公司电子档案制度

公司电子档案制度一、总则（一）目的为了加强公司电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子档案的管理。（三）定义1.电子档案：指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件、数据、图表、声像等不同形式的信息记录。2.电子档案管理：指对电子档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。（四）基本原则1.统一管理原则：公司电子档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实有效原则：电子档案应真实反映公司各项活动的实际情况，具有可追溯性和法律效力。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止电子档案的泄露、篡改和丢失。4.便于利用原则：优化电子档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门电子档案的收集、整理、归档等工作。3.负责公司电子档案的集中存储和保管，确保档案数据的安全。4.建立和维护公司电子档案管理系统，提供档案检索、利用等服务。5.定期对公司电子档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）各部门职责1.负责本部门电子档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照公司电子档案管理制度的要求，及时将本部门的电子档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好电子档案的检索、利用等工作，提供必要的档案信息。（三）员工职责1.严格遵守公司电子档案管理制度，在工作中妥善保管个人形成的电子档案。2.按照规定的流程和要求，及时将工作中产生的电子档案提交至本部门进行整理和归档。3.不得擅自销毁、篡改或泄露公司电子档案。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理、生产活动、科研开发等过程中形成具有保存价值的电子文件，包括但不限于文件、合同、报表、图纸资料、会议纪要、电子邮件等。2.公司引进的各类电子资源，如数据库、软件、技术资料等。3.公司员工在工作中获得的与公司业务相关的电子信息，经整理后符合归档要求的。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.电子文件应按照原始形成的状态进行收集，不得进行随意修改或删除。3.对于重要的电子文件，应同时收集其相关的元数据信息，如文件的题名、作者、日期、来源等，以便准确反映文件的背景和特征。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于计算机系统进行存储、检索和处理。（四）整理方法1.分类：按照公司的业务分类体系，对电子档案进行一级分类，如行政管理、财务管理、人力资源管理、市场营销、生产管理等。在一级分类下，再根据文件的具体内容和性质进行二级及以下分类。2.编号：为每一份电子档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式。3.著录：对电子档案的题名、日期、来源、保管期限等进行著录，形成电子档案目录数据库，以便快速检索和查询。四、电子档案的归档（一）归档时间1.各部门应在电子文件形成后的[X]个工作日内，完成初步整理并向档案管理部门提交归档申请。2.档案管理部门应在收到归档申请后的[X]个工作日内，完成对电子档案的审核和接收工作。（二）归档流程1.各部门将整理好的电子档案按照规定的格式和存储介质，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对提交的电子档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案，退回原部门进行补充或修正。3.审核通过的电子档案，档案管理部门按照既定的分类和编号规则进行存储，并更新电子档案目录数据库。4.档案管理部门对归档的电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。五、电子档案的存储与保管（一）存储设备1.应选用质量可靠、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，确保电子档案数据的安全存储。2.存储设备应具备冗余备份功能，以防止因单个设备故障导致数据丢失。（二）存储环境1.电子档案存储场所应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止因环境因素对存储设备造成损坏。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案数据的安全。（三）保管期限1.根据电子档案的重要性和价值，确定不同档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的电子档案包括公司的重要规章制度、年度财务报表、重大合同协议等；长期保管的电子档案保管期限一般为[X]年，如一般性的业务文件、项目资料等；短期保管的电子档案保管期限一般为[X]年，如临时性的通知、报表等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对电子档案的存储设备进行检查，检查内容包括设备的运行状态、存储空间使用情况、数据完整性等。2.每[X]年应对电子档案进行一次全面的清查，核对档案的数量、存储位置、保管期限等信息，确保档案的准确无误。六、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立完善的电子档案检索系统，提供多种检索方式，如题名检索、关键词检索、日期检索、分类检索等，方便用户快速查找所需档案。2.定期更新电子档案目录数据库，确保检索信息的准确性和及时性。（二）利用流程1.公司内部员工因工作需要利用电子档案时，应填写《电子档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容，对电子档案进行审核，审核通过后，为利用者提供档案查阅或复制服务。3.对于涉及公司机密或重要信息的电子档案，利用者应严格遵守公司的保密规定，不得擅自传播或泄露档案内容。如需对外提供利用，须经公司相关领导批准，并按照规定办理相关手续。（三）权限管理1.根据电子档案的密级和利用需求，设定不同的访问权限。访问权限分为只读、可编辑、可下载等。2.档案管理部门应定期对电子档案的访问权限进行检查和调整，确保权限设置的合理性和安全性。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对电子档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关技术专家组成的电子档案鉴定小组，负责对电子档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的内容是否仍具有保存价值，是否已过保管期限。2.档案的格式是否仍然可用，是否存在技术过时无法读取的情况。3.档案的元数据是否完整，能否准确反映档案的原始信息。（四）销毁流程1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的电子档案，由档案管理部门填写《电子档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，提交至公司分管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门负责组织实施电子档案的销毁工作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。3.电子档案销毁后，应在电子档案目录数据库中进行相应的删除操作，并更新档案管理台账。八、电子档案的安全与保密（一）安全措施1.建立电子档案安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，防止外部网络攻击和病毒入侵。2.对电子档案存储设备进行加密处理，设置访问密码，并定期更换密码。3.制定电子档案数据备份策略，定期进行数据备份，并将备份数据异地存放。（二）保密管理1.明确电子档案的密级划分，按照不同密级采取相应的保密措施。密级分为绝密、机密、秘密三级。2.对涉及公司机密的电子档案，严格限制访问权限，实行专人专管。3.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因人员疏忽导致电子档案泄露。（三）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确在发生自然灾害、设备故障、网络攻