食品档案记录制度

食品档案记录制度一、总则（一）目的为加强公司食品生产经营过程的管理，规范食品档案记录工作，确保食品质量安全可追溯，依据《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例、相关食品安全国家标准和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及食品生产、加工、销售、储存等环节的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：食品档案记录应如实反映食品生产经营活动的全过程，确保记录信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖食品从原材料采购到成品销售的各个环节，保证档案记录完整无缺。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据清晰，避免模糊或歧义性表述。4.可追溯性原则：通过档案记录能够清晰追溯食品的来源、流向、加工过程及相关责任人，以便在需要时能够迅速查明问题。二、食品档案记录的内容与要求（一）原材料采购档案1.供应商信息详细记录供应商的名称、地址、联系方式、营业执照注册号、食品生产许可证编号（若有）等基本信息。建立供应商资质审核档案，包括供应商的生产能力、质量管理体系、信誉状况等评估资料。2.采购订单记录每次采购的食品原材料名称、规格、数量、采购日期、订单编号等信息。明确采购价格、交货方式、交货日期等条款。3.进货查验记录对每批次采购的原材料进行查验，记录查验日期、查验人员、原材料名称、规格、数量、感官性状、包装标识、合格证明文件编号等内容。如实记录原材料的验收结果，如合格或不合格情况。对于不合格原材料，应详细记录不合格原因及处理措施，包括退货、换货、销毁等情况，并留存相关凭证。（二）生产过程档案1.生产计划制定年度、季度、月度生产计划，记录计划编号、产品名称、规格、生产数量、生产日期、生产班组等信息。如有调整生产计划的情况，应详细记录调整原因、调整内容及审批情况。2.生产过程记录按照生产工艺流程，详细记录每个环节的操作情况，包括原材料投入量、生产设备运行参数（如温度、压力、时间等）、操作人员、生产批次编号等信息。记录生产过程中的关键控制点监控情况，如监控时间、监控人员、监控结果等。对于偏离关键限值的情况，应及时记录采取的纠正措施及结果。3.质量检验记录建立产品质量检验制度，记录每批次产品的抽样数量、检验项目、检验方法、检验结果、检验日期、检验人员等信息。对于成品检验不合格的情况，应详细记录不合格产品的批次、数量、不合格项目、不合格原因分析、整改措施及复查结果等内容。（三）销售档案1.销售订单记录销售订单编号、客户名称、地址、联系方式、产品名称、规格、数量、销售日期、交货日期、销售价格等信息。明确付款方式、运输方式等销售条款。2.销售流向记录跟踪产品的销售去向，记录每个客户的收货日期、收货地址、收货人等信息。对于销售退货的产品，应详细记录退货原因、退货日期、退货数量、处理方式（如返工、报废、换货等）及相关凭证。（四）储存档案1.仓库出入库记录记录食品原材料、半成品及成品的出入库日期、产品名称、规格、数量、批次编号、出入库类型（入库、出库）、仓库位置、经手人等信息。定期核对库存数量，确保账实相符。如有盘盈、盘亏情况，应详细记录原因及处理结果。2.储存条件记录记录仓库的温度、湿度、通风等环境条件，每天定时监测并记录监测时间、监测人员、监测数据等信息。对于有特殊储存要求的食品，如冷藏、冷冻食品，应详细记录储存设备的运行状况，包括温度记录、设备维护记录等。三、食品档案记录的方式与载体（一）记录方式1.纸质记录：对于一些重要的原始凭证、检验报告、审批文件等，采用纸质记录方式，并由相关人员签字确认。2.电子记录：利用计算机系统或电子表格软件进行记录，如生产管理系统、销售管理系统、库存管理系统等。电子记录应具备数据加密、备份、权限管理等功能，确保数据的安全性和完整性。3.视频记录：对于生产过程中的关键环节、设备操作等，可以采用视频记录的方式进行留存。视频记录应标注日期、时间、地点、内容等信息，并妥善保存。（二）记录载体1.纸质档案：将纸质记录按照类别、时间顺序进行整理，装订成册，建立纸质档案。纸质档案应存放在专门的档案柜中，确保档案的安全、完整和易于查阅。2.电子档案：将电子记录按照一定的命名规则进行分类存储，建立电子档案库。电子档案库应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别保存于不同的地点。3.视频档案：将视频记录存储在硬盘、光盘等存储介质上，并建立相应的索引目录，以便快速查找和播放。四、食品档案记录的管理与保存（一）档案管理职责1.设立档案管理部门：公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责食品档案记录的管理工作。档案管理人员应具备一定的专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。2.明确各部门职责：各部门负责本部门食品档案记录的收集、整理、归档工作，并按照规定的时间和要求将档案移交至档案管理部门。档案管理部门负责对全公司的食品档案记录进行统一管理、保管和查阅服务。（二）档案收集与整理1.及时收集：各部门应在食品生产经营活动结束后及时收集相关档案记录，并按照规定的格式和内容要求进行填写和整理。2.分类归档：档案管理人员应按照档案记录的类别、时间顺序进行分类归档，建立清晰的档案索引目录，便于查找和使用。对于电子档案，应建立相应的电子文件夹结构，确保文件存储有序。（三）档案保存期限1.一般规定：食品档案记录的保存期限应符合相关法律法规和行业标准的要求。一般情况下，原材料采购档案、生产过程档案、销售档案、储存档案等应保存不少于[X]年。2.特殊情况：对于涉及食品安全事故、投诉举报等特殊情况的档案记录，应永久保存。（四）档案查阅与借阅1.查阅程序：公司内部人员因工作需要查阅食品档案记录时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并做好查阅记录。2.借阅程序：因特殊原因需要借阅食品档案记录的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（五）档案销毁1.销毁条件：食品档案记录超过保存期限或因其他原因需要销毁的，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案记录应确保不涉及食品安全信息泄露和商业秘密泄露等问题。2.销毁程序：档案管理部门应定期对到期或不再需要保存的档案进行清理，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因、销毁时间等信息，经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导审批后，由档案管理人员会同相关部门人员进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并留存相关凭证。五、监督与考核（一）监督检查1.定期检查：公司应定期对食品档案记录制度的执行情况进行检查，检查内容包括档案记录的完整性、准确性、及时性、规范性等方面。2.专项检查：针对食品安全事故、投诉举报等特殊情况，及时开展专项检查，重点检查相关档案记录的追溯性和有效性。3.检查记录：每次检查应做好记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等信息。检查记录应妥善保存，作为公司食品安全管理工作的重要资料。（二）考核机制1.建立考核指标：制定食品档案记录工作的考核指标，如档案记录的准确率、及时归档率、查阅借阅规范率等，对各部门和相关人员的档案记录工作进行量化考核。2.考核结果应用：将考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对于档案记录工作表现优秀的