高校档案保密制度

高校档案保密制度一、总则（一）目的为加强高校档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，保障学校各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工、学生在档案的形成、整理、保管、利用等过程中的保密工作。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规以及相关保密规定，依法履行保密义务。2.预防为主原则：强化保密意识，加强保密教育，完善保密措施，从源头上防止档案信息泄露。3.突出重点原则：对涉及学校核心机密、重要科研成果、师生个人隐私等关键档案信息，实施重点保护。4.严格管理原则：建立健全保密管理制度，明确保密责任，加强监督检查，确保保密工作落到实处。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组学校成立档案保密工作领导小组，由学校主要领导担任组长，各相关职能部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调学校档案保密工作，研究解决保密工作中的重大问题，制定保密工作方针、政策和制度，监督检查保密工作落实情况。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密工作的具体规章制度和操作流程，并组织实施。2.对全校档案的保密工作进行指导、监督和检查，定期开展保密工作评估，及时发现和整改存在的问题。3.负责档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的安全与完整，并严格按照保密规定进行管理。4.对档案利用过程中的保密情况进行监督，严格审查利用申请，规范利用手续，防止档案信息在利用过程中泄露。（三）各部门、单位职责1.负责本部门、单位形成档案的收集、整理和初步保密工作，确保档案资料的真实、完整，并按照规定及时移交学校档案管理部门。2.加强对本部门、单位人员的保密教育，提高保密意识，督促工作人员严格遵守档案保密制度。3.在档案利用过程中，严格履行审批手续，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案信息。（四）档案工作人员职责1.认真学习和掌握档案保密知识，严格遵守保密制度，切实履行保密职责。2.做好档案的日常管理工作，确保档案实体安全，防止档案丢失、损坏、涂改等情况发生。3.在档案整理、编目、鉴定、销毁等工作中，严格按照保密规定操作，确保档案信息不被泄露。4.对档案利用情况进行详细登记，及时跟踪档案去向，发现问题及时报告并采取措施处理。三、档案的形成与收集保密（一）文件材料形成过程中的保密要求1.各部门、单位在文件材料形成过程中，应明确专人负责保密工作，对涉及保密内容的文件材料，要严格按照保密规定进行起草、审核、印制等操作。2.起草文件材料时，要根据内容确定密级，并在文件首页标明。对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等重要信息的文件材料，要采取加密存储、专人传递等保密措施。3.审核文件材料时，要重点审查保密措施是否落实到位，密级确定是否准确，确保文件材料符合保密要求。4.印制文件材料时，要严格按照批准的份数印制，不得擅自多印。对印制过程中产生的废页、废料等，要及时销毁，防止信息泄露。（二）档案收集过程中的保密措施1.各部门、单位应定期对本部门、单位形成的文件材料进行收集整理，确保档案资料齐全完整。在收集过程中，要注意保护档案信息的安全，防止丢失、损坏或泄露。2.对涉及保密内容的档案资料，要严格履行交接手续，由专人负责传递，确保档案在传递过程中不被泄露。3.档案管理人员在接收档案时，要认真核对档案数量、内容等，检查档案的完整性和保密性。对不符合要求的档案，要及时退回并要求整改。四、档案的整理与归档保密（一）档案整理过程中的保密规定1.档案管理人员在整理档案时，要严格遵守保密制度，不得擅自翻阅、摘抄、复制档案内容。2.对涉及保密内容的档案，要单独整理，采取专柜存放、专人管理等措施，防止与其他档案混淆。3.在档案整理过程中，要注意保护档案的原始记录，不得随意更改、涂抹档案内容。对破损、褪色的档案，要进行妥善修复，确保档案信息的可读性。（二）档案归档过程中的保密要求1.档案整理完成后，要按照规定及时进行归档。归档时，要确保档案分类准确、编号规范、装订整齐，并将档案信息录入档案管理系统。2.对归档后的档案，要进行妥善保管，建立档案保管账目，定期核对档案数量和存放位置，确保档案安全。3.在档案归档过程中，要严格控制知悉范围，除档案管理人员和相关审批人员外，其他人员不得擅自查阅档案整理和归档情况。五、档案的保管保密（一）档案保管场所的安全要求1.学校应设立专门的档案库房，档案库房要具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全设施，确保档案实体安全。2.档案库房应安装门禁系统、监控设备等，严格限制无关人员进入。档案管理人员要定期检查安全设施的运行情况，确保其正常工作。3.档案库房内要保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定标准。要配备必要的消防器材和应急照明设备，并定期进行检查和维护。（二）档案保管方式的保密措施1.档案应按照不同的保管期限、密级等进行分类存放，实行专柜保管。对重要档案和绝密档案，要采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。2.档案管理人员要定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。对档案的借阅、归还等情况要进行详细登记，确保档案去向清晰。3.对电子档案，要采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子档案信息被篡改、丢失或泄露。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和完整性。（三）档案保管期间的保密检查1.学校档案管理部门应定期对档案保管情况进行保密检查，检查内容包括档案实体安全、保管环境条件、保密制度执行情况等。2.对检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，要求相关部门、单位限期整改。整改完成后，要进行复查，确保问题得到彻底解决。3.档案管理人员要加强日常巡查，及时发现和处理档案保管过程中的异常情况。对发现的档案安全隐患，要立即采取措施进行防范和处置，并及时报告上级领导。六、档案的利用保密（一）档案利用的审批程序1.