档案移交制度图

档案移交制度图一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交工作流程，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案移交应确保档案内容真实、准确，与实际工作相符。3.及时性原则：档案形成部门应按照规定的时间和要求及时移交档案，不得拖延。4.保密性原则：档案移交过程中应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。二、档案移交主体与职责（一）档案形成部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作，确保档案的完整、准确和系统。2.按照公司档案移交制度的要求，定期将应移交的档案整理好，编制档案移交清单，向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好档案的审核、接收等工作，提供必要的档案信息和说明。（二）档案管理部门1.负责制定和完善公司档案移交制度，指导和监督各部门的档案移交工作。2.接收各部门移交的档案，对移交的档案进行审核、登记、编号、上架等管理工作。3.负责档案的保管、利用、鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和有效利用。（三）交接双方经办人员1.档案移交过程中，交接双方应指定专人作为经办人员，负责具体的交接工作。2.经办人员应熟悉档案移交的流程和要求，认真核对档案内容和清单，确保交接工作的顺利进行。三、档案移交范围（一）文书档案1.公司颁发的各种文件、通知、决定、决议、指示、规定、办法等。2.公司向上级单位的请示、报告，与平级单位的函件、协议等。3.公司内部的工作计划、总结、统计报表、会议记录、纪要等。（二）科技档案1.公司科研项目、新产品开发项目等形成的可行性研究报告、设计图纸、技术文件、实验记录、总结报告等。2.公司生产工艺、设备安装调试、技术改造等方面的技术资料。3.公司获得的专利、商标、著作权等知识产权相关档案。（三）财务档案1.公司的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。2.公司的税务申报资料、税务审计报告等。3.公司的财务预算、决算资料等。（四）人事档案1.员工的入职登记表、履历表、劳动合同、培训记录、考核评价等。2.员工的工资福利、奖惩情况、职务任免等档案。3.员工的社会保险、公积金等相关资料。（五）业务档案1.公司市场营销活动中形成的客户资料、市场调研报告、销售合同等。2.公司采购业务中形成的采购合同、供应商资料、采购订单等。3.公司项目管理中形成的项目计划、进度报告、验收文件等。四、档案移交时间（一）定期移交1.文书档案：每年[X]月底前，各部门应将上一年度形成的文书档案整理好，向档案管理部门移交。2.科技档案：项目完成后[X]个月内，项目承担部门应将项目档案整理好，向档案管理部门移交。3.财务档案：会计年度终了后，财务部门应按照国家有关规定，将会计档案整理好，在规定的时间内移交档案管理部门。4.人事档案：员工离职后[X]个工作日内，人事部门应将员工的人事档案整理好，向档案管理部门移交。（二）不定期移交1.因机构调整、职能变更等原因，涉及档案移交的，相关部门应在调整、变更完成后[X]个工作日内，将涉及的档案整理好，向档案管理部门移交。2.公司认为需要及时移交的其他档案，相关部门应按照公司要求及时移交。五、档案移交要求（一）整理要求1.档案形成部门应按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的整齐、规范。2.档案应使用统一的纸张、格式和装订材料，保证档案的耐久性和美观性。3.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件，确保档案内容的精炼和准确。（二）编目要求1.档案移交清单应按照档案的分类顺序编制，详细列出档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。3.档案编目应使用规范的文字和符号，确保编目信息的准确和清晰。（三）质量要求1.移交的档案应内容完整、准确，字迹清晰，图像、声像等资料应清晰可辨。2.档案的载体应符合要求，无破损、褪色、变形等情况。3.档案的整理和编目应符合国家有关标准和公司档案管理的规定。六、档案移交流程（一）准备阶段1.档案形成部门按照档案移交时间要求，组织人员对档案进行整理，编制档案移交清单。2.档案管理部门收到档案移交通知后，安排接收人员，准备接收场地和设备。（二）移交阶段1.档案形成部门经办人员携带档案移交清单和档案，到档案管理部门办理移交手续。2.档案管理部门接收人员对档案移交清单和档案进行核对，检查档案的数量、质量、整理情况等是否符合要求。3.核对无误后，交接双方经办人员在档案移交清单上签字确认，档案管理部门接收人员将档案入库保管。（三）审核阶段1.档案管理部门对接收的档案进行审核，重点审核档案的完整性、准确性、系统性和规范性。2.对于审核中发现问题的档案，档案管理部门应及时与档案形成部门沟通，要求其补充或更正相关内容。3.档案形成部门应在规定的时间内完成档案的补充或更正工作，并重新移交档案管理部门审核。七、档案移交监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案移交监督小组，由档案管理部门负责人及相关人员组成，负责对档案移交工作进行监督检查。2.监督小组应定期对档案移交工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案移交制度的执行情况，包括移交时间、移交范围、移交要求等是否符合规定。2.档案形成部门档案整理和移交工作的质量，包括档案的完整性、准确性、系统性等。3.档案管理部门档案接收和审核工作的情况，包括接收手续是否齐全、审核是否严格等。（三）问题处理1.对于违反档案移交制度的行为，监督小组应责令相关部门限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对于档案移交工作中存在的问题，应及时分析原因，采取有效措施加以解决，不断完善档案移交工作流程和制度。八、档案移交后的管理（一）保管1.档案管理部门应按照档案保管的要求，对接收的档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，定期对档案进行检查和维护。（二）利用1.公司各部门因工作需要查阅档案的，应按照档案查阅制度的规定，办理查阅手续，经档案管理部门批准后，在指定地点查阅。2.档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，提高档案的利用效率。（三）鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁应填写档案销毁清单