法院档案制度沿革

法院档案制度沿革一、总则（一）目的法院档案制度的建立与沿革旨在规范法院档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为法院的审判工作、司法管理以及社会公众提供可靠的信息支持，维护司法公正和历史真实。（二）适用范围本制度适用于各级人民法院及其派出法庭在审判、执行、行政管理等各项工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案等不同载体形式的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映法院工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存法院工作中产生的各类档案，避免遗漏重要信息。3.保密性原则：对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于档案的查阅、利用和保管，提高工作效率，满足司法工作和社会公众的需求。二、档案的分类与编号（一）分类1.审判档案刑事审判档案：涵盖刑事案件从立案、侦查、起诉、审判到执行全过程形成的各类文件材料，包括起诉书、庭审笔录、判决书、裁定书等。民事审判档案：涉及民事案件的相关档案，如起诉状、答辩状、证据材料、调解书、判决书等，反映民事纠纷的处理过程。行政审判档案：包含行政案件的立案审批表、行政起诉状、答辩状、庭审记录、裁判文书等，体现行政诉讼活动的情况。2.执行档案：记录执行案件的申请执行书、执行通知书、执行裁定书、执行和解协议、执行款物发放凭证等执行过程中的各类文件。3.行政管理档案综合管理类：包括法院工作计划、总结、报告、规章制度、会议记录等文件。人事管理类：涉及人员招聘、任免、考核、奖惩、工资福利等方面的档案材料。财务管理类：涵盖财务预算、决算、会计凭证、报表、审计报告等财务工作相关档案。物资装备管理类：包含办公设备、车辆、通讯器材等物资的采购、使用、维护记录以及固定资产台账等档案。4.声像档案：以照片、录音、录像等形式记录法院重要活动、庭审现场、领导视察等情况的档案资料。（二）编号1.审判档案按照案件类别、年度、案号顺序进行编号。例如，刑事案件编号为“刑[年度][案号]”，民事案件编号为“民[年度][案号]”，行政案件编号为“行[年度][案号]”。2.执行档案编号为“执[年度][执行案号]”。3.行政管理档案根据类别分别编号。综合管理类编号为“综[年度][流水号]”，人事管理类编号为“人[年度][流水号]”，财务管理类编号为“财[年度][流水号]”，物资装备管理类编号为“物[年度][流水号]”。4.声像档案按照形成时间、内容主题等进行编号，如“声[年度][主题编号][顺序号]”。三、档案的收集与整理（一）收集1.各部门在工作过程中应及时将形成的档案材料移交档案管理部门。移交时，填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理部门定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案及时、完整地收集归档。3.对于涉及多个部门的联合办案或专项工作形成的档案，由主办部门负责统一收集整理后移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，确保档案整齐、牢固。3.电子档案按照规定的格式和命名规则进行存储和整理，建立电子档案目录，便于检索和利用。4.声像档案应进行分类标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并制作相应的文字说明。四、档案的保管（一）保管场所1.法院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备。（二）档案存储1.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。3.声像档案应根据载体类型分别存放，如照片档案可存放在相册或档案盒中，录音录像档案应存储在专用的存储介质上，并做好标识。（三）档案保管期限1.审判档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括具有重大历史意义、典型性的案件档案，以及涉及国家机密、国家安全等特殊案件的档案。长期保管的档案保管期限为60年，一般为重要的普通案件档案。短期保管的档案保管期限为30年，主要是一般性案件档案。2.执行档案、行政管理档案、声像档案的保管期限根据其重要程度和使用价值确定，一般参照审判档案保管期限的相关规定执行。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并记录相关情况。3.清查盘点结束后，编制档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。五、档案的利用（一）利用范围1.法院内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.案件当事人及其代理人、辩护人因诉讼需要查阅、复制相关案件档案的，应按照法律规定和法院的要求提供相应的证明材料，并办理查阅、复制手续。3.司法机关、行政机关、社会组织等因工作需要查阅法院档案的，应经法院批准，并按照规定办理查阅手续。4.社会公众因特殊原因需要查阅法院档案的，按照国家有关法律法规和法院的相关规定进行办理。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，到期应及时归还。3.复制：对于需要复制的档案，档案利用者应填写复制申请表，经审批后由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制件应加盖法院档案管理部门的印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用档案名称及数量等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理人员、业务部门人员以及相关专家组成的鉴定小组负责进行。2.鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案是否仍需继续保存。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应与档案销毁清单一并保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的法院档案信息化管理系统，实现档案的电子化采集、存储、检索、利用和管理功能，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案资源的共享和整合，为法院审判工作、司法管理以及社会公众提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化系统建设1.购置先进的档案信息化管理软件，确保软件功能满足法院档案管理的实际需求。2.建立档案数字化加工场所，配备必要的数字化设备，如扫描仪、数码相机、录音录像设备等，对纸质档案、声像档案等进行数字化处理。3.加强档案信息化管理系统的安全防护，采取数据加密、用户认证、访问控制、防火墙等技术手段，保障档案信息的安全。（三）电子档案管理1.规范电子档案的格式和命名规则，确保电子档案的规范性和一致性。2.建