档案局各类制度

档案局各类制度一、总则（一）目的为加强档案局工作的规范化、科学化管理，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员及本局所管理的各类档案。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中统一原则：对本局各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，规范档案管理流程，提高档案管理效率和质量。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为社会各界提供优质、高效的档案信息服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.机关文件材料：本局在履行职能活动中形成的各种文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。2.业务档案：本局各项业务工作中形成的档案，如档案整理、鉴定、保管、利用等业务活动中产生的文件材料。3.声像档案：本局在工作中形成的照片、录音、录像等声像资料。4.实物档案：本局在重大活动、重要工作中形成的具有保存价值的实物，如证书、奖牌、纪念品等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在文件材料形成或业务活动结束后，及时将相关档案材料移交档案部门。2.完整齐全：收集的档案材料应齐全完整，能够准确反映本局工作的全貌和历史过程。3.真实准确：档案材料应真实可靠，不得伪造、篡改。（三）收集程序1.部门移交：各部门指定专人负责档案材料的收集整理，定期将整理好的档案材料移交档案部门。2.档案部门接收：档案部门对移交的档案材料进行认真核对、清点，办理交接手续。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等特征进行分类整理。2.保持文件材料之间的有机联系：使整理后的档案能够反映本局工作的内在联系和历史发展脉络。3.便于保管和利用：采用科学合理的整理方法，便于档案的保管、检索和利用。（二）分类标准1.年度分类法：将档案按年度进行分类，同一年度的档案集中在一起。2.机构分类法：根据本局内部机构设置，将档案按机构进行分类，同一机构形成的档案集中在一起。3.问题分类法：按照档案反映的问题进行分类，将相关问题的档案集中在一起。（三）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按顺序装订成册。2.编页号：在每份文件材料的右上角或左上角编写页号，以便于统计和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号等项目，以便于检索和利用。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、保管期限等信息。四、档案鉴定制度（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素。2.价值决定原则：根据档案的历史、现实和未来价值，确定档案的保管期限。3.准确判定原则：准确判定档案的价值，避免误判和漏判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局领导、各部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对本局档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性：审查档案是否真实反映本局工作情况，是否完整无缺，是否准确可靠。2.档案的历史价值和现实价值：评估档案对研究本局历史、总结工作经验、指导当前工作等方面的价值。3.档案的保管期限：根据档案的价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。（四）鉴定程序1.初步审查：档案管理人员对档案进行初步审查，提出初步鉴定意见。2.小组审议：鉴定小组对初步鉴定意见进行审议，形成鉴定结论。3.审批确定：鉴定结论报档案局领导审批后确定档案的保管期限。五、档案保管制度（一）保管场所1.档案库房：设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.温湿度控制：库房内安装温湿度调节设备，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。3.安全防护：库房应配备消防器材、防盗报警装置等安全防护设备，确保档案的安全。（二）档案装具1.档案架：选用坚固耐用、便于存放和检索的档案架，档案架应排列整齐，编号清晰。2.档案盒：使用符合国家标准的档案盒，档案盒应标明档号、年度、保管期限等信息。3.卷皮：采用统一规格的卷皮，卷皮应书写规范、清晰。（三）档案保管要求1.分类存放：档案应按照分类标准进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量变化等情况，发现问题及时处理。3.修复整理：对破损、褪色、霉变等档案进行及时修复和整理，确保档案的完整性和可读性。六、档案利用制度（一）利用原则1.依法利用原则：严格按照国家有关法律法规和本局规定，为利用者提供档案信息服务。2.方便快捷原则：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。3.安全保密原则：在提供档案利用服务的过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.本局工作人员：本局工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本局档案。2.外单位人员：外单位人员因工作需要，经本局领导批准，可以查阅、借阅本局相关档案。3.社会公众：社会公众因特殊需要，经本局审核同意，可以查阅本局公开的档案信息。（三）利用程序1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等信息。2.审批：档案部门对利用申请进行审核，报本局领导审批。3.查阅：经批准后，利用者在档案管理人员的陪同下查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案。4.借阅：如需借阅档案，利用者应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，并按时归还。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用目的、利用时间、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案数量统计：对本局各类档案的数量进行统计，包括档案的总数、分类数量、年度数量等。2.档案利用情况统计：对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行统计，包括利用者数量、利用目的、利用时间等。3.档案保管状况统计：对档案的保管状况进行统计，包括档案的完好率、破损率、霉变率等。（二）统计方法1.定期统计：档案管理人员应定期对档案进行统计，每月、每季度、每年进行一次统计汇总。2.全面统计：对本局所有档案进行全面统计，确保统计数据的准确性和完整性。3.抽样统计：对于数量较大的档案类别，可以采用抽样统计的方法，推算总体情况。（三）统计报表档案管理人员应根据统计结果编制统计报表，统计报表应包括统计时间、统计内容、统计数据等信息。统计报表应及时报送档案局领导和上级档案管理部门。八、档案保密制度（一）保密范围1.档案内容：本局各类档案中涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的文件材料。2.档案管理过程：档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等过程中涉及的工作信息。（二）保密措施1.人员管理：加强对档案管理人员的保密教育，签订保密责任书，明确保密责任。2.场所管理：档案库房应设置门禁系统，实行专人管理，无关人员不得进入。3.设备管理：对档案管理使用的计算机、存储设备等进行加密处理，防止信息泄露。4.利用管理：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，对涉及保密内容的档案进行特殊处理。（三）保密监督1.定期检查：档案局定期对档案保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。2.违规处理：对违反档案保密制度的行为，依法依规进行严肃处理。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统：实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和质量。2.实现档案信息资源共享：通过网络平台，为利用者提供便捷的档案信息查询服务。3.提高档案安全保障能力：利用信息化技术手段，加强档案信息的安全防护。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对本局各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发或选用适合本局档案管理工作的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、利用等功能。3.网络建设：建立档案信息管理网络平台，并与上级档案管理部门和其他相关部门实现互联互通。（三）信息化管理要求1.数据录入：档案管理人员应按照规范要求，准确录入档案信息，确保数据的准确性和完整性。