档案制度管理要素

档案制度管理要素一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织档案管理工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保档案的完整性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的保密性、完整性和可用性，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则：建立健全档案检索和利用机制，提高档案的利用效率和服务质量，满足公司/组织内部和外部对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门（档案室），负责统筹管理公司/组织全宗范围内的各类档案。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度和工作流程。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案的查询和利用提供便利。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.开展档案业务培训和指导工作，提高公司/组织员工的档案意识和业务能力。6.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。7.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交本部门的档案，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案整理、编目、数字化等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全和保密。5.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关意见和建议。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。具体分类如下：1.文书档案：包括公司/组织在各项活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的各类技术文件、图纸、图表、实验报告、技术总结等。3.会计档案：包括公司/组织在财务管理活动中形成的各类会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：包括公司/组织员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、培训等方面的档案材料。5.业务档案：包括公司/组织在市场营销、客户服务、项目管理、合同管理等业务活动中形成的各类业务文件、合同协议、客户资料、项目文档等。（二）档案编号档案编号是为了便于档案的管理和查询，对每一份档案赋予唯一的标识。档案编号应遵循以下原则：1.系统性原则：编号应体现档案的分类体系和层次结构，便于档案的分类管理和检索。2.稳定性原则：编号一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变更。3.简洁性原则：编号应简洁明了，易于记忆和操作。档案编号的具体方法如下：1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式编制。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据科技项目或工程建设的类别、阶段等进行编号。例如：KJ20230101，表示2023年第1个科技项目的第1份档案。3.会计档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号。例如：2023KZ01，表示2023年的第1份会计凭证档案。4.人事档案编号：采用员工个人身份证号码作为档案编号。5.业务档案编号：根据业务活动的类别和顺序进行编号。例如：YW202301001，表示2023年第1个业务活动的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集范围包括本部门在日常工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等，以及与本部门业务相关的外来文件、信函、合同等。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利开展。（二）档案整理1.档案整理工作应遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.档案整理的基本步骤包括分类、装订、编页、编目、装盒等。3.文书档案应按照年度、保管期限、组织机构等进行分类，然后按照文件的形成时间顺序进行排列、编号、编目等。4.科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类，然后按照图纸、文件等的类别进行排列、编号、编目等。5.会计档案应按照会计凭证、账簿、报表等类别进行分类，然后按照时间顺序进行排列、编号、编目等。6.人事档案应按照个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、培训等类别进行分类，然后按照材料形成时间顺序进行排列、编号、编目等。7.在档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.各部门兼职档案员应在档案整理完毕后，及时将档案移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照档案分类和编号规则，对接收的档案进行核对、登记，并将档案存入相应的档案柜或档案库房。3.对于电子档案，应按照电子文件管理的相关规定进行归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（二）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和利用。4.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、定期检查等。5.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量准确无误。6.严格执行档案借阅、查阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应成立由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成的鉴定小组，按照档案鉴定标准和方法进行鉴定。3.档案鉴定的主要依据包括档案的形成时间、内容、来源、重要性、保存价值等。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和合规性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的利用与查询（一）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据档案查阅申请表，为查阅人员提供必要的档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。4.公司/组织外部单位或个人因工作需要查阅档案时，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案信息的安全。（二）档案查询1.档案管理部门应建立健全档案查询系统，方便公司/组织内部人员和外部单位或个人查询档案信息。2.档案查询系统应具备档案检索、浏览、下载等功能，能够根据档案编号、题名、关键词等信息快速准确地查询到所需档案。3.档案管理部门应定期对档案查询系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的准确性。4.对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格限制查询权限，确保档案信息的安全保密。八、档案信息化管理(一)信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，降低档案管理成本，为公司/组织的各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。(二)数字化档案采集1.对公司/组织现有的各类档案进行全面数字化采集，确保档案信息的完整性和准确性。2.采用先进的数字化技术和设备，如扫描仪、数码相机等，对纸质档案进行数字化转换，生成电子档案。3.对电子档案进行规范的命名、分类、编号和存储，建立电子档案数据库。(三)档案信息化系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和编辑，支持批量录入和导入。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等检索，快速准确地查找所需档案。3.档案借阅功能：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、归还等环节。4.档案统计功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.系统管理功能：包括用户管理（权限设置、账号管理等）、数据备份与恢复、系统日志记录等功能。(四)安全与维护1.建立严格的档案信息化安全管理制度，保障档案信息的安全。2.采取数据加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。九、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应建立档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量、档案信息化建设情况等。3.监督检查方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.制定档案管理工作考核评价标准，对各部门和档案管理人员的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作