民政档案制度

民政档案制度一、总则（一）目的民政档案是民政工作的重要组成部分，记录了民政事业发展的历程和成果。为加强民政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在民政工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及民政业务的部门和工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.统一管理原则民政档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映民政工作的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性，不得伪造、篡改或销毁档案。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。4.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案检索体系和利用制度，提高档案的查阅效率，为民政工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的民政档案管理部门，负责统筹协调本公司/组织的民政档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织的民政档案管理制度和业务规范。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁本公司/组织的民政档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为民政工作提供决策依据和历史借鉴。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。6.监督指导各部门的档案管理工作，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门档案管理员各部门设立兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理部门移交档案。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类整理。2.对整理好的档案进行临时保管，确保档案的安全和完整。3.定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案的查阅和利用工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围民政档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.各类民政业务文件，如政策法规、通知、报告、请示、批复等。2.民政工作会议记录、纪要、决议等。3.民政统计报表、数据资料等。4.民政对象的档案，如婚姻登记档案、收养登记档案、救助档案、社会组织登记档案等。5.民政项目档案，如项目申报书、可行性研究报告、项目合同、项目验收报告等。6.民政工作中的照片、音像资料、实物等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循归档范围和保管期限的规定，对具有保存价值的文件材料进行全面收集。3.在档案收集过程中，应注意保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、剪裁或损毁文件。4.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，按照重要程度和保管期限进行分类整理。3.便于保管和利用，采用科学合理的分类方法和编号系统，使档案管理有序化。（四）整理方法1.分类民政档案按照档案内容和性质分为综合类、业务类、财务类、人事类等类别。其中，业务类档案再根据具体业务细分为婚姻登记、收养登记、救助管理、社会组织管理等子类。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度类别顺序号的格式，如“20XX综合001”表示20XX年度综合类档案的第001号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管方式1.纸质档案采用密集架存放纸质档案，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。同时，建立纸质档案目录数据库，实现纸质档案和电子档案目录的一体化管理。2.电子档案电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。电子档案应按照档案分类和编号进行存储，建立电子档案索引系统，方便电子档案的检索和利用。3.照片、音像资料、实物档案照片应冲洗成纸质照片并进行分类整理，同时建立电子照片档案库，存储照片的电子版。音像资料应进行数字化处理，并存储在电子存储设备上。实物档案应进行妥善保管，并建立实物档案清单。（三）保管期限民政档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，如重要的政策法规文件、重大项目档案、历史沿革档案等，应永久保管。2.长期保管的档案在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。如一般性的业务文件、统计报表、项目档案等，应长期保管。3.短期保管的档案在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。如临时性的文件材料、一般性的会议记录等，应短期保管。（四）档案保管期限的鉴定档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的实际价值，提出存毁意见，报本公司/组织领导审批。对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围本公司/组织内部工作人员因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的民政档案。外单位因工作需要查阅本公司/组织民政档案的，应按照相关规定办理查阅手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.外单位人员查阅档案外单位人员查阅本公司/组织民政档案，应提前向本公司/组织提出查阅申请，说明查阅目的、查阅内容和查阅期限，并提交单位介绍信和查阅人员有效身份证件。经本公司/组织领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅手续应严格按照国家有关规定执行，查阅过程中应安排专人陪同，确保档案的安全。（三）利用方式1.查阅档案管理部门应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。六、档案的统计与移交（一）统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和本公司/组织领导报送档案统计报表。（二）移交1.档案移交应按照国家有关规定和本公司/组织的档案管理制度进行。各部门应定期将本部门的档案移交至档案管理部门，档案管理部门应及时对接收的档案进行整理和登记。2.本公司/组织撤销、合并或职能调整时，应按照档案管理规定，将档案移交给有关部门或单位。档案移交时，应办理交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。七、档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。2.加强对档案查阅、借阅人员的保密教育，要求查阅、借阅人员不得泄露档案内容。3.对档案库房、档案整理场所等进行严格管理，限制无关人员进入。4.对档案信息系统进行安全防护，设置访问权限，防止档案信息泄露。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查和维护