档案统计制度国标

档案统计制度国标一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理的科学性、规范性和系统性，准确掌握档案资源状况，提高档案服务效能，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本档案统计制度国标。本制度旨在规范公司/组织档案统计工作，确保统计数据的真实性、准确性、完整性和及时性，为档案管理决策提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理活动中涉及的统计工作。包括但不限于档案的收集、整理、保管、利用等环节所产生的数据统计。（三）基本原则1.依法统计原则严格遵守国家有关统计法律法规，确保统计工作合法合规。2.实事求是原则如实反映档案管理实际情况，不得虚报、瞒报、拒报、迟报统计数据。3.科学规范原则采用科学的统计方法和标准，保证统计指标体系合理、统计流程规范。4.及时准确原则及时收集、整理和报送统计数据，确保数据准确无误，为档案管理决策提供及时有效的支持。二、统计机构与人员（一）统计机构设置公司/组织设立专门的档案统计机构，负责统筹协调档案统计工作。档案统计机构可设在档案管理部门，配备相应的专职统计人员，负责日常统计工作的组织实施。（二）统计人员职责1.统计数据收集负责收集、整理各类档案管理活动中的原始数据，确保数据来源真实可靠。2.统计报表编制按照规定的统计报表格式和内容，准确编制各类档案统计报表，不得擅自更改报表内容和格式。3.数据分析与报告对统计数据进行深入分析，撰写统计分析报告，为档案管理决策提供数据支持和建议。4.统计资料管理妥善保管统计资料，建立健全统计资料档案，确保统计资料的完整性和可追溯性。5.统计工作培训对相关部门和人员进行档案统计工作培训，提高统计工作的整体水平。三、统计内容与指标（一）档案数量统计1.档案类别统计按照档案的形成领域、时间、载体等分类标准，统计各类档案的数量，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.档案年度统计统计每年新增档案数量、累计档案数量，分析档案数量的变化趋势。（二）档案整理情况统计1.整理完成率统计已整理档案数量占应整理档案数量的比例，反映档案整理工作的进度。2.整理质量合格率对整理后的档案进行质量抽检，统计合格档案数量占抽检档案数量的比例，评估档案整理质量。（三）档案保管情况统计1.库房面积统计统计档案库房的建筑面积、使用面积，评估库房空间的利用情况。2.档案存储设备统计统计档案存储设备的种类、数量、容量等，如档案柜、密集架、光盘库、磁带库等。3.档案安全统计统计档案库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等安全设施的配备和运行情况，以及档案安全事故发生次数。（四）档案利用情况统计1.利用人次统计统计档案查阅、借阅、复制等利用服务的人次，分析档案利用的频率和趋势。2.利用目的统计按照不同的利用目的，如工作查考、历史研究、编史修志等，统计各类利用目的的人次占比。3.利用效果反馈统计收集利用者对档案利用效果的反馈意见，统计好评率、满意度等指标，评估档案利用服务质量。四、统计报表与报送（一）统计报表种类1.档案基本情况统计表定期统计档案的数量、类别、年度等基本情况。2.档案整理情况统计表反映档案整理工作的进度和质量。3.档案保管情况统计表统计档案库房、存储设备、安全设施等保管情况。4.档案利用情况统计表记录档案利用的人次、目的、效果等信息。（二）报表格式与内容统计报表应按照统一的格式和内容进行设计，确保数据的规范性和可比性。报表应包括表头、表体、表尾等部分，表头应注明报表名称、统计时间、填报单位等信息；表体应详细列出统计指标、数据项等内容；表尾应注明制表人、审核人、负责人等信息。（三）报送时间与方式1.报送时间各部门应按照规定的时间定期报送档案统计报表，一般为每月[X]日前报送上月统计数据，每年[X]日前报送年度统计数据。