制定档案交接制度

制定档案交接制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案交接工作的规范、有序进行，维护档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间、公司与外部单位之间涉及档案交接的各类活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案交接过程中，应确保所交接档案内容真实可靠，与实际业务情况相符。2.完整性原则：交接的档案应齐全完整，包括相关文件、资料、记录等，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案的整理、编目、标识等应准确无误，便于后续查阅和利用。4.及时性原则：档案交接应在规定的时间内完成，确保工作的衔接顺畅，不影响业务的正常开展。5.保密性原则：对于涉及公司机密的档案，交接双方应严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案交接的内容与要求（一）档案范围1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、决议等。2.合同档案：涵盖公司签订的各类合同、协议。3.财务档案：如会计凭证、账簿、报表等。4.人事档案：员工个人资料、履历、考核记录等。5.业务档案：与公司业务相关的项目文档、客户资料、业务记录等。6.其他档案：如声像档案、实物档案等。（二）档案要求1.整理规范：档案应按照一定的分类标准进行整理，如年度、机构、问题等，便于查找和管理。2.编目清晰：编制详细的档案目录，注明档案的名称、日期、编号、保管期限等信息。3.标识明确：对档案进行清晰的标识，便于识别和区分不同类别的档案。4.装订整齐：文书档案等应进行整齐装订，确保牢固、美观。5.数字化要求：对于重要档案，应进行数字化处理，建立电子档案库，便于远程查阅和利用。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照相关规定进行存储和管理。三、档案交接的流程（一）交接准备1.交接申请：交接双方应提前填写《档案交接申请表》，注明交接档案的名称、数量、交接原因、预计交接时间等信息，并提交给档案管理部门审核。2.档案整理：交接方应对拟交接的档案进行全面整理，确保符合档案管理要求。3.清单编制：交接方根据整理好的档案，编制《档案交接清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、日期、来源等信息。清单应一式两份，交接双方各执一份。（二）交接实施1.现场交接：交接双方应在约定的时间和地点进行现场交接。交接过程中，双方应按照《档案交接清单》逐一核对档案，确保档案的数量、内容等准确无误。2.签字确认：核对无误后，交接双方在《档案交接清单》上签字确认，注明交接日期。如发现档案存在问题，应及时协商解决，并在清单上注明问题情况及处理结果。3.特殊情况处理：对于因特殊原因无法当场完成交接的档案，交接双方应协商确定后续的交接方式和时间，并做好记录。（三）交接后的工作1.档案入库：接收方应及时将交接的档案按照规定的存放位置进行入库保管，并更新档案管理系统中的相关信息。2.核对与检查：档案管理部门应对交接后的档案进行核对和检查，确保档案的整理、编目等符合要求。如发现问题，应及时与交接双方沟通解决。3.备份与存储：对于重要档案，接收方应按照规定进行备份，并妥善存储，防止档案丢失或损坏。四、交接双方的职责（一）移交方职责1.负责按照本制度的要求，对拟交接的档案进行整理、编目等工作，确保档案符合交接要求。2.如实向接收方提供档案的相关信息，包括档案的形成背景、内容摘要、保管情况等。3.在交接过程中，配合接收方进行档案的核对和清点工作，解答接收方提出的疑问。4.对移交档案的真实性、完整性和准确性负责，如有虚假或遗漏信息，应承担相应责任。（二）接收方职责1.按照约定的时间和地点，及时组织人员进行档案接收工作。2.对接收的档案进行认真核对和清点，确保档案数量准确、内容完整、质量符合要求。3.在接收档案后，负责按照规定进行妥善保管和利用，确保档案的安全和有效。4.如发现接收的档案存在问题，应及时与移交方沟通协商，要求移交方限期解决。五、档案交接的监督与检查（一）监督部门公司档案管理部门负责对档案交接工作进行全程监督，确保交接过程符合本制度的规定。（二）检查内容1.交接申请的审核情况，包括交接原因、档案范围、预计交接时间等是否合理。2.档案整理、编目、标识等是否符合要求。3.《档案交接清单》的编制和签字确认情况。4.现场交接过程中档案的核对、清点情况。5.交接后的档案入库、保管等情况。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时向交接双方发出整改通知，要求限期整改。2.交接双方应按照整改通知的要求，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。3.如因交接问题导致档案丢失、损坏或信息泄露等后果，公司将按照相关规定追究交接双方的责任。六、档案交接中的保密规定（一）保密范围涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等机密内容的档案。（二）保密措施1.交接双方应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在交接过程中，应采取必要的保密措施，如对机密档案进行加密存储、限制接触人员等。3.交接双方的工作人员应严格遵守保密规定，不得私自复制、传播或泄露机密档案信息。（三）违规处理如发现交接双方违反保密规定，公司将依法追究其法律责任，并要求其采取措施消除不良影响。同时，公司将视情节轻重，对相关责任人给予相应的纪律处分。七、档案交接的培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门应定期组织档案交接相关知识的培训，提高员工对档案交接制度的认识和操作技能。2.培训内容包括档案交接的流程、要求、双方职责、保密规定等。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。（二）宣传工作1.通过公司内部网站、宣传栏、邮件等渠道，宣传档案交接制度的重要性和相关要求，提高员工的重视程度。2.及时发布档案交接工作的动态和信息，解答员工在档