档案转接回执制度

档案转接回执制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案转接工作流程，确保档案转接过程的准确性、完整性和安全性，保障档案所有者的合法权益，特制定本档案转接回执制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部机构进行档案转接的相关工作。（三）基本原则1.准确及时原则：档案转接工作应确保档案信息的准确无误，并在规定时间内完成转接，避免延误。2.安全保密原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案在转接过程中的安全，防止档案信息泄露。3.责任明确原则：明确档案转接过程中各环节的责任主体，确保工作流程清晰，责任落实到人。二、档案转接的定义与范围（一）档案转接的定义档案转接是指公司/组织内部各部门之间或与外部机构之间，因工作需要，按照规定的程序和要求，将档案从一个部门或机构转移至另一个部门或机构的过程。（二）档案转接的范围1.内部档案转接员工岗位调动时，涉及的人事档案、工作档案等的转接。部门职能调整时，相关业务档案的交接。公司内部项目合作中，涉及的项目档案的流转。2.外部档案转接与上级主管部门、政府相关部门之间的文件、资料等档案的报送与接收。与合作伙伴、客户等外部机构之间，因业务往来产生的合同、协议、信函等档案的交接。三、档案转接流程（一）转接申请1.内部转接申请申请部门填写《档案内部转接申请表》，详细说明转接档案的名称、数量、转接原因、预计转接时间等信息，并经部门负责人签字确认。将申请表提交至档案管理部门。2.外部转接申请申请部门填写《档案外部转接申请表》，除包含内部转接申请表的内容外，还需注明接收外部机构的名称、地址、联系方式等信息，并附上与外部机构的相关业务往来文件。申请表经部门负责人审核签字后，报公司/组织分管领导审批。（二）档案整理与核对1.转出部门根据转接申请，对拟转出的档案进行整理，确保档案资料齐全、完整，无破损、缺失等情况。按照档案类别、编号等进行详细核对，编制《档案转出清单》，清单内容包括档案名称、编号、数量、日期等，并由转出部门负责人和档案管理人员签字确认。2.档案管理部门收到转接申请后，对《档案转出清单》进行审核，重点检查档案的完整性和准确性。如发现问题，及时与转出部门沟通，要求其补充或更正相关信息。（三）档案交接1.内部交接转出部门与接收部门按照约定的时间和地点进行档案交接。交接过程中，双方应共同核对《档案转出清单》，逐份清点档案，并在《档案交接登记表》上签字确认。交接完成后，《档案交接登记表》由档案管理部门留存备案。2.外部交接档案管理部门根据审批通过的《档案外部转接申请表》，与外部接收机构联系，确定交接方式和时间。交接时，应按照国家有关档案交接的规定，办理相关手续，如填写《档案外部交接清单》，一式两份，双方签字盖章确认。其中一份由档案管理部门留存，另一份交外部接收机构。对于重要档案或机密档案的外部交接，应采取专人护送、加密传输等安全措施，确保档案安全。（四）回执反馈1.内部回执接收部门在档案交接完成后的[X]个工作日内，填写《档案内部转接回执单》，反馈档案接收情况，包括档案是否完整、无误，以及对档案转接工作的意见和建议等。将回执单交回档案管理部门。2.外部回执外部接收机构在收到档案后的[X]个工作日内，通过邮寄、传真或电子邮件等方式，向公司/组织档案管理部门反馈《档案外部转接回执单》。回执单内容应包括档案接收情况、是否符合要求等信息，并加盖接收机构公章。档案管理部门收到外部回执后，应及时进行整理和归档，并将回执内容反馈给申请部门。四、档案转接过程中的责任划分（一）转出部门责任1.负责按照本制度规定，准确、及时地提交档案转接申请。2.对拟转出的档案进行认真整理和核对，确保档案资料的完整性和准确性。3.在档案交接过程中，向接收部门提供必要的档案信息和解释说明。4.如因转出部门原因导致档案转接出现问题，承担相应的责任。（二）接收部门责任1.及时接收转接的档案，并按照规定进行核对和签收。2.在档案接收后，妥善保管档案，确保档案安全。3.如发现档案存在问题，应及时与转出部门沟通，共同协商解决办法，并反馈档案接收情况。4.对档案转接工作中出现的问题，提出合理的意见和建议。（三）档案管理部门责任1.负责审核档案转接申请，协调各部门之间的档案转接工作。2.对档案转接过程进行监督和指导，确保转接工作符合规定要求。3.负责档案交接手续的办理和回执的收集、整理、归档工作。4.定期对档案转接工作进行总结和分析，发现问题及时改进。五、档案转接的安全与保密措施（一）安全措施1.档案转接过程中，应采取适当的包装和运输方式，防止档案受损。对于重要档案或易损档案，应采取专门的保护措施。2.