市档案局制度汇编

市档案局制度汇编一、总则（一）目的为加强市档案局的规范化管理，提高工作效率，确保档案工作的科学性、准确性和完整性，依据国家相关法律法规及档案行业标准，结合本局实际情况，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于市档案局全体工作人员，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项工作环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性和完整性，如实记录各项工作活动。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。二、档案收集制度（一）收集范围1.反映本局工作活动的各类文件、资料、图表、数据等。2.本局在履行职能过程中形成的重要会议记录、纪要、决议等。3.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案、工作日记等。4.本局接收、征集的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要档案资料，应及时进行备份，以防丢失。（三）收集程序1.各科室在工作活动结束后，应及时将相关档案资料整理齐全，移交至局综合档案室。2.局综合档案室对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。3.对于不符合要求的档案，应及时反馈给移交科室，要求其补充或修正。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。（三）整理流程1.档案整理人员对接收的档案进行分类，确定档案的保管期限。2.按照分类方案对档案进行编号，并编制相应的目录。3.对档案进行装订，将卷内文件排列整齐，编上页码。4.将整理好的档案移交至档案库房进行保管。四、档案保管制度（一）库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保存。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应设置专门的档案架，按照档案的分类和编号顺序排列存放，便于查找和管理。（二）档案保管期限1.根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映本局重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，短期保管的档案保管期限为15年以下。（三）档案安全保护1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全检查和巡查，及时发现和排除安全隐患。2.配备必要的消防器材和安全防护设备，定期进行维护和更新。3.对档案进行定期盘点，确保档案的数量和质量准确无误。五、档案利用制度（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本局档案，须经本局领导批准。3.公民因个人需要查阅涉及本人权益的档案，须持有效身份证件，经本局审核同意后查阅。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案库房查阅或借阅。2.外单位查阅本局档案，须填写《档案查阅审批表》，注明查阅目的、内容、范围等，经本局分管领导批准后，方可查阅。3.公民查阅涉及本人权益的档案，须填写《个人档案查阅申请表》，提供有效身份证件，经本局审核同意后，方可查阅。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.借阅档案应按时归还，如需延期，须办理续借手续。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局领导、各科室负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定档案时，应综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.档案鉴定工作小组根据审查意见，形成档案鉴定报告，报局领导审批。4.根据局领导的审批意见，对鉴定为销毁的档案进行登记造册，经批准后予以销毁。七、档案销毁制度（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确无保存价值的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员根据档案鉴定报告，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经局领导批准后，组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（三）销毁记录建立档案销毁记录档案，将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关材料归档保存，以备查考。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，为档案利用提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本局档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的在线管理和利用。3.网络安全建设：加强档案信息化系统的网络安全防护，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.加强对电子档案的管理，定期进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守网络安全规定，设置用户权限，防止档案信息泄露。九、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等基本信息。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案工作情况进行统计。2.采用计算机辅助统计，提高统计工作的准确性和效率。（三）统计报表1.定期向上级档案行政管理部门报送档案统计报表，及时反映本局档案工作情况。2.对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。十、档案工作人员岗位职责（一）档案管理人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具。3.定期对档案进行盘点，确保档案的安全和完整。4.为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。（二）科室兼职档案员岗位职责1.负责本科室档案的收集、整理工作，确保档案的及时、准确移交。2.协助档案管理人员做好档案的整理、编目等工作。3.配合档案管理人员开展档案利用工作，提供相关档案信息。（三）档案鉴定小组岗位职责1.负责档案鉴定工作的组织和实施，