档案局安全制度

档案局安全制度一、总则（一）目的为加强档案局安全管理，确保档案资料的安全与完整，保障档案工作的正常开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员、档案存储场所及相关设施设备，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全置于首位，预防为主，防患于未然，确保档案不受损失、不被篡改、不发生丢失等安全事故。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规、行业标准及规范性文件，依法开展安全管理工作。3.全面管理原则对档案安全管理的各个方面进行全面、系统的管理，涵盖人员、设施、环境、流程等要素，确保无安全管理死角。4.责任追究原则明确各岗位人员的安全职责，对因工作失误、违规操作等导致档案安全事故的行为，依法依规追究相关人员责任。二、档案收集与整理安全（一）收集环节1.档案收集人员应具备相应的专业知识和安全意识，熟悉档案收集流程和安全要求。2.在收集档案时，要对档案来源进行详细登记，包括档案形成单位、形成时间、移交时间等信息，确保档案来源清晰可查。3.对于重要档案或涉及敏感信息的档案，收集人员应采取必要的安全防护措施，如双人核对、密封包装等，防止档案在收集过程中出现丢失、损坏或信息泄露。4.收集过程中发现档案存在破损、霉变等问题，应及时进行修复或处理，并记录相关情况。（二）整理环节1.档案整理人员应严格按照档案整理规范进行操作，确保档案分类准确、编号清晰、装订整齐。2.在整理档案过程中，要注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、剪裁、抽取档案内容。3.整理现场应保持整洁有序，避免档案受到污染或损坏。整理完成后，要及时清理现场，将整理工具妥善保管。4.对整理过程中发现的档案问题，如重复、缺失等，应及时与相关部门或人员沟通核实，并进行相应处理。三、档案保管安全（一）保管场所建设1.档案局应设立专门的档案保管场所，保管场所应符合国家档案库房建设标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护功能。2.档案保管场所应安装必要的安全设施设备，如消防设备、监控设备、防盗报警装置、温湿度调节设备等，并确保其正常运行。3.保管场所应划分不同的功能区域，如档案库房、整理室、查阅室、值班室等，各区域之间应保持合理的间距，便于管理和安全疏散。（二）档案存储管理1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行科学分类存放，建立清晰的档案存放索引，便于查找和管理。2.存放档案的货架、柜架应牢固可靠，符合档案存放要求，不得使用易损坏或存在安全隐患的设备。3.档案应整齐排列在货架或柜架上，不得随意堆放，避免档案挤压、变形或损坏。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案数据的完整性和可读性。（三）温湿度管理1.档案保管场所应配备温湿度监测设备，实时监测温湿度变化情况，并做好记录。2.根据档案保管要求，合理控制保管场所的温湿度范围。一般情况下，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.当温湿度超出规定范围时，应及时采取相应的调节措施，如使用空调、除湿机、加湿器等设备，确保档案保管环境符合要求。（四）防火防盗管理1.加强档案保管场所的防火管理，配备足够数量、种类合适的消防设备，并定期进行检查、维护和更新，确保消防设备完好有效。2.制定防火应急预案，明确火灾发生时的应急处置流程和各岗位人员职责，定期组织消防演练，提高工作人员的火灾应急能力。3.强化档案保管场所的防盗管理，安装防盗报警装置，并与公安机关报警系统联网。加强门窗、围墙等防护设施建设，确保保管场所安全。4.严格执行人员出入登记制度，非档案工作人员未经许可不得进入档案保管场所。进入保管场所的人员应进行身份核实和登记，严禁携带易燃、易爆、易腐蚀等危险物品进入。（五）防虫防鼠管理1.采取有效的防虫措施，如在档案保管场所放置防虫药品、定期进行清洁消毒等，防止档案受到虫害侵蚀。2.加强防鼠管理，封堵保管场所内的鼠洞、缝隙等，防止老鼠进入。放置防鼠设备，如鼠夹、鼠药等，定期进行检查和清理，确保防鼠效果。3.定期对档案进行检查，发现虫害或鼠害迹象时，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（六）防尘防光管理1.档案保管场所应保持清洁卫生，定期进行清扫和擦拭，减少灰尘积聚。2.采用有效的防尘措施，如安装空气过滤设备、封闭档案存放容器等，防止灰尘对档案造成污染。3.控制档案保管场所的光线强度，避免档案长时间暴露在强光下。查阅档案时，应使用低照度的照明设备，防止光线对档案造成损害。四、档案利用安全（一）查阅利用管理1.建立档案查阅利用制度，明确查阅利用的范围、程序、要求等。查阅档案应填写查阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可进行查阅。2.档案查阅场所应配备必要的设施设备，如桌椅、照明设备、复印机、扫描仪等，并确保其正常运行。3.查阅档案时，查阅人员应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印、扫描档案，应按照规定的程序进行操作，确保档案内容不被泄露。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、折叠、污损等。查阅结束后，应及时将档案归还管理人员，并办理归还手续。（二）借阅管理1.严格控制档案借阅范围，确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，经相关部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应使用专门的借阅登记簿，详细记录借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称、数量、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅期限届满后，应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。