乡镇档案指引制度

乡镇档案指引制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本乡镇实际情况，制定本档案指引制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇机关各部门、下属事业单位、各村（居）委会等在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本乡镇各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则各部门、各单位应按照档案形成的规律和特点，及时、全面、准确地收集、整理、归档各类文件材料，保证档案的完整性和准确性。3.便于利用原则档案管理工作应充分考虑档案的利用需求，优化档案整理和保管方式，提高档案查阅效率，为乡镇各项工作提供便捷的档案服务。4.安全保密原则加强档案安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全。严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构乡镇设立档案管理办公室，作为本乡镇档案管理的专门机构，挂靠在乡镇党政办公室。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本乡镇各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对本乡镇各部门、各单位档案管理工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案工作培训和考核。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理和利用效率。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定为有关单位和个人提供档案信息。6.定期对档案进行鉴定、销毁，做好档案统计工作。三、档案分类及归档范围（一）文书档案1.上级文件包括上级党委、政府及各部门下发的各类文件、通知、通报、指示等。2.乡镇文件材料乡镇党委、政府形成的各类文件、报告（如年度工作报告、工作计划、工作总结等）、会议纪要、决议、决定、领导讲话、简报、信息等。3.部门文件各部门在履行职能过程中形成的文件材料，如业务工作文件、请示报告、批复、统计报表、工作方案、应急预案等。4.会议文件乡镇召开的各类会议形成的会议通知、议程、报告、讲话、决议、记录等文件材料。5.人事档案乡镇工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团组织关系等方面的文件材料。6.财务档案乡镇财务预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件材料。（二）业务档案<br>1.农业农村工作档案包括农村土地承包、农业产业发展、农村基础设施建设、农村环境整治、农村社会事业等方面的文件材料。2.民政工作档案城乡低保、特困人员供养、临时救助、婚姻登记、殡葬管理、社会组织管理等方面的文件材料。3.社会保障工作档案就业创业、社会保险、劳动维权等方面的文件材料。4.计划生育工作档案人口与计划生育政策宣传、生育登记、奖励扶助、技术服务等方面的文件材料。5.安全生产工作档案安全生产监管、隐患排查治理、事故应急救援等方面的文件材料。6.环境保护工作档案环境监测、污染防治、生态保护等方面的文件材料。（三）声像档案1.照片档案反映乡镇重大活动、重要事件、建设成果、自然风光等方面的照片。2.录音录像档案乡镇重要会议、活动、调研等的录音录像资料。（四）实物档案乡镇获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，按照档案归档范围及时收集本部门、本单位在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料齐全完整。2.对上级文件，应及时签收、登记，并按照要求进行传阅、办理，办理完毕后及时归档。3.对乡镇内部形成的文件材料，应在文件办理完毕后，由承办部门或个人整理好，定期移交档案管理部门。4.对会议文件，会议组织部门应在会议结束后及时将会议文件收集齐全，整理好后移交档案管理部门。5.对人事档案、财务档案等专业性较强的档案，应按照相关规定及时收集、整理，确保档案质量。（二）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。年度划分以文件形成的自然年度为准；保管期限分为永久、定期（30年、10年）；机构（问题）分类可根据乡镇实际情况，按照部门、业务类别等进行划分。2.业务档案按照业务类别进行分类整理，每个业务类别下再按照文件形成的时间顺序排列。3.声像档案照片档案应按照照片内容进行分类，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并按照一定顺序编号装订成册。录音录像档案应按照录制内容进行分类，并标注录制时间、地点、主题等信息，存储在磁性载体上，并制作相应的目录清单。4.实物档案对实物进行编号、登记，注明实物名称、来源、获得时间等信息，并拍照留存。实物应妥善保管，可根据实物类别集中存放或展示。五、档案保管（一）保管场所档案管理办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。（二）保管设备1.档案架应选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案架，用于存放纸质档案。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.温湿度控制设备安装温湿度传感器和调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火设备配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，确保档案库房消防安全。4.防虫防鼠设备安装防虫网、驱鼠器等设备，防止虫害和鼠害对档案的破坏。5.存储设备配备足够的磁性载体存储设备，用于存储电子档案，存储设备应定期进行维护和检查，确保数据安全。（三）档案保管期限1.永久保管凡是反映乡镇主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡镇、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括乡镇党委、政府重要文件、会议记录、人事任免、财务预决算等档案。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限从文件形成次年1月1日起计算。（四）档案清点与检查<br>1.档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放有序。2.对档案保管状况进行检查，重点检查档案的安全防护设施是否正常运行，档案是否有破损、霉变、褪色等情况，发现问题及时处理。3.建立档案清点和检查记录，详细记录清点和检查的时间、内容、发现的问题及处理情况等。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本乡镇档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务为本原则以服务乡镇各项工作为宗旨，积极为有关单位和个人提供档案信息，满足档案利用需求。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守档案保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本乡镇机关各部门、下属事业单位在开展工作过程中需要查阅档案的。2.村（居）委会因工作需要查阅相关档案的。3.其他单位或个人因工作需要，按照规定办理查阅手续后查阅档案的。(三）利用方式1.查阅查阅档案应在档案管理办公室指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。3.出具证明根据工作需要，档案管理部门可依据档案内容为有关单位或个人出具档案证明。出具证明应严格审核档案内容，确保证明内容真实、准确，并加盖档案管理部门印章。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案，按照档案鉴定标准进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应鉴定其是否涉及国家机密、个人隐私等敏感信息，如不涉及，可予以销毁。3.对虽已超过保管期限，但仍具有重要历史价值、文化价值或对本乡镇工作有重要参考作用的档案，应延长保管期限或转为永久保管。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定报告，提出存毁意见。2.档案鉴定报告经乡镇分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，由监销人员和档案管理人员共同签字确认，并记录销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。4.销毁档案的相关记录应长期保存。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的年度归档数量、累计归档数量等。2.档案利用情况统计统计档案查阅、借阅、出具证明的数量、人次、利用目的等。3.档案保管状况统计对档案库房温湿度、安全防护设施运行情况等进行统计。（二）统计方法档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、保管状况等进行统计，