本校教职工、学生因工作、学习等需要利用档案的，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用期限等内容，并经所在部门、单位负责人审核签字后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对利用申请进行严格审查，根据档案密级和利用目的，确定是否批准利用以及利用范围和方式。对涉及重要机密、个人隐私等档案的利用申请，要报学校保密工作领导小组审批。3.经批准的档案利用申请，由档案管理部门开具《档案利用通知单》，申请人凭通知单到档案库房办理档案查阅、借阅等手续。（二）档案利用过程中的保密要求1.档案利用人员必须严格遵守档案利用规定，在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。2.查阅档案时，要保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要复制档案的，要按照规定办理审批手续，并注明复制用途和份数。3.借阅档案时，要按照规定的期限归还，不得逾期。如遇特殊情况需要延期归还的，要提前办理续借手续。档案归还时，档案管理人员要认真检查档案的完整性和保密性，如有损坏或丢失，要及时查明原因并追究相关人员责任。4.档案利用过程中，档案管理人员要全程监督，确保利用人员严格遵守保密规定。对利用过程中发现的问题，要及时制止并报告上级领导。（三）档案利用后的保密处理1.档案利用完毕后，利用人员要将档案及时归还档案管理人员，并办理归还手续。档案管理人员要对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无损。2.对利用过程中产生的复印件、摘抄件等，要按照档案管理规定进行妥善处理。属于保密范围的复印件、摘抄件等，要与原件同等对待，进行销毁或按照保密要求进行保管。3.档案管理人员要对档案利用情况进行总结分析，及时发现保密工作中存在的问题，并采取措施加以改进。同时，要将档案利用情况定期向学校保密工作领导小组报告。七、档案的鉴定与销毁保密（一）档案鉴定的组织与程序1.学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。鉴定过程中，要严格按照国家有关规定和学校档案鉴定标准进行操作，确保鉴定结果准确可靠。3.档案鉴定小组形成鉴定意见后，要填写《档案鉴定意见书》，经学校主管领导批准后生效。对确定销毁的档案，要编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁的保密措施1.档案销毁工作要在保密的前提下进行，严格按照批准的销毁范围和方式进行操作。销毁档案时，要指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。2.档案销毁方式可根据档案载体的不同，采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式进行。销毁过程中产生的残渣、灰烬等要妥善处理，防止信息残留。3.档案销毁完成后，监销人员要在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告学校档案管理部门。档案管理部门要将《档案销毁清册》和鉴定意见等相关材料进行归档保存，以备查考。（三）档案鉴定与销毁过程中的监督检查1.学校档案管理部门要加强对档案鉴定与销毁工作的监督检查，确保鉴定和销毁工作符合规定要求。对鉴定不准确、销毁不彻底等问题，要及时纠正并追究相关人员责任。2.在档案鉴定与销毁过程中，要严格控制知悉范围，除鉴定小组成员和监销人员外，其他人员不得擅自参与。对涉及重要机密、敏感信息的档案鉴定与销毁，要采取更加严格的保密措施。3.档案管理部门要定期对档案鉴定与销毁工作进行总结，分析存在的问题，不断完善档案鉴定与销毁工作制度和流程，提高档案管理的规范化水平。八、档案保密教育与培训（一）保密教育的对象与内容1.保密教育对象包括学校全体教职工、学生以及与档案管理工作相关的外来人员。2.保密教育内容主要包括国家保密法律法规、学校档案保密制度、保密意识和技能等方面。通过开展保密教育，使广大师生和工作人员了解保密工作的重要性，掌握基本的保密知识和技能，增强保密意识。（二）保密培训的方式与要求1.保密培训可采取集中培训、专题讲座、在线学习、案例分析等多种方式进行。培训要注重针对性和实效性，根据不同对象的特点和需求，制定相应的培训内容和方式。2.学校档案管理部门要定期组织保密培训，确保全体教职工、学生每年至少参加一次保密培训。对新入职人员、涉及档案管理工作的重点岗位人员等，要进行专门的保密培训，经考试合格后方可上岗。3.在保密培训过程中，要注重培训效果的评估和反馈。通过考试、撰写心得体会、实际操作等方式，检验培训对象对保密知识和技能的掌握程度，及时发现培训中存在的问题，并加以改进。（三）保密教育与培训的考核与记录1.学校要建立保密教育与培训考核制度，对培训对象的学习情况进行考核。考核内容包括保密法律法规知识、档案保密制度、保密技能等方面。考核结果要纳入个人绩效考核和岗位评价体系。2.档案管理部门要对保密教育与培训情况进行详细记录，包括培训时间、地点、内容、参加人员、考核结果等信息。培训记录要妥善保存，以备查考。3.对在保密教育与培训考核中表现优秀的个人和部门，要给予表彰和奖励；对违反保密规定的个人和部门，要进行严肃批评教育，并按照学校相关规定进行处理。九、档案保密监督与检查（一）监督检查的组织与方式1.学校档案保密工作领导小组负责组织对全校档案保密工作的监督检查。监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。2.定期检查每年至少进行一次，由档案保密工作领导小组组织相关人员，对学校各部门、单位的档案保密工作进行全面检查。不定期抽查根据工作需要随时进行，重点检查涉及重要机密、敏感信息的档案管理情况以及保密制度执行情况。3.监督检查可通过听取汇报、查阅资料、实地查看、问卷调查等方式进行，全面了解档案保密工作的开展情况，发现存在的问题并及时提出整改意见。（二）监督检查的内容与标准1.监督检查内容包括档案保密制度的建立与执行情况、档案保管场所的安全状况、档案整理与归档的规范性、档案利用的审批与管理情况、档案鉴定与销毁的合规性、保密教育与培训的开展情况等方面。2.监督检查标准依据国家法律法规、学校档案保密制度以及相关行业标准制定。检查过程中，要严格按照标准进行操作，确保检查结果客观公正。3.对监督检查中发现的问题，要详细记录并下达整改通知书，明确整改要求和期限。整改完成后，要进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）监督检查结果的处理与通报1.学校档案保密工作领导小组要对监督检查结果进行认真分析和总