工会档案销毁制度

工会档案销毁制度一、总则（一）目的为加强工会档案管理，确保档案的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本工会实际情况，制定本档案销毁制度。本制度旨在规范工会档案销毁工作流程，防止重要档案信息的不当流失，保障工会工作的正常开展和历史资料的有效留存。（二）适用范围本制度适用于本工会组织内形成的各类档案，包括但不限于文件、会议记录、财务报表、会员信息、活动资料等，在达到规定保管期限或失去保存价值时，进行销毁处理的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规，确保销毁行为的合法性和合规性。2.真实性原则：准确鉴定档案的真实性和有效性，避免误销重要档案。3.保密性原则：在档案销毁过程中，严格保护档案信息的保密性，防止信息泄露。4.审批原则：档案销毁需经过严格的审批程序，确保销毁决定的慎重性和必要性。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立由工会领导、档案管理人员及相关业务部门负责人组成的档案鉴定小组。鉴定小组负责对工会档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。（二）鉴定标准1.保管期限标准：根据档案的重要程度、形成时间等因素，确定不同类型档案的保管期限。一般来说，重要文件、财务档案等需长期保存；一般性文件、短期活动资料等可根据实际情况确定保管期限。2.价值判定标准：对于已过保管期限，但仍具有重要历史价值、查考利用价值或涉及工会重大事件、重要权益维护等方面的档案，应继续保存；对于内容重复、无关紧要或已无实际用途的档案，可考虑销毁。（三）鉴定流程1.初步梳理：档案管理人员定期对档案进行全面梳理，按照类别、年度等进行分类整理，形成待鉴定档案清单。2.小组审查：鉴定小组根据档案清单，对每份档案进行逐一审查。审查过程中，充分考虑档案的形成背景、内容性质、现实用途等因素，综合判断档案的存毁价值。3.形成鉴定意见：鉴定小组经过讨论，对每类档案形成明确的鉴定意见，确定哪些档案需要继续保存，哪些档案可以销毁。鉴定意见应详细记录，并由鉴定小组成员签字确认。三、销毁审批（一）审批流程1.提出申请：档案管理人员根据鉴定小组的鉴定意见，填写《工会档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.部门审核：申请表提交至档案管理部门负责人进行审核。审核重点包括申请表内容的完整性、准确性，以及鉴定意见的合理性。审核通过后，在申请表上签署意见。3.工会领导审批：经档案管理部门负责人审核通过的申请表，提交至工会领导进行最终审批。工会领导应综合考虑工会整体工作需求、档案管理规定等因素，对销毁申请做出审批决定。审批通过后，在申请表上签署同意销毁意见。（二）审批记录建立档案销毁审批记录档案，详细记录每份档案销毁申请的提交时间、审批过程、审批意见及审批人员签字等信息。审批记录档案应妥善保存，以备日后查阅和审计。四、销毁实施（一）销毁方式选择根据档案的性质、数量及保密要求等因素，选择合适的销毁方式。对于一般纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除，并确保存储介质不可恢复。（二）销毁执行1.制定销毁计划：档案管理部门根据审批通过的销毁申请，制定详细的销毁计划。销毁计划应明确销毁时间、地点、参与人员、销毁方式及安全保障措施等内容。2.组织实施销毁：按照销毁计划，组织相关人员在指定地点进行档案销毁。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。对于电子档案的销毁，应在专业技术人员的指导下进行操作。3.销毁记录：销毁工作完成后，由监督人员填写《工会档案销毁记录单》，详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。销毁记录单应由监督人员、执行人员签字确认，并与销毁审批记录一同存档。五、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：工会内部审计部门定期对档案销毁工作进行检查，重点检查销毁审批程序是否合规、销毁记录是否完整、销毁方式是否符合要求等。2.不定期抽查：工会领导或档案管理部门负责人不定期对档案销毁工作进行抽查，及时发现和纠正销毁工作中存在的问题。（二）外部监督积极接受上级工会组织、档案管理部门及相关监管部门的监督检查，主动配合提供档案销毁工作的相关资料和信息，确保销毁工作合法合规。六、保密措施（一）人员保密管理1.签订保密协议：参与档案销毁工作的人员，包括档案管理人员、鉴定人员、监督人员、执行人员等，均需签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强保密教育：定期对参与档案销毁工作的人员进行保密教育，提高其保密意识和责任感，防止因人员疏忽导致档案信息泄露。（二）销毁过程保密1.限定销毁场所：选择安全、保密的场所进行档案销毁，避免无关人员进入销毁现场。2.防止信息泄露：在档案销毁过程中，严格控制销毁现场的人员数量和活动范围，防止档案信息被不当获取或传播。对于电子档案销毁过程中产生的数据残留等问题，应采取有效措施进行处理，确保信息无法恢复。七、档案销毁后的处置（一）存储介质处理对于采用电子存储介质保存的档案，在数据擦除后，应对存储介质进行物理破坏或格式化处理，确保存储介质无法再次使用。（二）销毁后资料整理销毁工作完成后，对销毁现场进行清理，将销毁过程中产生的废弃物等进行妥善处理。同时，对销毁记录、审批文件等相关资料进行整理归档，以便日后查阅和管理。八、附则（