、统计报表等。3.业务工作中的技术文件、图纸、资料等。4.业务往来中的函件、协议、订单等。（三）人事管理类1.员工招聘、录用、考核、奖惩等文件。2.员工培训计划、记录、总结等。3.员工薪酬福利、社会保险等方面的文件。4.员工劳动合同、离职手续等文件。（四）财务管理类1.公司财务预算、决算报告。2.财务报表、审计报告等。3.资金管理、成本核算等方面的文件。4.财务审批文件、报销凭证等。三、文书档案的形成与收集（一）文书形成1.公司各部门在工作过程中应按照规范的格式和要求形成各类文书。文书内容应清晰、准确、完整，签字盖章等手续齐全。2.涉及多个部门的联合发文，由主办部门负责起草，会签其他相关部门后，由主办部门统一编号、印发。（二）文书收集1.各部门应指定专人负责文书的收集工作，确保文件不遗漏。2.办理完毕的文书应及时收集，定期移交综合管理部门。移交时，应填写《文书档案移交清单》，双方签字确认。3.对于外出参加会议、培训等带回的文件，参会人员应及时交本部门文书收集人员，统一整理归档。四、文书档案的整理（一）分类文书档案按照行政管理、业务管理、人事管理、财务管理等类别进行一级分类，在一级分类下再根据文件的性质、内容等进行二级分类。例如，行政管理类可分为规章制度、行政事务、会议文件等。（二）编号文书档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度+类别+流水号的方式，如2023XZ001，表示2023年行政管理类第1份文件。（三）装订归档的文书应进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补。装订应整齐、牢固，便于查阅。（四）编目文书档案应编制目录，目录应包括文件编号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印成册，一式两份，一份随档案存放，一份单独保存。五、文书档案的归档（一）归档时间1.当年形成的文书档案应在次年上半年完成归档。2.对于一些重要的紧急文件，应及时归档。（二）归档要求1.归档的文书应齐全完整，符合整理要求。2.归档文件应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、起止编号等信息。3.档案盒应存放在专门的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。六、文书档案的保管（一）保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的文书档案主要包括公司的重要规章制度、年度总结、财务审计报告等。2.长期保管的文书档案保管期限为15年至50年，如公司的业务合同、重要会议记录等。3.短期保管的文书档案保管期限为5年以下，如一般性的行政事务文件等。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。七、文书档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅文书档案，需填写《文书档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的文书档案，查阅需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司文书档案，需持有单位介绍信，经公司综合管理部门审核，报公司领导批准后，方可查阅。（二）查阅登记查阅文书档案时，档案管理人员应进行查阅登记，记录查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容等信息。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人的需求，提供档案原件或复印件。复印件应加盖档案管理专用章。2.查阅人如需摘录、复制档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。摘录、复制的内容应注明出处。八、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期对保管期满的文书档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应由档案管理人员、业务部门人员和公司领导等组成，确保鉴定结果的客观公正。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的文书档案，应填写《文书档案销毁申请表》，报公司领导批准后进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人