单位档案利用制度

单位档案利用制度一、总则（一）目的为了加强单位档案的管理与利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，提高工作效率和决策科学性，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在档案利用方面的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则：在档案利用过程中，切实保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.服务至上原则：以满足单位各项工作需求为出发点，为利用者提供优质、高效的服务。二、档案利用范围（一）内部工作需要1.行政管理：为制定政策、规划、计划等提供参考依据，查阅相关文件、会议记录、统计报表等档案资料。2.业务开展：在项目策划、执行、评估等环节，利用档案中的技术资料、合同协议、业务数据等，保障业务工作的顺利进行。3.人事管理：用于员工招聘、考核、晋升、培训等工作，查阅员工档案、考勤记录、奖惩情况等。（二）对外提供服务1.向有关部门报送资料：按照法律法规要求或相关部门的规定，提供档案资料作为证明材料或工作汇报依据。2.应对审计、检查等：配合审计机关、上级主管部门等的审计、检查工作，提供所需的档案资料。三、档案利用流程（一）提出申请1.填写申请表：利用者需填写档案利用申请表，详细注明利用档案的目的、内容、范围、时间等信息。2.部门负责人审批：申请表经所在部门负责人审核签字，确认利用目的合理、利用范围适当。（二）档案部门审核1.审查申请内容：档案管理部门对申请表进行审查，核实利用者身份及申请事项的真实性、合法性。2.确定利用方式：根据档案的性质、密级及利用者需求，确定档案的利用方式，如查阅、借阅、复制等。（三）办理利用手续1.查阅手续：利用者凭有效证件到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据审批后的申请表提供档案，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅手续：如需借阅档案，利用者需填写借阅登记表，注明借阅期限、归还时间等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制手续：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（四）利用过程管理1.现场查阅：利用者在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅管理：借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得在档案上进行任何形式的处理。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。（五）归还档案1.按时归还：利用者应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.检查验收：档案管理人员在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性、准确性，如发现问题，应及时与利用者沟通解决。四、档案利用的安全与保密（一）安全保障1.档案保管场所安全：档案管理部门应确保档案保管场所的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。2.利用过程安全：在档案利用过程中，档案管理人员应密切关注利用者的行为，确保档案不受到任何形式的损坏或丢失。（二）保密措施1.密级划分：根据档案的内容和性质，将档案划分为不同的密级，如绝密级、机密级、秘密级等。2.利用限制：严格限制涉及国家机密、商业秘密等敏感信息档案的利用范围，未经批准，不得向无关人员提供。3.人员管理：档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。对涉及保密档案的利用活动，应进行全程监督。五、特殊档案利用规定（一）电子档案利用1.权限管理：对电子档案的利用设置不同的权限，根据利用者的工作需要和职责范围，授予相应的访问权限。2.技术保障：利用电子档案时，应确保计算机系统及网络的安全，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。（二）历史档案利用1.保护原则：历史档案具有重要的历史价值和文化价值，在利用过程中应遵循保护为主、合理利用的原则。2.专业指导：如需利用历史档案，应在档案管理部门专业人员的指导下进行，确保利用活动的科学性和规范性。（三）重要业务档案利用1.专项审批：对于涉及单位重要业务、关键技术等的档案利用，应进行专项审批，确保利用活动符合单位整体利益和业务发展需要。2.跟踪管理：对重要业务档案的利用过程进行跟踪管理，及时掌握利用情况，发现问题及时处理。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：档案管理部门定期对档案利用情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.外部监督：接受上级主管部门、审计机关等的监督检查，积极配合相关部门的工作。（二）考核办法1.建立考核指标：制定档案利用工作的考核指标，如档案利用率、利用效果评估、安全保密情况等。2.考核结果应用：将考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对档案利用工作表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对