学校实物档案制度

学校实物档案制度一、总则（一）目的为加强学校实物档案管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及个人形成的，具有保存价值的各类实物档案。（三）定义实物档案是指学校在各项活动中形成的，具有保存价值的，以物质实体形式存在的各种载体的档案，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、题词、字画、照片、录音、录像、实物标本等。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校实物档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保实物档案的完整性和系统性。2.真实性原则实物档案应真实反映学校各项活动的历史面貌，不得伪造、篡改。3.完整性原则实物档案应包括实物本身及其相关的文字说明、背景材料等，确保档案内容的完整性。4.安全性原则实物档案的保管应确保安全，防止实物损坏、丢失、变质等情况发生。二、实物档案的收集（一）收集范围1.学校获得的各类奖杯、奖牌、荣誉证书等。2.学校使用过的印章、题词、字画等。3.学校举办重大活动形成的照片、录音、录像等。4.学校保存的实物标本、模型等。5.其他具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门、各单位应指定专人负责实物档案的收集工作，确保实物档案及时、完整地收集。2.实物档案的收集应遵循真实性、完整性原则，确保实物档案的质量。3.收集的实物档案应附有文字说明，包括实物的名称、来源、时间、背景、用途等。（三）收集程序1.实物形成部门或个人应在实物形成后及时将实物及相关文字说明提交给学校档案管理部门或本部门的档案管理人员。2.档案管理人员对收集的实物档案进行初步审核，检查实物档案的完整性和质量，对不符合要求的实物档案，应及时反馈给实物形成部门或个人进行补充完善。3.档案管理人员对审核合格的实物档案进行整理、编号，并登记造册。三、实物档案的整理（一）分类实物档案应按照实物的类别、来源、时间等进行分类整理，确保实物档案的系统性和便于查找利用。1.奖杯、奖牌、荣誉证书类按照奖项名称、颁奖单位、颁奖时间等进行分类。2.印章、题词、字画类按照印章名称、题词作者、字画名称等进行分类。3.照片、录音、录像类按照活动主题、时间、地点等进行分类。4.实物标本、模型类按照标本、模型的类别、来源等进行分类。（二）编号实物档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度+流水号”的方式，如“2023001”表示2023年收集的第1件实物档案。（三）编目实物档案应进行编目，编目内容包括实物档案的编号、名称、来源、时间、保管期限、存放位置等。编目应采用纸质和电子两种形式，纸质编目应装订成册，电子编目应存储在档案管理系统中。（四）装盒实物档案应装入专用档案盒中进行保管，档案盒应标明实物档案的编号、名称、类别等信息。四、实物档案的保管（一）保管场所实物档案应存放在专门的档案库房中，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管方式1.对于奖杯、奖牌、荣誉证书等体积较小的实物档案，应存放在档案盒中，按照编号顺序排列存放。2.对于印章、题词、字画等珍贵实物档案，应采取专柜存放、专人保管的方式，并配备必要的防护设备，如保险柜、温湿度控制设备等。3.对于照片、录音、录像等电子实物档案，应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。4.对于实物标本、模型等体积较大的实物档案，应存放在专门的标本库或模型库中，并采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防火等。（三）保管期限实物档案的保管期限应根据其重要程度、历史价值等因素确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的实物档案反映学校重大历史事件、重要活动、重要人物等具有重要历史价值和纪念意义的实物档案。2.长期保管的实物档案反映学校一般历史事件、活动、人物等具有一定历史价值的实物档案，保管期限一般为30年。3.短期保管的实物档案反映学校日常工作、一般性活动等具有一定参考价值的实物档案，保管期限一般为10年。（四）定期检查档案管理人员应定期对实物档案进行检查，检查内容包括实物档案的保管状况、数量、质量等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保实物档案的安全。五、实物档案的利用（一）利用范围学校内部各部门、各单位及个人因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、利用实物档案。学校外部单位或个人因工作需要查阅、利用实物档案，应按照学校相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的实物档案，并做好查阅登记工作。查阅者应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将实物档案带出查阅室。2.复制对于因工作需要确实无法提供原件的实物档案，利用者可申请复制。档案管理人员应按照相关规定进行复制，并做好复制登记工作。复制件应加盖学校档案管理部门的印章，与原件具有同等效力。3.出借对于特殊情况需要出借实物档案的，利用者应填写出借申请表，经学校档案管理部门负责人批准后，办理出借手续。出借期限一般不得超过7天，出借期间利用者应妥善保管实物档案，不得转借他人或擅自改变实物档案的用途。（三）利用登记档案管理人员应对实物档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用目的、实物档案编号等。利用登记应采用纸质和电子两种形式，纸质登记应装订成册，电子登记应存储在档案管理系统中。六、实物档案的鉴定与销毁（一）鉴定学校档案管理部门应定期对实物档案进行鉴定，鉴定工作应由档案管理人员、相关业务人员及专家组成的鉴定小组进行。鉴定小组应根据实物档案的保管期限、历史价值、现实利用价值等因素，对实物档案进行全面评估，确定其是否仍具有保存价值。（二）销毁对于经过鉴定确定已失去保存价值的实物档案，应按照学校相关规定进行销毁。销毁工作应由档案管理人员和相关业务人员共同进行，并做好销毁记录。销