档案制度汇编手册

档案制度汇编手册一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案制度汇编手册。（二）适用范围本手册适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集与公司/组织业务相关的各类档案，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、整理和编目，保持档案的系统性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄露。5.便利性原则：档案管理应便于档案的查找、利用和统计分析，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，指导各部门档案管理工作。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作。7.积极开展档案信息开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案支持和服务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。4.负责本部门档案的日常查阅、借阅登记工作，监督档案的使用情况，确保档案安全。（三）员工个人职责1.员工应妥善保管自己在工作中形成的各类文件资料，按照档案管理要求及时整理并移交至本部门兼职档案员。2.在工作中应严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.如需查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续，并在使用后及时归还。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、规章制度等。2.科技档案：涵盖公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验报告、项目总结等。3.会计档案：包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等财务核算资料。4.人事档案：涉及员工的个人简历、学历学位证书、工作经历证明、考核评价、奖惩记录等。5.业务档案：根据公司/组织业务特点，收集整理的各类业务活动记录，如市场营销档案、客户档案、项目档案等。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的档案进行收集，确保档案的及时归档。2.档案收集应做到全面、完整，不得遗漏重要文件资料。3.对收集到的档案，应进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整，格式规范。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、来源等因素进行分类。文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类等；科技档案可按项目、专业等分类；会计档案按年度、类别分类；人事档案按员工类别分类；业务档案根据业务性质分类。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循简洁、规范、易记的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，确保档案存放环境安全。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保工作流程顺畅。（二）档案存放方式1.纸质档案应存放在档案密集架上，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。电子档案应按照一定的命名规则进行命名，确保文件名与档案内容相符，便于识别和检索。3.特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应根据其特点进行妥善保管，可采用光盘存储、冲印照片等方式，并注明相关信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案是对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管期限一般为30年；短期保管期限一般为10年。2.各部门应根据档案的性质和重要程度，提出档案保管期限的初步意见，报档案管理部门审核确定。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整存储环境等。3.定期检查应做好记录，对检查情况和处理结果进行详细记载。五、档案利用（一）档案查阅1.本公司/组织员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的，提供档案查阅服务，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅区域进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅区域，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。（二）档案借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本公司/组织档案，应提前与档案管理部门联系，说明查阅或借阅的目的、内容、范围等情况，并提交单位介绍信及有效身份证件。2.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，报公司/组织主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还。3.借阅档案应使用档案管理部门提供的专用借阅箱，借阅人员不得擅自转借他人。归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门对复制申请进行审核，符合条件的，按照档案的保密级别和重要程度，确定复制方式和数量，并进行登记。3.复制档案应使用档案管理部门指定设备和纸张，确保复制内容清晰、完整。复制完成后，档案管理部门应对复制件进行核对，无误后加盖档案管理专用章，并将复制件提供给申请人。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》应详细记录拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限、密级等信息，经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司/组织主管领导审批。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。销毁过程中，应确保档案彻底销毁，不得遗漏。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.各部门应指定专人负责电子档案的收集工作，确保电子文件的及时归档。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的真实性、完整性和可读性。2.电子文件形成过程中，应采用有效的技术手段进行加密、备份等处理，确保文件的安全。（二）电子档案的整理与存储1.电子档案应按照档案分类标准进行分类整理，建立电子档案数据库，对电子档案进行编目和索引，方便查询利用。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行备份，备份数据应异地存放。存储设备应定期进行维护和检查，确保数据的安全。（三）电子档案的利用与安全1.电子档案的查阅、借阅、复制等利用操作应通过电子档案管理系统进行，严格按照权限进行控制，确保电子档案的安全。2.加强电子档案的安全管理，采取防火墙、防病毒、数据加密等技术措施，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。八、特殊载体档案管理（一）照片档案管理1.照片档案应真实反映公司/组织的重要活动、事件、人物等，拍摄的照片应主题明确、图像清晰、色彩真实。2.照片档案应按照拍摄时间、内容等进行分类整理，编号并注明拍摄日期、地点、人物、事由等信息。3.照片档案应冲印成纸质照片进行保存，并同时存储电子照片，电子照片应进行备份。照片档案应存放在专门的相册或档案盒中，妥善保管。（二）录音、录像档案管理1.录音、录像档案应完整记录公司/组织的重要会议