建设单位档案制度

建设单位档案制度一、总则（一）目的为加强建设单位档案管理，确保建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本建设单位在各类建设项目中形成的档案管理工作，包括项目前期文件、工程准备阶段文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。建设单位档案工作由单位负责人统一领导，明确档案管理部门和各部门职责，分级负责档案的收集、整理、保管和利用。2.完整准确原则。确保建设项目档案全面反映项目建设全过程，内容真实、准确、完整，能够准确反映项目建设的实际情况。3.同步管理原则。档案管理工作与项目建设同步进行，项目建设各环节产生的文件材料及时收集、整理，确保档案与项目建设进度相匹配。4.有效利用原则。充分发挥档案的作用，为项目建设、运营管理、维护改造、工程结算、竣工验收等提供有效服务，促进单位各项工作的顺利开展。二、档案管理职责（一）建设单位档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责建设项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各部门档案工作进行考核评价。3.负责建设项目档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管和统计本单位建设项目档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。4.组织开展档案的编研工作，开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案利用服务。5.负责对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理队伍素质。6.参与建设项目档案的验收工作，对档案验收提出意见和建议。（二）建设单位各部门职责1.负责本部门在建设项目中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的完整、准确，并按规定时间移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理责任人，负责指导和督促本部门工作人员做好文件材料的形成、积累和整理工作，确保归档文件符合档案管理要求。3.配合档案管理部门做好建设项目档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的协助和支持。4.按照档案利用规定，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，严格遵守档案利用制度，确保档案安全。（三）项目负责人职责1.负责组织、协调项目建设过程中档案管理工作，将档案管理工作纳入项目建设管理计划，确保档案工作与项目建设同步推进。2.监督、检查项目各参建单位档案工作的开展情况，对发现的问题及时督促整改。3.负责组织项目档案的预验收工作，确保项目档案符合验收要求。4.对项目档案的完整、准确、系统负责，对因工作不力导致档案管理出现问题的，承担相应责任。（四）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，遵守本单位档案管理制度，履行岗位职责。2.负责建设项目档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等，确保档案管理工作规范有序。3.对接收的档案进行质量检查，对不符合要求的档案及时督促相关部门补充完善。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的数字化工作，将重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享。6.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。7.积极开展档案利用服务工作，热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供所需档案。8.负责档案统计工作，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件项目建议书及批复文件。可行性研究报告及批复文件。环境影响评价报告及批复文件。项目立项相关的其他文件。2.工程准备阶段文件建设用地批准文件。建设工程规划许可证。施工许可证。工程招投标文件、合同文件。工程勘察、设计文件。工程监理文件。工程开工报审文件。3.施工文件施工技术文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程测量记录，如控制点测量、水准测量等。原材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告。隐蔽工程验收记录。分项、分部工程质量验收记录。工程质量问题处理记录。施工日志。工程进度文件，如进度计划、进度报表等。工程变更文件，包括变更通知、变更图纸等。4.竣工图建筑、结构、电气、给排水、暖通等各专业竣工图。竣工图编制说明。5.竣工验收文件工程竣工验收报告。工程质量评估报告。工程竣工结算审核报告。工程竣工决算报告。工程竣工验收备案文件。工程质量保修书。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，明确收集范围和要求，确保文件材料的及时、完整收集。2.对建设项目中形成的各类文件材料，应按照其形成规律和内在联系进行收集，保持文件材料之间的有机联系。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应格式规范、内容完整。4.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照建设项目的单项工程、单位工程或专业分类，将文件材料分别组卷。3.卷内文件应按照排列顺序依次编号，编写页号，标注卷内文件目录。（四）整理方法1.分类按照项目前期文件、工程准备阶段文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等类别进行一级分类。在每一类别下，再根据文件的性质、内容等进行二级分类，如施工文件可分为施工技术文件、工程测量记录、原材料质量证明文件等。2.组卷同一类别的文件材料按照形成时间先后顺序排列，组成一卷或数卷。不同类别的文件材料应分别组卷，不得混淆。3.编目卷内文件应编制卷内文件目录，目录内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等。卷内文件应编写页号，单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角编写页号。案卷应编制案卷封面、卷内备考表，填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等信息。四、档案保管与保护（一）保管场所1.建设单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案安全。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案盒、档案柜等方式进行保管，档案盒应按照分类编号顺序排列，档案柜应定期进行检查和整理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，建立电子档案数据库，进行分类存储和管理。电子档案应定期进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要的声像档案、实物档案等，应根据其特点采取相应的保管方式，确保档案的安全和完整。（三）保护措施1.定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.对电子档案应定期进行维护，检查存储设备的运行状况，防止数据丢失或损坏。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏、丢失或泄密。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.为建设项目的规划、设计、施工、监理、竣工验收等提供参考依据。2.为单位的工程结算、决算、审计等工作提供支持。3.为单位的运营管理决策提供历史数据和信息。4.满足有关部门和单位对项目档案的查询需求。（二）利用方式1.档案查阅单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.档案借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经单位负责人签字批准后，方可办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和完好性。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、档案名称、卷号、期限、归还日期等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，对建设项目档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面审查、重点突出的原则，确保鉴定结果准确、客观。3.鉴定工作应遵循保密原则，防止档案信息泄露。（二）鉴定组织1.建设单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性、系统性。2.档案的保存价值，包括对建设项目、单位工作和历史研究的价值。3.档案的密级和保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.综合分析法。结合建设项目的性质、规模、周期等因素，综合分析档案的形成过程和利用情况，确定其保存价值。（五）保管期限划分1.永久保管。对建设项目具有重大历史意义和长远利用价值的档案，如项目立项文件、可行性研究报告、工程竣工验收报告等，应永久保管。2.长期保管。对建设项目在一定时期内具有重要利用价值的档案，如工程设计文件、施工技术文件、竣工图等，保管期限一般为[X]年。3.短期保管。对建设项目在较短时间内有利用价值的档案，如工程进度报表、工程变更通知等，保管期限一般为[X]年。（六）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案名称、卷号、数量、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核、单位负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告档案鉴定小组。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的建设单位档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案利用服务水平。3.实现档案信息资源的共享，为单位各项工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理系统功能1.档案收集管理功能。实现对建设项目档案的在线收集、整理、分类、编目等工作，提高档案收集的及时性和准确性。2.档案存储管理功能。对纸质档案和电子档案进行集中存储管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的安全存储和备份。3.档案检索利用功能。提供多种检索方式，方便用户快速查询和利用档案信息，实现档案信息资源的共享。4.档案统计分析功能。对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.档案安全管理功能。设置用户权限管理、数据加密、访问控制等功能，确保档案信息的安全保密。（三）电子档案管理1.电子档案的形成应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。2.电子档案应按照档案分类编号规则进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失或损坏。4.电子档案的利用应通