镇档案制度通知

镇档案制度通知一、总则（一）目的为加强我镇档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合我镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我镇各部门、各社区（村）及所属企事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则镇档案管理部门负责全镇档案的集中统一管理，各部门、各社区（村）及所属企事业单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映我镇各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得伪造、篡改档案信息。3.方便利用原则档案管理工作应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为我镇各项工作提供有力的支持。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护档案的安全和完整。二、档案管理机构及职责（一）镇档案管理部门镇设立档案管理办公室，负责全镇档案管理工作的组织、协调和指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定我镇档案管理工作的规章制度和业务规范。2.负责全镇各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导各部门、各社区（村）及所属企事业单位的档案管理工作，组织开展档案业务培训和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化、科学化。5.定期向上级档案管理部门报送档案工作情况，接受上级部门的监督和检查。（二）各部门、各社区（村）及所属企事业单位档案管理职责1.各部门、各社区（村）及所属企事业单位应明确一名分管领导负责本部门档案管理工作，并指定专人作为档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作。2.档案管理人员应严格按照档案管理的有关规定，做好本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的质量和安全。3.积极配合镇档案管理部门的工作，按时完成档案的收集、整理、移交等任务，接受镇档案管理部门的业务指导和监督检查。4.负责本部门档案的开发利用工作，为各项工作提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映我镇政治、经济、文化、社会等各项工作活动的文件、资料、图表、声像等材料。2.我镇在履行职能过程中形成的各类公文、会议记录、工作计划、总结、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.各部门、各社区（村）及所属企事业单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料。4.我镇在重大活动、重点项目建设等工作中形成的专项档案材料。（二）收集要求1.各部门、各社区（村）及所属企事业单位应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.档案收集应注重质量，收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对重要文件材料应实行“双套制”管理，即同时保存纸质档案和电子档案，确保档案信息的安全和长期有效利用。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属物装订。四、档案的保管（一）保管场所镇档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和质量。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始数据分开存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和完整。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。对借出的档案应及时催还，归还时应认真检查档案的完整性。4.按照档案保管期限的要求，对档案进行定期鉴定，对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写销毁清册，经批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由镇档案管理部门负责人、各相关部门业务骨干等组成。鉴定小组负责对全镇档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的异同，确定其保存价值。3.效益评估法：从档案对我镇各项工作的利用效益角度出发，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经镇分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底、安全。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.销毁后的档案应进行登记，记录销毁的档案名称、数量、日期等信息，以备查考。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、方便、安全的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为我镇各项工作服务。（二）利用范围1.我镇各部门在工作中需要查阅档案资料的。2.因工作需要，外单位来我镇查阅档案的。3.公民个人因特殊需要查阅与其自身相关档案的。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到镇档案管理部门查阅档案资料，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要，档案利用者可办理档案借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者说明档案的保管要求和注意事项，并对借阅情况进行跟踪管理。3.复制：档案利用者如需复制档案资料，应经镇档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案资料应加盖镇档案管理部门印章，注明复制日期和用途。（四）利用手续1.档案利用者应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、目的、范围等信息，并签字盖章。2.档案管理人员对利用者的申请进行审核，符合条件的，予以批准，并按照规定提供查阅、借阅或复制服务。3.查阅、借阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿或借阅登记簿上签字，注明查阅或借阅日期、档案名称、数量等信息。4.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进我镇档案管理工作的信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化管理和共享利用，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对全镇各类档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在我镇各部门之间的共享利用，为我镇各项工作提供有力的信息支持。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理技能，严格按照档案管理系统的操作规程进行操作，确保档案信息的安全和完整。2.加强对电子档案的管理，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应与原始数据分开存放，并定期进行检查和更新。3.建立健全档案信息化管理制度，规范档案信息的采集、录入、存储、传输、利用等环节的管理，确保档案信息化管理工作的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查主体镇档案管理部门负责对全镇各部门、各社区（村）及所属企事业单位的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：镇档案管理部门定期对全镇各部门、各社区（村）及所属企事业单位的档案管理工作进行检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查：根据工作需要，镇档案管理部门不定期对部分部门、社区（村）及企事业单位的档案管理工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点、难点问题