档案文件制度汇编

档案文件制度汇编一、总则（一）目的为加强公司/组织档案文件管理，确保档案文件的完整性、准确性和安全性，便于档案文件的查阅、利用和保存，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案文件管理方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案文件实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则档案文件应如实反映公司/组织的各项活动和工作成果，确保档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率。4.安全保密原则加强档案文件的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案文件的损坏、丢失和泄露。二、档案文件管理机构及职责（一）档案管理部门1.职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案文件管理制度并组织实施。负责公司/组织各类档案文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督各部门的档案文件管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。定期对档案进行清理和鉴定，销毁过期或无保存价值的档案文件。负责档案信息资源的开发利用，为公司/组织的各项工作提供档案支持。2.人员配备档案管理部门应配备具有档案管理专业知识和技能的专职档案管理人员，负责档案管理的具体工作。（二）各部门兼职档案员1.职责负责本部门档案文件的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。协助档案管理部门开展档案文件的查阅、利用等工作。对本部门档案文件的保管情况进行检查，发现问题及时向档案管理部门报告。三、档案文件的收集与归档（一）收集范围1.行政管理类包括公司/组织的各类公文、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类涵盖市场调研、销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告、客户资料等与业务经营相关的档案文件。3.基本建设类如工程建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。4.科研项目类包括科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案文件的收集工作，确保档案文件的及时、完整收集。2.收集的档案文件应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式通用、存储载体可靠，并按照规定进行备份。（三）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的档案文件进行初步整理和分类，填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.定期将整理好的档案文件移交档案管理部门，档案管理部门进行核对和验收，对不符合要求的档案文件退回原部门重新整理。3.档案管理部门按照档案分类方案对归档的档案文件进行进一步整理和编号，建立档案目录数据库，实现档案文件的信息化管理。四、档案文件的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.年度分类法将档案文件按年度分开，每个年度内的档案再按机构（问题）等进行分类。2.机构（问题）分类法根据公司/组织的内部机构设置或业务性质，将档案文件分为若干类别，每个类别下再按年度、保管期限等进行细分。3.保管期限分类法将档案文件按保管期限分为永久、长期、短期三类，不同保管期限的档案分别整理和存放。（三）编号规则1.档案管理部门应制定统一的档案编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。2.档案编号应包含年度、机构（问题）、保管期限、顺序号等要素，便于档案的识别和管理。（四）装订要求1.归档的纸质档案文件应进行装订，保持文件的整齐和牢固。2.装订时应去除文件上的金属物，采用线装或胶装等方式，确保装订后的档案文件平整、美观。五、档案文件的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案文件存放在相应的档案柜或档案架上，确保档案存放有序，便于查找。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（四）档案保管期限1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案文件，列为永久保管。2.长期保管保管期限为16年至50年的档案文件，主要是公司/组织在一定时期内具有重要查考利用价值的档案。3.短期保管保管期限为15年以下的档案文件，是公司/组织在较短时间内需要查考利用的档案。（五）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案文件，应填写档案销毁清单，报经公司/组织领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。六、档案文件的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案文件，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因工作需要查阅重要档案文件或涉及机密档案文件的，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅公司/组织档案文件，应持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，应出示有效证件，经档案管理人员核对身份后，在档案查阅登记簿上登记。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案文件，并对查阅过程进行监督。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案文件，不得擅自将档案文件带出档案库房，严禁在档案文件上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案文件归还档案管理人员，档案管理人员对档案文件进行清点和检查，确认无误后办理归还手续。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，提供档案复印件、摘录、汇编等利用方式。2.对于重要档案文件的利用，档案管理部门应进行登记和跟踪，确保档案文件的合理利用。七、档案文件的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案文件信息化管理系统（以下简称“档案系统”），实现档案文件的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过档案系统，提高档案文件管理的效率和质量，为公司/组织的决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）档案系统功能1.档案录入将纸质档案文件和电子档案文件录入档案系统，建立档案数据库。2.检索查询提供多种检索方式，如按关键词、年度、机构（问题）、保管期限等进行检索，方便用户快速查找所需档案文件。3.借阅管理记录档案文件的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理设置不同的用户权限，确保档案文件的查阅和利用安全、规范。5.统计分析对档案文件的数量变化、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）电子档案管理1.电子档案文件应按照档案分类方案进行分类存储，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.对电子档案文件应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强电子档案文件的安全管理，设置防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止电子档案文件被篡改、丢失或泄露。八、档案文件管理的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案文件管理工作进行监督检查，检查内容包括档案文件的收集、整理、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促各部门限期整改，并对整改情况进行跟踪检查。（二）考核评价1.建立档案文件管理工作考核评价制度，对各部门的档案文件管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案管理制度的执行情况、档案文件的质量、档案利用效果等方面。3.根据