公安局档案制度

公安局档案制度一、总则（一）目的为了加强公安局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本局档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责全局档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则。档案应如实反映公安工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率，为公安工作和社会公众提供优质服务。4.安全保密原则。加强档案安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本局设立档案管理科，作为全局档案管理的专门机构，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和共享利用。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存放安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.依法依规开展档案的查阅、借阅、利用工作，为公安工作和社会公众提供档案服务，做好档案利用登记和统计工作。6.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作，确保档案的时效性和准确性。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。8.对本局各部门档案工作进行监督、检查和指导，确保档案工作的规范开展。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公安业务工作中形成的各类文件、材料、记录、报表、证据等，包括案件侦查、治安管理、交通管理、出入境管理、户政管理等方面的档案。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。3.本局召开的重要会议、举办的重大活动形成的文件、材料、照片、音像等资料。4.本局工作人员在履行职责过程中形成的个人工作档案，包括人事档案、培训档案、考核档案等。5.本局与其他单位或部门签订的合同、协议、合作项目等文件材料。6.其他具有保存价值的文件、资料和实物。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.按照档案分类方案，对收集的档案材料进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。4.纸质档案应使用统一规格的档案盒进行装订，电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储。5.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，移交档案管理科统一保管。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法本局档案采用年度机构问题分类法进行分类。1.年度分类：按照文件材料形成的年度进行划分，不同年度的档案分别存放。2.机构分类：按照本局内部机构设置进行分类，同一机构形成的档案归为一类。3.问题分类：在机构分类的基础上，按照档案反映的问题进行细分，如案件档案可分为刑事案件、治安案件等类别。（三）编号与编目1.档案管理科对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录信息准确、完整。五、档案的保管与保护（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管：凡是在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[具体年限]年。（二）库房管理1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境整洁。3.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。4.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员进入库房应进行登记。（三）档案保护措施1.对纸质档案应定期进行检查，发现破损、褪色等情况及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。3.对重要档案应采取特殊保护措施，如加密存储、异地备份等。4.加强对档案保护技术的研究和应用，不断提高档案保护水平。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家法律法规和本局档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务公安工作原则。优先满足本局公安业务工作对档案的利用需求，为案件侦查、治安管理、执法监督等工作提供有力支持。3.方便快捷原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供优质、高效的服务。4.保密安全原则。在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案安全。（二）利用范围1.本局工作人员因公安业务工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅本局相关档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅、借阅本局档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、利用目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理科办理。2.司法机关、行政执法部门查阅、借阅本局档案，应出具单位介绍信和工作证件，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经档案管理科审核后，报局领导批准。3.其他单位或个人查阅、借阅本局档案，应提交单位介绍信或个人身份证明，说明查阅或借阅的目的和范围，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经档案管理科审核，报局领导批准，并按照规定缴纳查阅、借阅费用。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理科指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：借阅档案应严格控制借阅期限，借阅期限一般不超过[具体天数]天。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。如需延期借阅，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理科同意，并按照规定缴纳复制费用。复制的档案应与原件内容一致，档案管理人员应在复制件上加盖“与原件核对无误”章。（五）利用登记与统计1.档案管理科应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限、复制页数等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供决策依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果客观、准确。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科负责人、业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否反映本局主要职能活动和基本历史面貌，是否对本局工作、国家建设和历史研究有利用价值。2.审查档案的保管期限是否符合规定，是否需要调整保管期限。3.审查档案的密级是否准确，是否需要变更密级。（四）鉴定程序1.档案管理科定期对已满保管期限的档案进行清理，并提出初步鉴定意见。2.鉴定小组对档案管理科提出的初步鉴定意见进行审核，通过查阅档案、听取汇报等方式，对档案进行全面审查。3.鉴定小组根据审核结果，形成鉴定报告，提出档案的存毁意见。4.鉴定报告经局领导批准后，作为档案鉴定和销毁的依据。（五）销毁程序1.对经鉴定需要销毁的档案，档案管理科应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限、密级等内容。2.《档案销毁清册》经局领导批准后，由档案管理科组织实施销