4.借阅过程中如发现档案丢失、损坏等情况，借阅人员应及时报告，并承担相应的赔偿责任。（三）数字化利用安全1.档案数字化过程应严格遵守相关安全规定，确保数字化设备和存储介质的安全。数字化场所应具备必要的安全防护设施，防止数据泄露和设备损坏。2.对数字化档案数据应进行加密存储，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.在数字化利用过程中，应建立数据访问权限管理制度，严格控制数据的访问范围和权限。只有经过授权的人员才能访问数字化档案数据。4.加强对数字化利用系统的安全管理，定期进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。五、人员安全管理（一）安全培训教育1.定期组织档案局工作人员参加安全培训教育活动，提高工作人员的安全意识和业务能力。培训内容应包括档案安全法律法规、安全操作规程、应急处置技能等。2.新入职工作人员应进行岗前安全培训，经考试合格后方可上岗。培训内容应涵盖本局安全制度、岗位职责、安全注意事项等。3.根据不同岗位的工作特点和安全要求，开展针对性的安全培训，如档案保管人员的温湿度控制培训、档案利用人员的查阅利用规范培训等。4.鼓励工作人员参加各类安全培训和学习交流活动，不断更新安全知识和技能，提高安全管理水平。（二）安全责任落实1.明确档案局各部门、各岗位人员的安全职责，签订安全责任书，将安全责任落实到具体人员。2.建立安全工作考核机制，将安全工作纳入工作人员绩效考核体系，对安全工作表现突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反安全制度的行为进行严肃处理。3.定期召开安全工作会议，分析总结安全工作情况，研究解决安全工作中存在的问题，部署下一阶段安全工作任务。（三）人员行为规范1.工作人员应严格遵守档案局安全制度和操作规程，不得擅自违规操作档案管理设备和设施。2.在档案管理工作中，应保持严谨认真的工作态度，不得敷衍塞责、马虎大意，确保档案管理工作的准确性和安全性。3.工作人员应保守档案机密，不得泄露档案内容和相关信息。严禁将档案资料用于非工作目的或非法活动。4.发现安全隐患或安全事故时，工作人员应及时报告，并积极采取措施进行处理，不得隐瞒不报或拖延处理。六、设施设备安全管理（一）设备采购与验收1.采购档案管理设施设备时，应选择具有良好信誉和质量保证的供应商，确保设备符合国家相关标准和本局实际需求。2.对采购的设施设备进行严格的验收，检查设备的规格、型号、性能、质量等是否符合要求，核对设备的数量、配件、资料等是否齐全。3.验收合格的设施设备应及时办理入库手续，并建立设备台账，记录设备的名称、型号、规格、购置时间、使用部门等信息。（二）设备维护与保养1.制定设施设备维护保养计划，定期对档案管理设施设备进行维护保养，确保设备正常运行。维护保养内容包括设备清洁、润滑、紧固、调试、检查等。2.对重要的设施设备，如消防设备、监控设备、温湿度调节设备等，应委托专业机构进行定期检测和维护，确保设备性能可靠。3.建立设施设备维护保养记录档案，详细记录设备维护保养的时间、内容、维修更换部件等信息，便于查询和追溯。（三）设备更新与报废1.根据档案管理工作的发展和实际需求，及时对老化、损坏、性能落后的设施设备进行更新。更新设备应按照采购与验收程序进行，确保新设备符合安全要求。2.对已达到使用年限、无法正常使用或维修成本过高的设施设备，应按照规定程序进行报废处理。报废设备应进行资产核销，并妥善处理报废设备的残值。3.建立设施设备更新与报废管理制度，明确设备更新与报废的条件、审批程序、处理方式等，确保设施设备管理工作规范有序。七、应急管理（一）应急预案制定1.制定档案局档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应根据档案安全事故的类型和特点，分为火灾、水灾、盗窃、泄密等专项应急预案，并定期进行修订和完善，确保应急预案的科学性、实用性和可操作性。3.应急预案应报上级主管部门备案，并向本局工作人员公布，确保工作人员熟悉应急处置流程和各自的职责。（二）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高工作人员的应急处置能力。演练内容应包括火灾扑救、人员疏散、档案抢救等。2.应急演练应制定详细的演练方案，明确演练目的、内容、步骤、时间、地点等，确保演练有序进行。演练结束后，应及时对应急演练进行总结评估，针对演练中发现的问题，及时对应急预案进行修订和完善。3.通过应急演练，不断提高工作人员的安全意识和应急反应能力，确保在档案安全事故发生时能够迅速、有效地进行处置，最大限度地减少损失。（三）应急处置1.档案安全事故发生后，应立即启动应急预案，迅速组织人员进行应急处置。应急处置过程中，应遵循“先救人、后救物，先控制、后处置”的原则，确保人员生命安全和档案安全。2.及时向上级主管部门和相关部门报告事故情况，报告内容应包括事故发生的时间、地点、原因、损失情况、已采取的应急措施等。3.配合相关部门进行事故调查和处理，提供必要的资料和信息，协助查明事故原因，追究相关人员责任。同时，积极采取措施恢复档案管理工作秩序，减少事故对档案工作的影响。八、监督检查与整改（一）监督检查机制1.建立档案局档案安全监督检查机制，定期对档案安全管理工作进行全面检查，及时发现和消除安全隐患。2.安全监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，检查内容包括档案保管场所安全、设施设备运行、人员操作规范、应急管理措施等方面。3.成立档案安全监督检查小组，明确小组成员的职责分工，负责具体的监督检查工作。检查小组应具备相应的专业知识和技能，确保检查工作的质量和效果。（二）检查结果处理1.对