中学档案管理制度

中学档案管理制度一、总则（一）目的中学档案是学校教育教学、行政管理等各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证。为加强我校档案管理，充分发挥档案在学校工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关教育行业档案管理标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级在工作和活动中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.规范整理原则：按照统一的分类标准和整理方法对档案进行整理，便于查找、利用和保管。4.有效利用原则：充分开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供有效服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立综合档案室，隶属于学校办公室，负责全校档案的集中管理。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，及时登记和催还档案。5.负责档案信息的开发利用工作，根据学校工作需要，编制档案检索工具和参考资料，为学校各项工作提供档案信息支持。6.负责指导学校各部门兼职档案员的业务工作，提高兼职档案员的档案管理水平。7.负责组织档案管理工作的培训和宣传，增强全校教职工的档案意识。三、档案分类及归档范围（一）党群工作类1.党组织建设：学校党组织的各项文件、会议记录、工作计划、总结等。2.党员管理：党员名册、入党申请书、转正申请书、党员组织关系介绍信等。3.群团工作：工会、共青团、学生会等组织的工作文件、活动记录、工作计划、总结等。（二）行政管理类1.学校行政文件：上级教育主管部门及学校发布的各类行政文件、通知、通报等。2.学校发展规划：学校的长期发展规划、年度工作计划、总结等。3.学校会议记录：校长办公会、行政会、教职工大会等会议的记录、纪要。4.学校规章制度：学校制定的各项规章制度、办法、细则等。5.人事管理：教职工的招聘、录用、考核、奖惩、职称评定、工资福利等方面的文件材料。6.财务管理：学校的财务预算、决算、财务报表、审计报告等。7.资产管理：学校固定资产的购置、登记、清查、处置等方面的文件材料。8.安全管理：学校安全工作的各项文件、应急预案、检查记录等。9.对外交流：学校与其他学校、单位的交流合作文件、协议、来访记录等。（三）教育教学类1.教学计划与总结：各学科教学计划、学期教学总结、课程标准等。2.教学研究：教学改革项目、教研课题、教学论文、教学成果等。3.教材教案：教师使用的教材、教案、教学设计等。4.学生学籍管理：学生入学登记表、学籍卡片、成绩册、毕业登记表等。5.招生工作：招生计划、招生简章、录取名单等。6.考试工作：学校组织的各类考试的试卷、成绩统计、分析报告等。7.课外活动：学校组织的各类文体活动、社会实践活动等的文件材料。（四）教师业务类1.教师个人档案：教师的个人基本信息、学历证书、教师资格证书、专业技术职务资格证书、获奖证书等。2.教师教学业务档案：教师的教学工作计划、总结、教案、教学反思、听课记录、学生评价等。3.教师科研业务档案：教师的科研项目申请书、研究报告、论文发表情况等。（五）学生管理类1.学生个人档案：学生的基本信息、健康档案、奖惩记录、综合素质评价等。2.班级管理档案：班级工作计划、总结、主题班会记录、班级活动照片等。3.学生社团档案：学生社团的章程、活动记录、获奖情况等。（六）基建档案类1.学校建设项目规划文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计文件：初步设计、施工图设计等。3.施工文件：施工组织设计、工程变更记录、施工日志、工程质量验收记录等。4.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算审计报告、工程档案验收意见等。（七）声像档案类1.学校重大活动照片、录像：学校举办的各类庆典、表彰大会、文艺演出、运动会等活动的照片、录像资料。2.学校校园建设照片、录像：学校校园环境、建筑设施等方面的照片、录像资料。3.领导视察学校照片、录像：上级领导视察学校的照片、录像资料。（八）实物档案类1.学校获得的各类奖杯、奖牌、证书：学校在教育教学、科研、管理等方面获得的各级各类奖项的奖杯、奖牌、证书等。2.学校收藏的具有纪念意义的物品：学校收藏的与学校历史、文化相关的具有纪念意义的物品，如校徽、校旗、校训牌等。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各年级组、各班级应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应按照规定的归档范围进行分类整理，不得将不属于归档范围的资料混入档案。（二）整理方法1.分类：按照本制度规定的档案分类标准，对收集的档案资料进行分类。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案资料进行整理、修补、折叠，使其规格统一，然后进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅。5.上架：将整理好的档案资料按照编号顺序上架存放，便于保管和查找。五、档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查档案时，应逐卷、逐件核对档案的编号、题名、日期、保管期限等内容，检查档案的装订、破损情况，发现问题及时处理。3.清查结束后，应编写档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本校教职工因工作需要查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。4.查阅机密档案时，应严格遵守保密规定，未经批准，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（二）借阅规定1.本校教职工因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，报档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。3.借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。4.借阅期满后，应及时归还档案。如档案丢失或损坏，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅我校档案，须持有单位介绍信，经学校办公室负责人同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要借阅我校档案，须持有单位介绍信，经学校办公室负责人同意，报学校主管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过一周，如需延期使用，应办理续借手续。3.外单位查阅和借阅档案时，应严格遵守我校档案管理规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门负责人牵头，组织有关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等情况，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出存毁意见。3.鉴定工作结束后，应编写档案鉴定报告，对鉴定情况进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施。（二）