办公室文秘工作规范与流程手册

办公室文秘工作规范与流程手册一、岗位定位与核心职责办公室文秘是单位运转的“枢纽节点”，承担承上启下、内外衔接、参谋辅政、服务保障的核心职能，职责围绕“文、会、事、人”四个维度展开：文书处理：统筹公文收发、起草、审核、归档，确保政令传达准确高效；会议管理：全流程组织会议（筹备、记录、督办），保障决策部署落地；协调沟通：衔接上下级、内外部关系，推动跨部门协作与问题解决；信息服务：收集、整理、报送关键信息，为决策提供数据支撑；事务保障：承担接待、档案、印章、保密等事务性工作，筑牢管理底线。二、日常工作规范（一）文书处理规范1.收文流程（外来公文/内部流转件）签收登记：核对来文编号、份数、密级，登记文号、标题、来源、收文时间；拟办呈批：结合文件内容提出“阅知、承办、转办”建议，附签批单呈部门负责人或分管领导批示；分办督办：按批示转交承办部门，明确办结时限（事务性文件≤3个工作日，重要文件≤5个工作日），定期跟踪进度；办结归档：承办部门反馈结果后，复核文件完整性，标注“已办结”并移交档案室。2.发文流程（单位对外/对内发文）拟稿核稿：起草人撰写公文（请示、报告、通知等），部门负责人审核内容准确性、格式规范性；会签签发：涉及多部门的公文需相关部门会签，最终由单位负责人签发（涉密文件需履行保密审批）；排版印制：按《党政机关公文格式》排版，印制前校对文号、落款、附件等细节，加盖公章；分发归档：通过机要、邮件或OA系统分发，同步留存电子、纸质版档案，填写发文登记簿。（二）会议组织规范1.会前筹备方案拟定：明确会议主题、时间、地点、参会人员（列席、特邀）、议程、材料清单；通知传达：提前1-2个工作日发会议通知（线上+线下提醒），确认参会人员回执；材料准备：收集、整理会议材料（汇报稿、议程表、签到表等），提前1天送审；会场布置：调试音响、投影，摆放席卡、资料、茶水，检查会场卫生与安全。2.会中服务签到管理：提前15分钟组织签到，统计缺席人员并通报主持人；记录纪要：同步记录会议决议、任务分工、时间节点，会后24小时内形成《会议纪要》初稿；应急保障：备好备用设备、急救药品，及时处理设备故障、人员突发状况。3.会后督办纪要签发：《会议纪要》经参会领导审核后，3个工作日内印发至相关部门；任务跟踪：建立“任务-责任人-时限”台账，每周/月督办进度，向领导反馈执行情况。（三）沟通协调规范1.内部沟通向上汇报：采用“结论先行+数据支撑+方案建议”结构（例：“本周A项目已完成80%，需协调B部门解决XX问题，建议采取XX措施”）；向下传达：明确任务目标、标准、时限，同步提供资源支持（例：“请于周五17:00前提交XX报告，模板见附件，有疑问可沟通”）；跨部门协作：提前梳理需求，用“需求+价值+协作点”沟通（例：“因XX工作需要，需贵部门提供XX数据，将助力共同完成XX目标，能否周三前反馈？”）。2.外部沟通接待来访：起身迎接、茶水招待，记录诉求后按“首问负责制”转办；对外联络：使用礼貌用语（例：“您好，这里是XX单位办公室，请问有什么可以帮您？”），重要事项同步留痕（邮件、短信确认）。（四）档案管理规范1.分类归档按“年度-类别-项目”分类（例：2024年-行政类-人事制度修订），电子与纸质档案同步归档；涉密档案单独存放、标注密级，借阅需履行审批手续。2.借阅流程内部借阅：填写《档案借阅单》，部门负责人签字后借阅，限期归还（≤7天）；三、核心工作流程（一）公文起草与审批流程1.调研酝酿：收集政策文件、历史资料、业务数据，与业务部门沟通需求，形成写作思路；2.框架搭建：按公文类型确定结构（例：请示需“背景+事项+建议”，报告需“进展+问题+计划”）；3.初稿撰写：语言简洁正式，避免口语化（例：“拟于本月开展调研”而非“打算这个月做调研”），数据精确（如必要）；4.多级审核：部门负责人审“内容合规性”，办公室审“格式规范性”，法律顾问审“法律风险点”，最终由签发人定稿。（二）接待工作流程（公务/来访接待）1.前期对接：确认接待对象（身份、人数、行程）、目的，制定《接待方案》（行程、食宿、陪同人员）；2.资源协调：预订会议室、酒店、车辆，准备宣传资料、礼品（按需），提前踩点检查路线；3.现场服务：提前30分钟到岗，引导接待对象，介绍单位情况，及时响应需求（调整行程、解决突发问题）；4.后续跟进：整理接待记录，汇报成果，跟进合作意向或问题进度，归档接待资料。（三）突发事件应对流程1.快速响应：第一时间向部门负责人报告事件（时间、地点、性质、影响范围），同步启动应急预案；2.协同处置：联系安保、后勤、业务部门组建临时工作组，按预案分工（信息发布、现场管控等）；3.信息报送：每小时向领导更新进展，重大事件按规定向主管部门报告，避免信息误传；4.复盘优化：事件结束后3个工作日内形成《复盘报告》，总结经验，完善应急预案。四、职业素养与能力提升（一）核心素养要求1.文字功底：熟练掌握公文、总结、讲话稿写作，定期阅读《人民日报》《求是》学习行文逻辑；2.沟通能力：具备“同理心+分寸感”，倾听时记录要点，表达时条理清晰、语气谦和；3.应变能力：面对突发情况（如会议材料错误），快速提出替代方案（例：材料错误时，立即联系文印室重印，同步发电子版应急）；4.保密意识：不泄露未公开文件、领导批示、敏感数据，涉密文件单独存放、双人保管。（二）自我提升路径1.建立学习清单：每月精读1本公文写作书籍（如《公文写作要领与范例》），分析3-5篇优秀公文结构；2.复盘工作案例：每周记录1个“成功/失误”案例（例：“会议超时20分钟，原因是议程设置过满，下次需精简环节”）；3.参与行业交流：加入文秘社群，分享经验、请教难题，关注“秘书工作”