档案印章使用制度

档案印章使用制度一、总则（一）目的为加强公司档案印章的管理，确保档案印章使用的规范性、严肃性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案相关业务时对档案印章的使用。（三）档案印章定义本制度所指档案印章是指公司在档案管理工作中使用的各类印章，包括但不限于档案专用章、电子档案章等，用于证明档案的真实性、完整性和有效性。二、档案印章的刻制与启用（一）刻制1.档案印章的刻制由公司指定的部门统一负责，根据工作需要提出申请，经公司领导批准后，到具有合法资质的印章制作单位进行刻制。2.申请刻制档案印章时，需详细填写《档案印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途等信息。（二）启用1.新刻制的档案印章启用前，需由公司指定的部门进行登记备案，填写《档案印章启用登记表》，记录印章名称、编号、启用日期、保管人等信息。2.档案印章启用时，要严格按照规定的样式和规格进行使用，确保印章清晰、完整、规范。三、档案印章的保管（一）保管部门1.档案印章应指定专人负责保管，保管人需具备高度的责任心和保密意识。2.档案印章的保管部门应根据印章的性质和用途，明确保管职责，确保印章安全存放。（二）保管方式1.档案印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。2.电子档案章应存储在安全的电子设备中，并设置严格的访问权限和密码保护。（三）保管要求1.保管人应妥善保管档案印章，不得擅自将印章转借他人或带出保管场所。2.非工作时间，档案印章必须存放在保险柜等安全设施内，确保印章安全。3.如发现档案印章丢失、被盗或损坏，保管人应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。四、档案印章的使用（一）使用范围1.档案专用章主要用于公司各类档案的借阅、查阅、复印、证明等业务，以及档案管理部门与其他部门之间的文件往来。2.电子档案章主要用于电子档案的签署、认证、加密等业务，确保电子档案的真实性和完整性。（二）使用流程1.申请使用档案印章时，需填写《档案印章使用申请表》，注明使用日期、印章名称、使用部门、使用事项、文件名称及文号等信息。申请部门负责人应在申请表上签字确认，确保申请事项真实、合法、合规。2.审批《档案印章使用申请表》经申请部门负责人签字后，提交至档案管理部门进行审核。档案管理部门审核人员应认真核对申请事项与档案管理规定的相符性，对不符合规定的申请予以退回，并说明理由。审核通过后，申请表提交至公司领导进行审批。公司领导应根据申请事项的重要性和必要性，做出批准或不批准的决定。3.用印经公司领导批准后，申请人持《档案印章使用申请表》到档案印章保管人处办理用印手续。保管人应严格按照审批意见进行用印，确保印章使用的准确性和规范性。用印时，应在文件规定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。用印完成后，保管人应在《档案印章使用登记表》上记录用印日期、印章名称、使用部门、使用事项、文件名称及文号、用印人等信息，并由用印人签字确认。（三）使用要求1.档案印章的使用必须严格按照规定的范围和流程进行，不得擅自扩大使用范围或简化使用流程。2.使用档案印章时，应确保印章与文件内容相符，不得在空白纸张、空白表格等上加盖档案印章。3.严禁在未经审批的文件上加盖档案印章，严禁将档案印章用于非法或违规活动。五、档案印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用档案印章时，由档案管理部门提出申请，经公司领导批准后，办理停用手续。2.档案印章停用后，保管人应及时将印章交回档案管理部门，并在《档案印章停用登记表》上记录停用日期、印章名称、编号等信息。（二）销毁1.停用的档案印章应及时进行销毁，以防止印章被非法使用。2.档案印章的销毁由档案管理部门负责组织实施，销毁过程应进行详细记录，填写《档案印章销毁登记表》，注明销毁日期、印章名称、编号、销毁方式等信息。3.档案印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁记录应保存至少[X]年，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的档案管理监督小组，负责对档案印章的使用和管理情况进行监督检查。监督小组由公司领导、档案管理部门负责人及相关部门代表组成。（二）检查内容1.档案印章的保管情况，包括保管场所的安全性、印章存放的规范性等。2.档案印章的使用情况，包括使用流程的执行情况、用印记录的完整性等。3.档案印章的停用与销毁情况，包括停用手续的办理、销毁记录的保存等。（三）检查频率档案管理监督小组定期对档案印章的使用和管理情况进行检查，检查频率为每[X]月一次。如遇特殊情况或重大事项，可随时进行专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定的期限内完成整改。3.整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。七、责任追究（一）违规行为1.未经批准擅自使用档案印章。2.在空白纸张、空白表格等上加盖档案印章。3.将档案印章转借他人或带出保管场所。4.因保管不善导致档案印章丢失、被盗或损坏。5.违反档案印章使用规定，造成公司损失或不良影响。（二）责任追究方式1.对于违规使用档案印章的行为，公司将视情节轻重，给予责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的