交接现场应确保环境安全，避免无关人员接触档案。交接过程中，双方人员应严格遵守交接纪律，不得擅自离开交接现场。3.档案交接完成后，接收部门应及时将档案存入符合安全要求的档案存储场所，确保档案存放环境适宜，防止档案霉变、虫蛀等情况发生。（二）保密措施1.参与档案转接工作的所有人员，应严格遵守国家有关保密法律法规和公司/组织的保密制度，对档案内容予以保密。2.在档案交接过程中，不得泄露档案涉及的机密信息。如需对档案内容进行查阅或使用，应按照规定的审批程序进行，且仅限于工作需要的范围内。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、专人管理等特殊保密措施。4.如发现档案转接过程中存在泄密情况，应立即采取措施进行补救，并追究相关人员的责任。六、档案转接回执的管理（一）回执的收集1.档案管理部门负责定期收集内部和外部的档案转接回执单。对于内部回执，接收部门应按照规定时间将回执单交至档案管理部门；对于外部回执，档案管理部门应及时跟踪外部接收机构的反馈情况，确保按时收到回执单。2.收集回执单时，应核对回执单的填写内容是否完整、准确，签字盖章是否齐全。如发现问题，应及时与相关部门或机构联系，要求其补充或更正。（二）回执的整理与归档1.档案管理部门对收集到的回执单进行分类整理，按照档案转接的时间顺序、类别等进行编号，确保回执单的有序存放。2.将整理好的回执单与对应的档案转接申请表、交接清单等文件一起进行归档，建立完整的档案转接记录档案。归档方式可采用纸质档案与电子档案相结合的方式，便于查询和管理。（三）回执的查阅与利用1.公司/组织内部相关部门因工作需要查阅档案转接回执时，应填写《回执查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，并经部门负责人签字后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表进行审核，批准后方可提供查阅服务。查阅过程中，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改或损毁回执单。3.档案转接回执可作为档案管理工作的重要参考资料，用于分析档案转接工作的情况、评估工作效果、解决工作中出现的问题等。同时，也可作为处理档案纠纷、维护公司/组织合法权益的重要依据。七、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立档案转接工作监督小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成。监督小组负责对档案转接工作进行定期或不定期的监督检查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，并按照计划对档案转接工作的各个环节进行检查，包括转接申请的审批、档案整理与核对、交接手续的办理、回执反馈等情况。（二）检查内容1.档案转接工作是否符合本制度规定的流程和要求。2.各部门在档案转接过程中的责任落实情况，是否存在推诿、扯皮等现象。3.档案转接过程中的安全与保密措施是否得到有效执行。4.档案转接回执的管理是否规范，回执单的收集、整理、归档等工作是否符合要求。（三）问题处理1.监督检查过程中如发现问题，监督小组应及时向相关部门发出整改通知，要求其限期整改。2.整改部门应针对问题制定详细的整改措施，并将整改情况及时反馈给监督小组。监督小组对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反本制度规定的部门和个人，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款等；如因违规行为导致档案转接工作出现严重失误或造成损失的，将依法追究相关人员的责任。八、培训与宣传（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案转接工作相关培训，培训对象包括参与档案转接工作的各部门人员。培训内容应涵盖本制度规定、档案转接流程、安全保密知识、回执管理要求等方面。2.通过培训，使相关人员熟悉档案转接工作的重要性和规范性，掌握正确的工作方法和操作技能，提高工作质量和效率。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。同时，应鼓励员工在培训过程中提出问题和建议，共同完善培训内容。（二）宣传1.利用公司/组织内部的宣传栏、网站、邮件等渠道，宣传档案转接回执制度的相关内容，提高员工对制度的知晓度和重视程度。2.发布档案转接工作的典型案例和经验教训，引导员工正确理解和执行制度规定，并从中吸取有益的启示。3.定期向