高校档案保管制度

高校档案保管制度一、总则（一）目的为加强高校档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、各部门以及附属单位在教学、科研、行政管理等活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理学校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，维护档案的有机联系。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：档案管理工作要以服务学校发展为宗旨，积极开发利用档案信息资源，为教学、科研、管理等工作提供优质高效的服务。二、档案管理机构及其职责（一）学校综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度，并组织实施。2.负责全校档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各部门档案工作进行年度考核。3.集中统一管理全校各类档案，接收、整理、保管、统计和提供利用学校各部门形成的档案资料。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和完善档案信息管理系统，提高档案管理的现代化水平。5.组织开展档案编研工作，编写档案参考资料，汇编档案文件汇集，开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供服务。6.负责档案工作人员的业务培训和继续教育，提高档案队伍的整体素质。7.参与学校重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整准确。（二）各部门档案工作小组1.各部门应成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.宣传贯彻国家档案工作法律法规和学校档案工作规章制度，组织本部门人员学习档案管理知识，提高档案意识。3.负责本部门各类文件材料的平时收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整，并按照学校规定的时间和要求向学校综合档案室移交档案。4.对本部门保管的档案进行定期检查和清理，发现问题及时向学校综合档案室报告，并采取有效措施加以解决。5.积极配合学校综合档案室开展档案信息化建设和档案编研工作，提供相关资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校在教学管理方面形成的档案，包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教材、教学日志、学生成绩册、教学质量评估材料等。2.学校在科研管理方面形成的档案，包括科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文著作、科研成果鉴定材料、获奖证书等。3.学校在行政管理方面形成的档案，包括学校发文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案、基建档案等。4.学校在学生管理方面形成的档案，包括学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业登记表等。5.学校在党群工作方面形成的档案，包括党组织建设、党员教育管理、思想政治工作、群团工作等方面的文件材料。6.学校在对外交流与合作方面形成的档案，包括合作协议、交流活动记录、外事往来文件等。7.学校在其他方面形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在各项工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行跟踪收集，确保档案的及时归档。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料书写。4.对电子文件的收集，应确保其真实、完整、可用，并按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的分类标准进行整理，使档案分类科学、条理清晰。3.对归档文件材料进行系统排列，编目编号，编制检索工具，便于查找和利用。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理，将归档文件材料按照年度分开，再按照保管期限分为永久、长期、短期三类，然后在每一年度内按照机构（问题）进行排列，编目编号。2.教学档案整理：按照教学管理的不同业务类别进行分类整理，如教学计划、教学大纲、课程建设、实践教学、教学质量监控等，每一类别下再按照时间顺序排列归档。3.科研档案整理：按照科研项目的立项、研究、结题等阶段进行分类整理，每个项目的文件材料单独组卷，编目编号。4.学生档案整理：按照学生个人信息、学籍档案、奖惩记录、毕业材料等类别进行整理，以学生个人为单位建立档案盒，将相关材料依次装入。5.会计档案整理：按照会计档案管理办法的规定，将会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类整理，装订成册，编制会计档案保管清册。6.基建档案整理：按照工程项目的不同阶段和类别进行分类整理，如项目前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程竣工验收文件等，每个工程项目单独组卷，编目编号。四、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，档案装具应符合国家标准，便于档案的存放和管理。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，同一类别的档案应按照顺序排列，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。3.对珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份、进行修复等，确保档案的完整性和可读性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。短期保管的档案：凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。2.各部门应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限，并在档案整理过程中做好标注。（四）档案清查与统计1.学校综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时报告学校领导，并采取相应的措施进行处理。3.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态，为档案管理决策提供依据。五、档案的利用（一）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本人及其所在部门形成的档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，应按照规定办理查阅手续。3.本校学生因学习、就业等需要，可查阅本人的学籍档案、成绩单等相关档案材料。（二）利用方式1.查阅：本校教职工、学生可直接到学校综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案材料的，应填写复制申请表，经学校综合档案室负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制件应加盖学校综合档案室印章，与原件具有同等效力。（三）利用审批1.本校教职工查阅、借阅本人及其所在部门形成的档案，由所在部门负责人审批。2.外单位查阅本校档案的，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经学校综合档案室负责人审核，报学校分管领导批准后，方可查阅。3.本校学生查阅本人档案的，由学生所在学院辅导员审批。（四）利用登记1.学校综合档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅内容、借阅期限等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，定期进行整理和归档，以便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从学校工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。2.遵循保持档案的有机联系和完整性的原则，避免孤立地、片面地判定档案的价值。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和程序进行鉴定，确保鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，成员包括学校综合档案室负责人、各部门档案工作负责人以及相关业务专家。档案鉴定工作领导小组负责组织实施全校档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定其价值。2.分析比较法：将待鉴定的档案与同类档案进行比较分析，判断其在内容、重要程度、保存价值等方面的差异，从而确定其价值。3.效益评估法：从档案利用的社会效益和经济效益出发，评估档案的现实利用价值和潜在利用价值，以此确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作领导小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容，并经档案鉴定工作领导小组组长签字确认。3.档案销毁清册报学校分管领导审批后，由学校综合档案室组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档备查。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术规范要求。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立准确的索引关系，实现档案信息的快速检索。4.存储备份：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息系统功能1.档案管理功能：实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理，支持档案的分类管理、编目编号、检索查询等功能。2.权限管理功能：设置不同的用户角色和权限，对档案信息的访问进行严格控制，确保档案信息的安全保密。3.统计分析功能：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供依据。4.在线利用功能：提供档案在线查阅、借阅、复制等服务，方便用户随时随地获取档案信息。（四）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对