档案借出使用制度

档案借出使用制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织档案的借出使用行为，确保档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，维护公司/组织的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案借出使用的部门、人员以及外部单位或个人因特定事由申请借阅档案的情况。3.基本原则安全保密原则：档案借出使用过程中，必须确保档案的安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生。严格审批原则：档案借出需经过严格的审批流程，明确审批权限和责任，确保借出行为符合规定和工作需要。限期归还原则：借出的档案应在规定期限内归还，以保证档案的正常流转和使用。规范使用原则：借阅人应按照规定的用途和方式使用档案，不得擅自转借、拆卷、损坏等。二、档案范围1.公司/组织各类文件：包括但不限于公司章程、规章制度、会议纪要、决议、通知等。2.业务档案：涵盖项目文档、合同协议、财务报表、审计报告、营销资料等。3.人事档案：包含员工履历、考核记录、薪酬福利资料、培训档案等。4.其他档案：如知识产权档案、资质证书档案、荣誉档案等。三、档案借出申请与审批1.申请流程内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。外部单位或个人申请借阅档案，需提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、使用范围、归还时间承诺等，并加盖单位公章。2.审批权限一般性档案借阅，由所在部门负责人审批。涉及重要机密、核心业务或敏感信息的档案借阅，需经分管领导审批。对于涉及公司/组织重大决策、战略规划等关键档案的借阅，须经公司/组织主要领导批准。3.审批流程《档案借阅申请表》或借阅申请函提交后，由档案管理部门进行初审，核实申请信息的完整性和准确性。初审通过后，按照审批权限提交相应领导审批。审批通过后，档案管理部门向借阅人出具《档案借阅批准书》。四、档案借出手续办理1.借阅登记借阅人凭《档案借阅批准书》到档案管理部门办理借阅登记手续，登记内容包括借阅人姓名、部门、联系方式、借阅档案名称及数量、借阅日期、预计归还日期等。档案管理部门工作人员应认真核对借阅人身份信息，确保借阅人与申请信息一致。2.档案交接档案管理部门工作人员根据借阅登记情况，将档案当面交予借阅人，并双方在《档案交接清单》上签字确认。《档案交接清单》一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交借阅人保存，作为档案归还时核对的依据。3.借阅凭证发放档案管理部门向借阅人发放《档案借阅证》，借阅人需妥善保管，不得转借他人。《档案借阅证》应注明借阅人姓名、部门、可借阅档案范围、有效期等信息。五、档案使用规定1.使用范围借阅人只能将档案用于申请时注明的用途，不得擅自扩大使用范围。严禁利用档案从事违法违规活动或损害公司/组织利益的行为。2.使用方式借阅人应在公司/组织指定的场所使用档案，如需带出公司/组织，必须另行申请并获得批准。档案使用过程中，应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。如需复印、拍照、摘录档案内容，应事先向档案管理部门申请，经批准后方可进行。复印、拍照、摘录的内容应妥善保管，不得随意传播。3.监督与检查档案管理部门有权对借阅人使用档案的情况进行监督检查，如发现借阅人违反使用规定，有权责令其改正，并视情节轻重采取相应措施。公司/组织内部审计、监察等部门可根据工作需要，对档案借出使用情况进行抽查，确保档案使用的合规性。六、档案归还与验收1.归还期限借阅人应严格按照《档案借阅批准书》或《档案交接清单》上注明的预计归还日期归还档案。如有特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门申请并获得批准。延期申请应说明延期原因及预计归还时间，经审批同意后，档案管理部门在系统中更新档案归还日期记录。2.归还手续借阅人归还档案时，应携带《档案借阅证》和《档案交接清单》，到档案管理部门办理归还手续。档案管理部门工作人员应认真核对档案数量、完整性及归还日期等信息。如档案完好无损，双方在《档案交接清单》上签字确认归还情况，档案管理部门收回《档案借阅证》；如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任，并按照公司/组织相关规定进行赔偿。3.验收流程档案管理部门在接收归还档案后，应组织专人对档案进行验收。验收内容包括档案的完整性、准确性、整洁度等。验收合格的档案应及时归位上架，恢复档案的正常管理状态；验收不合格的档案，档案管理部门应要求借阅人限期整改或补充完善，直至验收合格。七、档案保密与安全1.保密措施借阅人应对所借阅档案的内容严格保密，不得向无关人员透露档案信息。在档案使用过程中，如需与他人讨论档案内容，应在公司/组织规定的保密场所进行，并采取必要的保密措施。借阅人离职或不再负责相关工作时，应将所借阅的档案全部归还档案管理部门，并办理相关交接手续，确保档案信息不被泄露。2.安全责任借阅人在档案借出期间，应妥善保管档案，确保档案的安全。如因保管不善导致档案丢失、损坏、被盗等情况，借阅人应承担全部责任。档案管理部门应定期对档案借出使用情况进行安全检查，发现安全隐患及时采取措施加以解决。对于因不可抗力因素导致档案损坏或丢失的情况，档案管理部门应及时进行调查和处理，并采取相应的补救措施，尽量减少损失。八、违规处理1.违规行为界定未经批准擅自借阅档案。超出申请用途使用档案。擅自转借、转让档案给他人。对档案进行涂改、圈划、批注、污损、拆卷等。未按时归还档案且未办理延期手续。档案丢失、损坏未及时报告或隐瞒不报。违反档案保密规定，泄露档案信息。2.处理措施对于首次违规且情节较轻的借阅人，档案管理部门将给予警告，并要求其立即改正违规行为。如借阅人再次违规或情节严重的，将视情况给予通报批评、限制借阅权限、暂停相关工作直至解除劳动合同等处理措施。对于外部单位或个人违规借阅档案的行为，公司/组织将视情节轻重，采取停止合作、追究法律责任等措施。因违规行为给公司/组织造成经济损失的，借阅人应按照损失金额进行赔偿；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。九、附则