电子会计档案制度

电子会计档案制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织电子会计档案管理，保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在会计核算过程中形成的电子会计档案的管理，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。（三）定义1.电子会计档案：是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案，包括电子凭证、电子账簿、电子报表等。2.元数据：是指描述电子会计档案内容、背景和结构的数据，用于支持电子会计档案的管理和利用。（四）管理原则1.统一管理原则：电子会计档案由公司/组织档案管理部门统一管理，确保档案的集中存储和有效利用。2.规范操作原则：电子会计档案的形成、收集、整理、存储、保管、利用等环节应遵循相关法律法规和行业标准，确保操作规范。3.安全保密原则：采取有效措施确保电子会计档案的安全保密，防止档案信息泄露、篡改和丢失。4.便于利用原则：优化电子会计档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司/组织内部管理和外部审计等需求。二、电子会计档案的形成与收集（一）会计信息系统建设1.公司/组织应选用符合国家相关标准和公司/组织实际需求的会计信息系统，确保系统具备电子会计档案管理功能。2.会计信息系统应按照财政部发布的《会计信息化工作规范》进行建设和配置，实现会计凭证、账簿、报表等会计资料的电子化生成、存储和传输。（二）电子会计档案的生成1.会计人员应按照会计核算业务流程，在会计信息系统中准确录入会计数据，生成电子会计凭证、账簿和报表等。2.电子会计凭证应符合国家统一的会计制度规定的格式和内容要求，具备原始凭证的各项要素，并经相关人员审核、签章。3.电子会计账簿应按照会计科目分类设置，定期进行结账、对账，确保账簿数据的准确性和完整性。4.财务会计报告应根据会计账簿数据自动生成，经审核无误后加盖公司/组织公章和相关人员签章。（三）电子会计档案的收集1.会计部门应定期将电子会计档案收集整理，确保档案的完整性和准确性。2.收集的电子会计档案应包括会计凭证、账簿、报表的电子数据，以及相关的元数据，如会计凭证的制单日期、审核日期、记账日期等。3.对于从外部接收的电子会计档案，如银行对账单、发票等，应确保档案格式规范、内容完整，并进行必要的审核和验证。三、电子会计档案的整理与归档（一）整理要求1.电子会计档案应按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，确保档案的有序存放。2.对于电子会计凭证，应按照记账凭证的编号顺序进行排列，每本凭证应编制封面，注明年度、月份、凭证起止号码等信息。3.电子会计账簿应按照总账、明细账、日记账等类别分别整理，每类账簿应编制目录，注明账簿名称、年度、起止页码等信息。4.财务会计报告应按照月度、季度、年度分别整理，每份报告应编制封面，注明报告名称、年度、月份等信息。（二）元数据整理1.对电子会计档案的元数据进行整理，确保元数据的准确性和完整性。2.元数据应包括电子会计档案的形成时间、来源、格式、大小、存储位置等基本信息，以及与档案内容相关的业务信息，如会计凭证的摘要、金额、会计科目等。3.建立元数据索引，方便对电子会计档案的查询和检索。（三）归档流程1.会计部门将整理好的电子会计档案移交至公司/组织档案管理部门。2.档案管理部门对接收的电子会计档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门将电子会计档案按照规定的存储方式进行归档，并建立档案目录和索引，以便于查询和利用。四、电子会计档案的存储与保管（一）存储方式1.公司/组织应采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子会计档案进行存储，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。2.鼓励采用云计算、大数据等先进技术，实现电子会计档案的分布式存储和备份，提高存储的可靠性和安全性。3.存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行，防止数据丢失和损坏。（二）存储环境1.电子会计档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件，确保档案的安全存储。2.存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。3.对存储设备应采取必要的物理防护措施，如安装监控设备、门禁系统等，防止未经授权的访问和操作。（三）备份策略1.制定电子会计档案备份策略，定期对档案进行备份，确保档案数据的安全性和可恢复性。2.备份方式可采用全量备份、增量备份等，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储等。3.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的完整性和可用性。（四）保管期限1.电子会计档案的保管期限应按照《会计档案管理办法》的规定执行，一般分为永久、定期两类。2.定期保管期限一般分为10年和30年。会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。3.保管期限从会计年度终了后的第一天算起。（五）保管期满的处理1.电子会计档案保管期满，需要销毁的，应按照以下程序进行：由档案管理部门提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册，列明销毁电子会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。公司/组织负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁电子会计档案时，应当由档案管理部门和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。五、电子会计档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要，可以查阅、复制电子会计档案。2.外部审计、税务等部门依法进行查阅、复制电子会计档案时，应按照公司/组织规定办理相关手续。（二）利用流程1.公司/组织内部人员查阅、复制电子会计档案，应填写《电子会计档案查阅申请表》，注明查阅、复制的档案名称、原因、用途等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅、复制申请进行审核，审核通过后，按照规定提供电子会计档案的查阅、复制服务。3.外部审计、税务等部门查阅、复制电子会计档案，应出具单位介绍信、审计通知书、税务检查通知书等相关证明文件，经公司/组织负责人审批后，由档案管理部门按照规定提供服务。4.查阅、复制电子会计档案时，应严格遵守档案管理规定，不得在档案上进行涂改、标记、拆封等操作，确保档案的安全和完整。（三）利用记录1.档案管理部门应对电子会计档案的利用情况进行记录，包括查阅、复制的时间、人员、档案名称、用途等信息。2.利用记录应保存一定期限，以备查询和审计。六、电子会计档案的安全与保密（一）安全措施1.建立健全电子会计档案安全管理制度，加强对档案存储设备、网络环境等的安全管理。2.安装防火墙、防病毒软件等安全防护设备，防止网络攻击和病毒感染。3.对电子会计档案存储设备设置访问权限，严格控制用户的访问级别，防止未经授权的访问和操作。4.定期对电子会计档案进行安全检查和风险评估，及时发现和处理安全隐患。（二）保密措施1.对涉及公司/组织商业秘密、财务机密等重要电子会计档案，应采取加密存储、访问控制等保密措施。2.与电子会计档案管理相关的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。（三）应急处置1.制定电子会计档案安全事故应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对安全事故的能力。3.发生电子会计档案安全事故时，应立即采取措施进行处置，如备份数据恢复、病毒查杀、系统修复等，尽量减少损失，并及时向上级主管部门报告。七、监督与检查（一）监督职责1.公司/组织内部审计部门负责对电子会计档案管理制度的执行情况进行监督检查。2.档案管理部门负责对电子会计档案的日常管理工作进行监督检查，确保档案管理工作规范、有序。（二）检查内容1.电子会计档案的形成、收集、整理、归档、存储、保管、利用等环节是否符合本制度规定。2.电子会计档案的安全与保密措施是否落实到位。3.电子会计档案管理相关人员的职责履行情况。（三）问题整改