社工档案制度

社工档案制度一、总则（一）目的为加强社工档案管理，确保社工档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在社工服务、管理、培训、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有社工人员的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社工的工作经历、业务能力、奖惩情况等实际情况。2.完整性原则：全面收集社工在各个方面形成的具有保存价值的文件材料，确保档案资料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对社工档案中的个人隐私信息予以保密，未经授权不得泄露。4.规范性原则：档案管理工作应按照统一的标准和规范进行，确保档案的整理、分类、编号、装订等符合要求。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。3.学历、学位证书复印件，专业技术资格证书复印件等。（二）入职材料1.入职申请表。2.劳动合同。3.入职体检报告。（三）工作经历1.在本公司/组织及其他单位的工作经历，包括工作起止时间、工作岗位、工作职责、工作成果等。2.参与的重要项目、活动记录，包括项目名称、项目起止时间、担任角色、项目成果等。（四）培训记录1.参加公司/组织内部培训、外部专业培训的记录，包括培训名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训考核成绩等。2.获得的培训证书复印件。（五）业务能力证明1.撰写的专业报告、案例分析、研究论文等。2.获得的专业奖项、荣誉证书复印件。3.参与的专业评估、认证记录，如社工职业水平考试成绩、相关专业认证证书等。（六）绩效考核材料1.年度绩效考核表、考核结果及反馈意见。2.季度、月度考核相关材料。（七）奖惩情况1.获得的奖励，包括奖励名称、奖励时间、奖励单位等。2.受到的处罚，包括处罚原因、处罚时间、处罚单位等。（八）其他材料1.个人述职报告、工作总结等。2.参加社会活动、志愿服务的记录。3.其他与社工工作相关的有保存价值的文件材料。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.社工应及时将个人形成的各类文件材料提交至档案管理部门。2.各部门负责人应负责督促本部门社工按时提交档案材料，并对材料的完整性和准确性进行初步审核。3.档案管理部门定期对各部门提交的档案材料进行检查，对不符合要求的材料及时反馈并要求补充完善。（二）整理原则1.按照档案内容的性质和类别进行分类整理，保持同一类档案的系统性和连贯性。2.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（三）整理方法1.分类：将档案分为个人基本信息、入职材料、工作经历、培训记录、业务能力证明、绩效考核材料、奖惩情况、其他材料等类别。2.编号：对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：将每份档案材料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、类别、题名、日期、页数等信息，以便快速检索和查阅档案。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照类别和编号顺序存放于档案架上，便于查找和取用。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。电子档案应建立索引目录，便于快速检索和查阅。（三）保管期限1.社工档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.个人基本信息、入职材料、工作经历、业务能力证明、绩效考核材料、奖惩情况等重要档案应永久保存。3.培训记录、其他材料等一般档案可根据实际情况确定保管期限，保管期限不少于[X]年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请表，确定查阅范围和查阅方式，并安排专人负责查阅服务。查阅人应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门申请办理续借手续。3.借阅人借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅结束后，应按时归还档案，并办理归还手续。如发现档案丢失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。（三）保密要求1.查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容中的个人隐私信息、商业秘密等。2.档案管理部门工作人员在提供查阅和借阅服务过程中，应严格履行保密职责，对查阅和借阅情况进行记录，防止档案信息泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点、便于利用的原则。2.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行科学鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单，注明档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，根据档案的内容、价值、利用情况等因素，逐一进行分析鉴定，确定档案是否已失去保存价值。3.对确定需要销毁的档案，档案鉴定小组应在档案清单上签署鉴定意见，并报公司/组织负责人审批。（四）销毁程序1.经公司/组织负责人批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案清单等信息。3.档案销毁记录应保存[X]年，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的社工档案信息化管理系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责将纸质档案内容录入档案信息化管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案材料，删除已销毁或过期的档案数据。（三）系统安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，备份数据应存储于安全可靠的介质上，并异地存放。3.安装防病毒软件和防火墙，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，确保系统安全稳定运行。（四）信息利用与共享1.利用档案信息化管理系统，为社工人员