行政单位档案制度

行政单位档案制度一、总则（一）目的为加强行政单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则行政单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实准确原则档案应如实反映行政单位的工作活动和历史面貌，确保档案内容真实、准确、完整，不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足行政单位各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责行政单位档案管理的日常工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确岗位职责，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责收集行政单位各部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案整理按照档案管理的有关规定，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化。3.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全管理工作，确保档案的实体安全。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.档案鉴定根据档案的保管期限和价值，对档案进行定期鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。5.档案统计建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。6.档案利用负责办理档案查阅、借阅手续，积极为行政单位各部门及工作人员提供档案信息服务，做好档案利用效果的跟踪反馈工作。7.档案信息化建设推进档案信息化管理，负责档案信息的录入、存储、检索等工作，提高档案管理的效率和水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案包括行政单位制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、大事记、统计报表等文件材料。2.人事管理类档案包括干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资福利材料以及奖惩等文件材料。3.财务管理类档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等文件材料。4.业务工作类档案根据行政单位的职能和业务特点，收集在各项业务工作中形成的文件材料，如项目审批文件、业务合同、技术资料、调查研究报告等。5.声像电子类档案包括照片、录音、录像、电子文件等，应与纸质档案同步收集，确保其内容的完整性和准确性。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对重要的、具有保存价值的档案材料，应及时向档案管理部门移交，不得积压。（三）档案整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务工作类等。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和利用。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点。2.库房内应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况应及时采取措施进行处理。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入库房，确保档案的实体安全。（三）档案数字化管理1.积极推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案的内容一致。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、备份等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、单位领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行。销毁档案时，应在销毁清册上详细记录档案的名称、数量、销毁时间、销毁地点等信息，并由监销人员签字确认。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案的利用（一）利用范围行政单位内部各部门及工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照有关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.本单位人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外单位人员查阅本单位档案，应提前向本单位提出申请，经单位领导批准后，持单位介绍信到档案管理部门办理查阅手续。查阅重要档案的，还应经档案形成部门同意。3.档案管理部门应根据查阅、借阅申请，严格审查查阅、借阅人员的身份和查阅、借阅目的，对符合条件的予以办理手续，并提供必要的帮助和指导。4.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、摘抄等，确保档案的完整和安全。6.借阅档案的人员应按时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。逾期不还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。（三）利用效果跟踪1.档案管理部门应建立档案利用效果跟踪反馈机制，对档案利用情况进行跟踪调查，了解档案利用的效果和存在的问题。2.利用档案的部门或人员应及时向档案管理部门反馈档案利用的情况和意见建议，以便档案管理部门不断改进工作，提高档案服务质量。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应准确、及时、完整，统计数据应真实可靠。统计报表应按照规定的格式和时间要求报送上级主管部门和档案行政管理部门。（二）档案移交1.行政单位工作人员因工作调动、离职等原因，应将本人保管的档案材料及时移交档案管理部门。2.档案管理部门应认真核对移交的档案材料，确保档