档案管理了制度

档案管理了制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则。档案应全面、系统地记录公司/组织的历史发展和各项工作活动，确保档案的完整性。4.保密性原则。对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的各类档案。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管公司/组织的各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.对档案进行鉴定和销毁，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的准确性和完整性。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理的效率和水平。6.开展档案业务培训和指导工作，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门档案管理员各部门设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等档案材料，并按照档案管理部门的要求进行整理和分类。2.对本部门的档案进行定期清查和盘点，确保档案的完整和安全。3.按照档案管理部门的规定，及时将本部门的档案移交至档案管理部门集中保管。4.协助档案管理部门开展档案查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类本公司/组织的档案分为以下几大类：1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理档案等。2.业务管理类档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、财务管理档案、人力资源管理档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。3.项目管理类档案：包括公司/组织承担的各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收报告等。4.客户关系管理类档案：包括客户基本信息、客户沟通记录、客户投诉处理档案、客户合作协议等。5.法律事务类档案：包括公司/组织的各类合同、协议、诉讼案件档案、法律咨询意见等。6.其他类档案：包括公司/组织的荣誉证书、资质证书、宣传资料以及其他不属于上述分类的档案。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每一类档案进行编号。编号采用分类号加流水号的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类档案：分类号为XZ，流水号从001开始依次编排。例如，一份行政管理类文件的编号为XZ001。2.业务管理类档案：根据不同的业务类别，分别设定分类号。市场营销档案分类号为SC，财务管理档案分类号为CW，人力资源管理档案分类号为RL，生产管理档案分类号为SC，质量管理档案分类号为ZL，技术研发档案分类号为JY。流水号从001开始依次编排。例如，一份市场营销档案的编号为SC001。3.项目管理类档案：分类号为XM，流水号从001开始依次编排。例如，一个项目的项目管理档案编号为XM001。4.客户关系管理类档案：分类号为KH，流水号从001开始依次编排。例如，一份客户关系管理档案的编号为KH001。5.法律事务类档案：分类号为FL，流水号从001开始依次编排。例如，一份法律事务类档案的编号为FL001。6.其他类档案：分类号为QT，流水号从001开始依次编排。例如，一份其他类档案的编号为QT001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门在工作中形成的各类档案材料及时、完整地收集齐全。档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的档案材料进行初步审核，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。对不符合要求的档案材料，应及时与相关部门或人员沟通，要求其补充或更正。3.档案收集人员应定期将收集到的档案材料移交至本部门档案管理员进行整理和保管。（二）档案整理1.档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。分类时应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.对纸质档案材料，应进行装订、编页、编号等处理。装订时应使用统一规格的档案装订机，确保装订牢固、整齐美观。编页时应在每页的右上角或右下角编写页码，页码应连续、准确。编号时应按照档案编号规则进行编号，并在档案材料首页右上角加盖档案编号章。3.对电子档案材料，应按照电子文件管理的要求进行整理。电子文件应按照分类目录进行存储，文件名应规范、准确，便于识别和检索。同时，应建立电子文件的元数据信息，包括文件的题名、日期、作者、来源等，确保电子文件的真实性和完整性。4.对照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。照片应冲洗成标准规格，并进行编号和粘贴；录音、录像应进行转录，并存储在电子存储介质上，同时建立相应的目录索引。五、档案的保管（一）档案保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放公司/组织的各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫鼠、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。1.档案库房应安装防火设备，如火灾自动报警系统、灭火器材等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃24℃之间，湿度应控制在45%60%之间。可安装温湿度调节设备，如空调、除湿机等，以保证档案库房的温湿度符合要求。3.档案库房应配备防虫鼠设备，如防虫网、鼠夹、鼠药等，并定期进行检查和清理，防止虫鼠对档案造成损害。4.档案库房应安装防盗设备，如防盗门、防盗窗、监控摄像头等，并确保监控系统24小时正常运行，对档案库房进行实时监控。5.档案库房应采取防光、防尘措施，窗户应安装窗帘或百叶窗，防止阳光直射档案；地面和货架应定期打扫，保持清洁，防止灰尘对档案造成污染。（二）档案保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应按照档案分类顺序进行排列上架，存放整齐有序。档案架应标注档案类别、编号等信息，便于查找。同时，应建立纸质档案的库存清单，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和完整性。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的电子存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行备份。备份应采用异地备份的方式，确保电子档案的安全性。同时，应建立电子档案的存储目录和索引，便于检索和利用。电子档案的存储设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.特殊载体档案保管：照片、录音、录像等特殊载体档案应按照类别分别存放，并建立相应的目录索引。特殊载体档案应存放在专门的档案盒或档案袋中，注明档案名称、编号、日期等信息。同时，应定期对特殊载体档案进行检查和维护，防止其老化、损坏或丢失。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据档案的重要性和历史价值确定，参照国家有关档案保管期限的规定执行。1.永久保管档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管档案。如公司/组织的成立文件、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告、人事任免文件等。2.长期保管档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管档案。保管期限一般为16年至50年。如公司/组织的年度工作计划与总结、一般性业务文件、项目中期报告等。3.短期保管档案：凡是反映公司/组织临时性工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，应列为短期保管档案。保管期限一般为5年以下。如公司/组织的临时性通知、一般性会议记录、短期项目文件等。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和完整性。清查和盘点工作每年至少进行一次。2.清查和盘点时，应按照档案类别和编号顺序，对档案进行逐一核对，检查档案的存放位置是否正确、档案数量是否相符、档案材料是否完整无损等。3.对清查和盘点中发现的问题，应及时进行记录和处理。如档案丢失、损坏、霉变等，应查明原因，采取相应的补救措施，并向上级领导报告。4.清查和盘点结束后，应编制档案清查和盘点报告，报告内容包括清查和盘点的时间、范围、方法、结果以及存在的问题和处理情况等。档案清查和盘点报告应归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等档案，查阅申请人应严格遵守保密规定，查阅范围应严格限定在工作需要的范围内。如需复印或摘录档案内容，应另行填写《档案复印/摘录申请表》，经档案管理部门负责人审核批准后，方可进行复印或摘录。3.公司/组织外部人员查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。经公司/组织主管领导签字同意后，方可到档案管理部门查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意。2.将《档案查阅申请表》提交至档案管理部门，档案管理人员根据查阅申请进行审核，确定是否符合查阅条件。3.如符合查阅条件，档案管理人员根据查阅申请提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上记录查阅时间、查阅人、查阅档案名称及编号等信息。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得擅自涂改、抽取、污损档案。如需复印或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人应将档案及时归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记簿》上记录归还时间。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、复印、摘录、借阅等。公司/组织内部人员因工作需要利用档案时，应按照查阅程序办理相关手续。如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.公司/组织外部人员利用档案时，如需借阅档案，应按照上述查阅程序办理相关手续，并经公司/组织主管领导签字同意。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。同时，应收取一定的档案借阅押金，押金金额根据档案的重要性和借阅期限确定。借阅期满后，如档案无损坏、丢失等情况，押金应予以退还。3.档案管理部门应根据档案利用情况，定期对档案的利用效果进行跟踪和评估，了解档案在公司/组织各项工作中的作用，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。鉴定意见应明确档案是否继续保存、销毁或移交其他单位保管等。3.对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等档案，在鉴定时应严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称