档案管理员制度

档案管理员制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案工作的统筹规划和组织协调，指导各部门的档案管理工作。3.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作。4.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。6.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司综合管理部的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交公司综合管理部集中保管。4.积极配合公司综合管理部开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.熟悉档案内容，掌握档案利用情况，积极主动地为公司各项工作提供档案信息服务。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作，及时催还借出的档案。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。6.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案保管环境符合要求。7.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的安全。8.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的文件、记录、决议等。3.公司各项管理制度、规定、办法等文件。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司生产经营活动中形成的各类报表、统计资料、财务账目等。6.公司技术研发、产品设计、工艺文件等资料。7.公司基本建设项目、技术改造项目形成的文件、图纸、资料等。8.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。9.公司各类宣传活动、企业文化建设中形成的资料。10.公司其他具有保存价值的文件、资料、物品等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等，并定期移交公司综合管理部。3.对于重要文件、紧急文件或涉及公司重大利益的文件，应及时报送公司综合管理部备案。4.公司员工在工作中收到的与公司业务相关的文件、资料等，应及时交本部门档案管理人员统一管理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有系统性和唯一性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件进行修整、裱糊和装订，使其整齐美观，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用档案盒、档案袋等进行装具，标识清晰，注明档案类别、编号、名称等信息。3.根据档案的重要程度和保管期限，对档案进行分级保管，重要档案应采取特殊保管措施。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，应建立电子档案管理制度，确保电子档案的安全、完整和有效利用。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销的文件、证照，公司股东会、董事会、监事会会议记录、决议，公司重要合同、协议，公司财务决算报表等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司一般性文件、合同、协议，公司生产经营活动中的重要资料，公司员工的人事档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司一般性事务文件、临时性报表等。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，如有特殊情况需延长或缩短保管期限的，应经公司综合管理部审核批准。（四）档案清查1.公司综合管理部应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时记录并采取措施解决。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结分析，并提出改进措施和建议。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、重点突出的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。3.充分考虑档案的历史价值、现实价值和未来利用价值，避免随意销毁档案。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组由综合管理部、财务部、法务部等相关部门人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。2.档案鉴定工作小组应定期召开会议，对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的保管期限，对超过保管期限的档案进行重点审查，确定是否可以销毁。3.征求相关部门和人员对档案鉴定的意见，确保鉴定结果的客观性和公正性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报公司分管领导批准。2.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、名称、日期、数量等信息。3.档案销毁清册应经公司分管领导审核签字后存档。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告公司综合管理部。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息不被泄露。2.按照规定的程序和手续办理档案查阅、借阅手续，保证档案利用工作的规范化。3.积极主动地为公司各项工作提供档案信息服务，提高档案利用效率。（二）查阅程序1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部办理查阅手续。2.公司综合管理部档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上做好记录，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容等。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。（三）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司综合管理部负责人审批。2.公司综合管理部负责人根据借阅申请表进行审批，对于重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，填写档案借阅登记簿，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅期限、归还日期等信息，并向借阅人发放档案。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。（四）复制程序1.公司内部人员因工作需要复制档案，需填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部办理复制手续。2.档案