2.报送方式统计报表应以电子文档形式报送至档案统计机构指定的邮箱或通过档案管理信息系统进行在线填报。报送的电子文档应确保格式正确、数据准确，同时应提交纸质报表一份，加盖部门公章。五、统计数据审核与管理（一）审核流程1.部门初审各部门在报送统计报表前，应进行内部初审，确保数据的真实性和准确性。初审合格后，由部门负责人签字并加盖公章。2.统计机构审核档案统计机构收到各部门报送的统计报表后，应进行全面审核。审核内容包括数据的完整性、逻辑性、准确性等。对于审核中发现的问题，应及时与报送部门沟通核实，并要求其进行修改。3.终审统计报表经档案统计机构审核无误后，报公司/组织主管领导进行终审。终审通过后，统计报表正式生效。（二）数据质量管理1.建立质量控制机制制定数据质量控制标准和流程，明确数据采集、录入、审核、存储等环节的质量要求，确保统计数据的质量。2.数据备份与恢复定期对统计数据进行备份，建立数据恢复机制，防止数据丢失或损坏。备份数据应妥善保管，保存期限应符合国家相关规定。3.数据安全管理加强统计数据的安全管理，采取加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露、篡改或丢失。（三）统计资料归档与保管1.归档范围统计资料归档范围包括统计报表、统计分析报告、统计调查方案、统计数据备份等相关资料。2.归档要求统计资料应按照档案管理的要求进行整理、分类、编号，装订成册，并编制归档目录。归档资料应确保齐全、完整、准确，能够反映档案统计工作的全过程。3.保管期限统计资料的保管期限应根据其重要性和使用价值确定，一般为[X]年。对于涉及公司/组织核心机密或具有长期保存价值的统计资料，应永久保存。六、统计分析与应用（一）统计分析方法1.描述性统计分析运用统计指标对档案管理数据进行描述和概括，如平均数、中位数、标准差等，反映档案数量、利用情况等基本特征。2.相关性分析分析不同统计指标之间的相关性，如档案利用人次与业务发展的相关性，为档案管理决策提供参考。3.趋势分析通过对历史统计数据的分析，预测档案管理工作的发展趋势，如档案数量的增长趋势、利用需求的变化趋势等。4.对比分析将不同时期、不同部门或不同项目的档案统计数据进行对比分析，找出差异和问题，提出改进措施。（二）统计分析报告撰写1.报告内容统计分析报告应包括引言、统计数据概述、数据分析结果、结论与建议等部分。引言应简要介绍统计分析的目的、背景和方法；统计数据概述应详细列出统计指标和数据来源；数据分析结果应运用图表、表格等形式直观展示分析结果；结论与建议应根据分析结果提出针对性的结论和改进建议。2.报告要求统计分析报告应语言简洁、逻辑清晰、数据准确、分析深入。报告应注重实用性和针对性，为档案管理决策提供切实可行的依据。（三）统计结果应用1.优化档案资源配置根据档案数量和利用情况统计结果，合理调整档案收集、整理、保管等资源配置，提高档案管理效率。2.改进档案服务质量依据档案利用效果反馈统计结果，分析利用者需求，改进档案利用服务方式和内容，提高服务质量和满意度。3.支持档案管理决策将统计分析结果作为档案管理决策的重要依据，如档案库房建设规划、档案数字化项目立项等，确保决策的科学性和合理性。七、监督与考核（一）监督检查1.内部监督档案统计机构应定期对各部门的档案统计工作进行内部监督检查，检查内容包括统计报表报送的及时性、数据的准确性、统计资料的完整性等。2.外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作，如实提供统计数据和相关资料。（二）考核机制1.考核指标建立档案统计工作考核指标体系，包括统计报表报送及时率、数据准确率、统计分析报告质量等指标。2.考核方式考核方式可采用定期考核与不定期抽查相结合的方式。定期考核每年进行一次，根据考核指标对各部门的档案统计工作进行综合评价；不定期抽查根据工作需要随时进行，对发现的问题及时督促整改。3.考核结果应用考核结果作为各部门和相关人员绩效评价、奖惩的重要依据。对档案统计工作成绩突出的